Bước 3 Phòng khách hàng
Lập hồ sơ phát hành bảo lãnh
Bước 4 - Tổ GSKD&XLN
- Phịng GSHĐ
Kiểm sốt và phê duyệt hồ sơ phát hành bảo lãnh
Bước 5 - Phòng khách hàng
- Phịng GSHĐ
Hạch tốn bảo lãnh, thu phí phát hành bảo lãnh, ký và giao thư bảo lãnh
Bước 6
Kiểm tra sau bảo lãnh - Đầu mối: Phòng khách
hàng
- Phối hợp: Phòng GSHĐ
Bước 7 Thực hiện nghĩa vụ
b ảo lãnh (nếu phát sinh)
- Phòng khách hàng - Phòng GSHĐ
Bước 8 - Phòng khách hàng
- Phòng GSHĐ
a. Bước 1: Soạn thảo hợp đồng và các văn bản có liên quan
- Sau khi khoản bảo lãnh được phê duyệt, CVHTPTKD soạn thảo: hợp đồng cấp bảo lãnh, hợp đồng bảo đảm và văn bản liên quan; bảo đảm tính thống nhất giữa hợp đồng cấp bảo lãnh và cam kết bảo lãnh.
- Áp dụng mẫu hợp đồng cấp bảo lãnh / phụ lục hợp đồng cấp bảo lãnh theo quy định của LienVietPostBank từng thời kỳ.
- Trường hợp sản phẩm bảo lãnh có mẫu hợp đồng cấp bảo lãnh riêng thì thực hiện theo mẫu hợp đồng riêng của sản phẩm.
- Đối với khoản bảo lãnh có hợp đồng cấp bảo lãnh sử dụng tiếng nước ngoài, theo thỏa thuận với khách hàng, ĐVKD thực hiện các thủ tục soạn thảo, kí bản dịch tiếng Việt đính kèm hợp đồng cấp bảo lãnh sử dụng tiếng nước ngoài.
- Trường hợp hợp đồng cấp bảo lãnh, thư bảo lãnh cần kiểm soát pháp lý theo Quy định kiểm soát pháp lý hợp đồng của ngân hàng từng thời kỳ thì đơn vị gửi phịng pháp chế thuộc khối PC&QLRR kiểm soát cho ý kiến.
- Sau khi soạn thảo hợp đồng cấp bảo lãnh, LĐ PKH (hoặc người được LĐ PKH kí ủy quyền) tiến hành kí trên từng trang và kí kiểm sốt tại trang cuối chuyển cho PGSHĐ.
b. Bước 2: Kiểm sốt, kí kết hợp đồng và các văn bản có liên quan
- CVGSHĐ và LĐ PGSHĐ có trách nhiệm kiểm sốt hợp đồng cấp bảo lãnh, hợp đồng bảo đảm và các văn bản liên quan đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành, đảm bảo tuân thủ điều kiện theo phê duyệt cấp tín dụng. Sau khi các hợp đồng và văn bản liên quan được kiểm soát, LĐ PGSHĐ (hoặc người được LĐ PGSHĐ ủy quyền) tiến hành kí trên từng trang và kí kiểm sốt tại trang cuối chuyển cho PKH.
- CVHTPTKD trình LĐĐVKD kí kết hợp đồng cấp bảo lãnh/phụ lục hợp đồng cấp bảo lãnh và các văn bản liên quan khác theo quy định.
- CVHTPTKD thơng báo cho khách hàng về việc kí hợp đồng và các văn bản có liên quan có trách nhiệm kiểm tra thẩm quyền người đại diện của khách hàng được phép kí kết các hợp đồng, văn bản liên quan với ngân hàng.
- Sau khi hợp đồng cấp bảo lãnh và các văn bản liên quan đuợc kí kết theo quy định, CVHTPTKD sao chụp, đăng tải toàn bộ giấy tờ lên hệ thống luu trữ trực tuyến và chuyển toàn bộ hồ sơ gốc sang PGSHĐ (PGSHĐ thực hiện luu trữ toàn bộ hồ sơ gốc).
c. Bước 3: Lập hồ sơ phát hành bảo lãnh
- Khi khách hàng có nhu cầu phát hành bảo lãnh, căn cứ phê duyệt cấp bảo lãnh của cấp có thẩm quyền, CVKH huớng dẫn khách hàng điền thông tin đề nghị phát hành bảo lãnh theo mẫu quy định của ngân hàng và lập tờ trình phát hành bảo lãnh, thu thập các chứng từ, giấy tờ trong hồ sơ phát hành bảo lãnh theo quy định kiểm soát, phê duyệt giải ngân của ngân hàng từng thời kỳ.
- Sau khu thu thập đầy đủ hoàn thiện các chứng từ, giấy tờ trong hồ sơ bảo lãnh (đã bao gồm thu bảo lãnh đã đuợc phòng pháp chế cho ý kiến tu vấn/cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với thu bảo lãnh khác mẫu quy định), CVKH chuyển hồ sơ bảo lãnh cho LĐĐVKD để trình kí.
- Truờng hợp khoản bảo lãnh không thuộc thẩm quyền phê duyệt phát hành bảo lãnh của LĐĐVKD: chuyển sang buớc 4.
d. Bước 4: Kiểm soát hồ sơ phát hành bảo lãnh
- CVHTPTKD đăng tải hồ sơ bảo lãnh lên hệ thống thông tin theo quy định kiểm soát, phê duyệt giải ngân từng thời kỳ (bao gồm thu bảo lãnh đã đuợc phòng pháp chế cho ý kiến tu vấn/cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với thu bảo lãnh khác mẫu quy định) để trình phê duyệt phát hành bảo lãnh.
- Tổ GSKD&XLN/phòng GSKD&XLN thực hiện kiểm tra, kiểm sốt hồ sơ phát hành bảo lãnh và trình các cấp phê duyệt theo quy định kiểm soát, phê duyệt giải ngân của ngân hàng trong từng thời kỳ.
- Sau khi hồ sơ phát hành bảo lãnh đuợc phê duyệt, PGSHĐ thực hiện kiểm soát nội dung dự thảo thu bảo lãnh, đảm bảo tuân thủ các nội dung bảo lãnh đã đuợc phê duyệt đồng thời tuân thủ đúng quy định của ngân hàng và pháp luật hiện hành. Nội dung huớng dẫn kiểm soát nội dung thu bảo lãnh đối với PGSHĐ sau khi có kết quả phê duyệt phát hành bảo lãnh theo huớng dẫn tại quy định kiểm soát phê duyệt giải ngân của ngân hàng từng thời kỳ.
- CVHTPTKD có trách nhiệm hồn thiện, bổ sung hồ sơ phát hành bảo lãnh và sao chụp, đăng tải tồn bộ giấy tờ có liên quan lên hệ thống lưu trữ trực tuyến.
e. Bước 5: Hạch toán bảo lãnh lên Phân hệ bảo lãnh, thu phí phát hành bảo lãnh, in thư bảo lãnh, kí và giao thư bảo lãnh cho khách hàng
- Đề nghị hạch toán trên Corebanking:
- Hạch toán bảo lãnh trên phân hệ bảo lãnh và thu phí phát hành bảo lãnh: - In thư bảo lãnh trên phôi thư bảo lãnh đã được cấp phát
- Thực hiện kí trên thư bảo lãnh:
- Giao thư bảo lãnh và hướng dẫn khách hàng tra cứu thư bảo lãnh:
f. Bước 6: Kiểm tra sau phát hành bảo lãnh
- Tối đa sau 01 tháng kể từ ngày phát hành bảo lãnh nhưng không vượt quá thời gian hiệu lực của bảo lãnh, CVKH chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện những biến động ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh, xem xét khả năng thực hiện nghĩa vụ của khách hàng đối với khoản bảo lãnh như: theo dõi tiến độ triển khai các hoạt động liên quan đến khoản bảo lãnh, tình hình tài chính của khách hang...
- Khi phát hiện khoản bảo lãnh có vấn đề, lập báo cáo và chủ động đề xuất biện pháp giải quyết trình cấp có thẩm quyền xử lý.
- Việc kiểm tra phải được lập thành Biên bản kiểm tra sau phát hành bảo lãnh
theo mẫu của ngân hàng, có chữ kí và xác nhận của khách hàng và người kiểm tra. Nếu
khách hàng khơng kí thì phải ghi rõ việc đó vào Biên bản. Sau khi kiểm tra, CVKH trình LĐ PKH Biên bản kiểm tra sau phát hành bảo lãnh để xác nhận theo mẫu.
g. Bước 7: Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh (nếu phát sinh)
- Trường hợp khách hàng đề xuất vay vốn ngân hàng để thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh trước khi có yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh từ bên nhận bảo lãnh:
• Khách hàng cịn hạn mức vay vốn và đáp ứng được các điều kiện vay vốn
• Khách hàng khơng có hạn mức vay vốn và/hoặc khơng đáp ứng được điều kiện vay vốn hiện tại: ĐVKD thực hiện theo quy định về nghiệp vụ cho vay của ngân hàng từng thời kỳ.
- Trường hợp bên nhận bảo lãnh yêu cầu ngân hàng thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh:
• CVKH tiếp nhận văn bản đề nghị thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh và các chứng từ liên quan do bên nhận bảo lãnh gửi đến và tiến hành kiểm tra những nội dung sau:
S Thời hạn hiệu lực bảo lãnh;
S Các điều kiện thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh;
S Tính tra các thơng tin liên quan đến đề nghị thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
của bên nhận và thư bảo lãnh như nêu trên, CVKH tiến hành lập giấy mời khách hàng và các bên liên quan đến làm việc về yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh nếu cần thiết. Nội dung làm việc phải được lập thành biên bản làm việc giữa các bên. Trong đó phải làm rõ các vấn đề liên quan đến nội dung bảo lãnh và phải có ý kiến của khách hàng về việc đồng ý hay không đồng ý với yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh (khách hàng phải nêu rõ lý do và các chứng từ kèm theo chứng minh theo đúng nội dung đã thỏa thuận tại hợp đồng cấp bảo lãnh cho việc đồng ý hay không đồng ý nêu trên) và đề ra hướng xử lý;
• Trường hợp khách hàng khơng đến làm việc về yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh, CVKH gặp trực tiếp khách hàng để làm việc. Ngay sau khi khách hàng từ chối làm việc, CVKH làm cơng văn gửi khách hàng trong đó ghi rõ yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh, trách nhiệm nghĩa vụ của khách hàng cũng như hướng xử lý, các biện pháp, chế tài mà ngân hàng sẽ thực hiện.
- Xử lý các trường hợp liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
• Trường hợp khách hàng và các bên có liên quan (nếu có) tự thu xếp để thanh tốn cho bên nhận bảo lãnh, nghĩa vụ của ngân hàng sẽ chấm dứt ngay sau khi khách hàng và các bên có liên quan (nếu có) chuyển tiền thanh tốn cho bên nhận bảo lãnh;
• Trường hợp yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh không nằm trong thời gian hiệu lực bảo lãnh hoặc ngân hàng khơng có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh, CVKH:
V Soạn thông báo từ chối thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo mẫu của ngân hàng;
V Trình LĐ PKH và LĐ ĐVKD xem xét và kí duyệt, sau đó gửi cho bên nhận bảo lãnh.
• Trường hợp yêu cầu thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh nằm trong thời hạn hiệu lực bảo lãnh và ngân hàng có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh:
V CVKH làm tờ trình thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo mẫu của ngân hàng.
V Sau khi LĐ PKH kiểm soát và LĐ ĐVKD phê duyệt tờ trình, CVKH trình cấp phê duyệt tín dụng theo quy định phân cấp phán quyết của ngân hàng từng thời kỳ;
V Khi nhận được phê duyệt từ cấp phê duyệt tín dụng, CVKH làm thơng báo thanh tốn khoản bảo lãnh theo mẫu gửi khách hàng và các bên liên quan;
■ Trường hợp khách hàng và có bên có liên quan (nếu có) khơng tự thu xếp để thanh tốn cho bên nhận bảo lãnh: nếu khách hàng không đề nghị vay vốn hoặc khách hàng không được các cấp phê duyệt chấp thuận cho vay vốn để thực hiện nghĩa
vụ bảo lãnh và ngân hàng phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh thay cho khách hàng: > CVKH: làm thông báo về việc thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh theo mẫu gửi bên nhận bảo lãnh;
> CVKH: Thu và lưu giữ bản chính của cam kết bảo lãnh nếu việc thu giữ bản gốc được quy định tại cam kết bảo lãnh. Trường hợp tại cam kết bảo lãnh khơng quy định bên nhận bảo lãnh xuất trình bản gốc cam kết bảo lãnh cùng yêu cầu thanh tốn nghĩa vụ bảo lãnh thì CVKH thỏa thuận với bên nhận bảo lãnh:
o Hoàn trả bản gốc thư bảo lãnh cho ngân hàng; hoặc
o Cung cấp cho ngân hàng văn bản được kí bởi người đại diện hợp pháp
của bên nhận bảo lãnh ghi rõ việc khơng hồn trả bản gốc thư bảo lãnh và lý do khơng hồn trả.
> Chuyển hồ sơ thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh (gồm đề nghị thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của bên nhận bảo lãnh và phê duyệt thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của cấp phê duyệt tín dụng) cho PGSHĐ nhập liệu nhận nợ bắt buộc bảo lãnh trên hệ thống Corebanking.
> Sau khi giải ngân trên Corebanking, PGSHĐ chuyển chứng từ giải ngân cho PKT-NQ bao gồm:
o Hồ sơ thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh; o Chứng từ giải ngân Corebanking;
o Căn cứ vào các giấy tờ nêu trên, PKT-NQ thực hiện kiểm tra tên bên
nhận bảo lãnh, số tiền giải ngân, số tài khoản tiền giải ngân, của bên nhận bảo lãnh. Neu chính xác, PKT-NQ thực hiện hạch tốn giải ngân (chuyển khoản và/hoặc tiền mặt) cho bên nhận bảo lãnh.
> Sau khi PKT-NQ giải ngân số tiền thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh cho bên nhận bảo lãnh, CVKH thông báo về việc nhận nợ vay bắt buộc theo mẫu của ngân hàng cho khách hàng; Bên nhận nợ (khách hàng) phải chịu lãi suất tối đa bằng 150% lãi suất cho vay thông thuờng ngân hàng đang áp dụng đối với khoản vay có thời hạn tuơng ứng. Thời điểm để xác định thời hạn cho vay đối với khoản vay kể từ ngày ngân hàng thực hiện trả thay;
> CVKH phối hợp với các phòng/ban/tổ liên quan thực hiện việc xử lý TSBĐ hoặc áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật và quy định về xử lý nợ xấu, nợ quá hạn của ngân hàng để thu hồi số tiền ngân hàng đã chuyển trả cho bên nhận bảo lãnh, tiền lãi và các chi phí phát sinh từ việc thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh.
h. Bước 8: Tất toán bảo lãnh và lưu trữ hồ sơ
- Các truờng hợp tất toán bảo lãnh
• Khách hàng có nhu cầu tất tốn bảo lãnh truớc hạn trong các truờng hợp
sau:
V Khách hàng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với bên nhận bảo lãnh và đuợc bên nhận bảo lãnh xác nhận đồng ý cho giải tỏa bảo lãnh truớc hạn;
V Khách hàng không trúng thầu trên cơ sở thông báo, xác nhận của bên nhận bảo lãnh;
tiền
S Khách hàng trúng thầu và/hoặc ngân hàng đã phát hành thư bảo lãnh thực
hiện hợp đồng;
S Ngân hàng đã thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh trả thay cho khách hàng khi
khách hàng vi phạm hợp đồng;
S Việc bảo lãnh được thay thế bằng biện pháp đảm bảo khác do các bên thỏa thuận nhưng không trái với các quy định khác có liên quan của pháp luật;
S Ngân hàng được miễn thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh:
■ Bên nhận bảo lãnh trả lại thư bảo lãnh gốc và có văn bản hủy hoặc khơng chấp nhận thư bảo lãnh của ngân hàng;
■ Bên nhận bảo lãnh có văn bản miễn việc thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh cho ngân hàng;
■ Các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.
■ Các trường hợp khác ĐVKD trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng quyết định.
S Thư bảo lãnh hết hiệu lực mà khách hàng khơng có đề nghị gia hạn bảo lãnh
- Quy trình thực hiện CVGSHĐ:
• Có trách nhiệm theo dõi hiệu lực của bảo lãnh. Khi bảo lãnh hết hạn hiệu lực hoặc đề nghị chấm dứt trước hạn đã được phê duyệt, tiến hành giải tỏa tiền kí quỹ, TSBĐ (nếu có) cho khách hàng để tất tốn khoản bảo lãnh;
• Thực hiện hạch tốn trên Corebanking, chuyển tiền từ tài khoản kí quỹ bảo lãnh của khách hàng (nếu có) sang tài khoản thanh tốn của khách hàng đồng thời thực hiện thủ tục xuất kho TSBĐ tương tự thủ tục nhập kho TSBĐ được ngân hàng quy định.
- Thanh lý và lưu trữ hồ sơ
• Hồ sơ bảo lãnh sau khi thanh lý được đóng thành tập riêng (mỗi khoản bảo lãnh một tập, có danh mục từng loại hồ sơ tài liệu).
• CVGSHĐ thực hiện lưu trữ hồ sơ theo đúng cách thức và thời gian lưu trữ hồ sơ được quy đinhh tại quy chế bảo lãnh đối với khách hàng hiện hành của ngân hàng và pháp luật về lưu trữ hồ sơ.
Quy trình phát hành bảo lãnh tại LienVietPostBank rất chuyên nghiệp và đuợc kiểm soát kỹ càng theo các buớc, điều này giúp ngân hàng phòng tránh đuợc rủi ro trong việc thẩm định phát hành bảo lãnh ban đầu, đồng thời tạo ra sự phối hợp nhất quán giữa các khâu xét duyệt. Nhung nhuợc điểm của quy trình này là quy trình quá chặt chẽ, khiến khách hàng đợi khá lâu vì qua nhiều khâu xét duyệt, mà thơng thuờng tâm lý khách hàng ln ln muốn nhanh có kết quả.
2.2.3 Quy mô và cơ cấu bảo lãnh tại LienVietPostBank
LienVietPostBank mới bắt đầu tiến hành nghiệp vụ bảo lãnh từ vài năm trở lại đây, với mục tiêu đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế và yêu cầu đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ ngân hàng.