2.2.6.1 .Tài khoản sử dụng
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tại Công ty
Trải qua quá trình hoạt động, Công ty Cổ phần Phần mềm và Thương mại điện tử Huế ngày càng phát triển hơn, tạo dựng được uy tín trên thị trường. Sựphát triển này là kết quả của sự cố gắng của toàn bộ nhân viên trong công ty. Trong đó, không thể không nhắc đến các nhân viên trong Phòng kếtoán. Nhờ việc phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, báo cáo thông tin tài chính, thông tin quản trị một cách đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả của Phòng kế toán mà nhà quản lý mới có thể đưa ra những nhận định đúng đắn, từ đó đề ra được chính sách tối ưu nhất để giải quyết tình hình của Công ty.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ(công nghệ), Huesoft đã vận dụng những sản phẩm công nghệ đểtiện cho việc quản lý của Ban lãnh đạo cũng như công việc của nhân viên. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khá chặt chẽ với từng phân hành và nhiệm vụ rõ ràng.Điều này sẽ giúp đỡnhà quản lý rất nhiều trong việc tìm ra nguyên nhân dẫn đến công việc bịsai lệch.
3.1.1. Ưu điểm
* Vềbộmáy kếtoán:
- Tuy chỉ có năm nhân viên đảm nhận năm vị trí khác nhau, nhưng về cơ bản bộ máy kếtoán khá phù hợp với quy mô cũng như lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Các nhân viên kế toán đều khá am hiểu vềnghiệp vụ, có trách nhiệm, luôn giúp đỡ nhau trong công việc, cùng với trìnhđộchuyên môn cao, kinh nghiệm lâu năm của Kế toán trưởng đã góp phần nâng cao hiệu quảcông tác kếtoán, tránh những sai lầm (đặc biệt các vấn đề liên quan đến thuế).
* Vềhình thức kếtoán:
- Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy tính thông qua phần mềm MISA đã giúp đỡrất nhiều cho nhân viên kếtoán trong việc lập cũng như lưu trữ chứng từ.
*Vềcông tác kếtoán:
- Hệthống chứng từ đa số đều được lập theo đúng quy định của Thông tư133/2016 - Các chứng từ sử dụng để hạch toán hầu hết đều phù hợp với từng nghiệp vụphát sinh, trình tựluân chuyển chứng từ được đảm bảo cho chứng từlập ra có cơ sởthực tế, cơ sởpháp lý.
- Việc sắp xếp các chứng từgốc luôn được thực hiện một cách cẩn thận, khoa học đểcó thểdễdàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Nhờ áp dụng hình thức kế toán máy nên gần như tất cả nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán vào máy. Do đó, toàn bộ sổ sách và chứng từ ghi sổ sẽ được lưu trữ trên máy. Khi cần sửdụng loại sổnào thì kếtoán có thểin loại sổ đó ra. Điều này giúp hạn chế được việc thất thoát chứng từ hay hư hỏng chứng từdo không bảo quản đúng. Các sổ sách cũng được phần mềm tự cập nhật, không làm mất thời gian như khi kế toán phải tựlập sổ mà độchính xác lại cao hơn nhiều so với lập bằng tay.
- Nhân viên kế toán (đặc biệt là Kế toán trưởng) luôn cập nhật những thay đổi mới của Chuẩn mực, Chế độKếtoán Việt Nam đểvận dụng vào công tác kếtoán của Công ty sao cho phù hợp nhất, tránh làm sai với các quy định mà Nhà nước ban hành do không cập nhật thông tin về các thay đổi.
- Các Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kếtoán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính) đều được lập đầy đủ. Ngoài ra, kếtoán (Kế toán trưởng) cũng lập Báo cáo quản trịkhi có yêu cầu từ nhà quản lý.
*Về cơ sở vật chất:
- Cơ sởvật chất trong Phòng kế toán được trang bị đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quảcông việc.
3.1.2. Nhược điểm
* Vềhình thức kếtoán:
- Phần mềm không có sựphân quyền truy cập rõ ràng, một kếtoán có thểvào phần hành không thuộc nhiệm vụcủa mình nên rất dễxảy ra sai sót hay gian lận. Hơn nữa, việc cập nhật sổsách diễn ra một cách tự động nên sẽ ảnh hưởng đến nhiều nghiệp vụ khác.Đồng thời, việc truy cứu trách nhiệm sẽtrở nên khó khăn hơn do không thể biết
được ai đã chỉnh sửa thông tin khi mà bất kì ai cũng có thể truy cập vào phần mềm và truy cập vào bất cứphần hành nào trên phần mềm.
* Vềcông tác kếtoán:
- Một số chứng từ không trình bày theo đúng quy định (thiếu chữ kí), đặc biệt là những chứng từ lưu hành nội bộ. Chứng từ này thường thiếu chữ kí của Giám đốc nhưng kế toán vẫn sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ trước rồi mới bổ sung sau. Tuy nhiên, không thể chắc chắn rằng kế toán hay bộ phận gửi chứng từ có thể nhớ để bổ sung chữkí.
- Việc ghi nhận nghiệp vụ phát sinh không chỉ là nhiệm vụ của kế toán mà nó còn chịu ảnh hưởng bởi các bộphận liên quan khác. Kếtoán phải nhận được các chứng từ từ các bộ phận gửi về mới có thể hạch toán được. Do vậy, nếu thiếu sự liên kết giữa Phòng Kế toán và các bộ phận khác sẽ làm chậm quá trình luân chuyển chứng từ và ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghiệp vụ kịp thời, đầy đủ của kếtoán cùng với gây trở ngại khi kê khai thuếvà dồn công việc khi chứng từvềmột lúc.
* Về cơ sởvật chất:
- Tuy được cung cấp đầy đủ trang thiết bị nhưng một số máy tính đã dùng lâu, đôi lúc gặp trục trặc kĩ thuật trong khi làm việc, cho dù nhân viên tại Nhóm Phát triển phần mềm có thể khắc phục được nhưng việc sửa chữa cũng mất thời gian. Điều này đã làmảnh hưởng đến tiến độlàm việc của cảhai bên.
3.1.3. Giải pháp
* Vềhình thức kếtoán
- Mỗi nhân viên kếtoán nên được cấp quyền truy cập riêng, phù hợp với công việc của mình trong từng phân hệ kế toán trên phần mềm. Ví dụ: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra các phần hành kế toán khác nên sẽ được cấp toàn quyền truy cập vào phần mềm. Trong khi đó, do đặc thù công việc hầu hết chỉ liên quan đến tiền mặt nên Thủquỹchỉ được phép truy cập vào phân hệQuỹ.
* Vềcông tác kếtoán:
- Để đảm bảo được tính hợp pháp, các chứng từ mà Công ty sửdụng cần phải luôn có đầy đủ các chữ kí cần thiết (cho dù đó là những chứng từ lưu hành nội bộ). Trong một số trường hợp, Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc để kí các chứng từ
khi Giám đốc vắng mặt. Như vậy có thể đảm bảo được tính hợp pháp của các chứng từ cũng như không làm ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghiệp vụ.
- Việc ghi nhận nghiệp vụ kịp thời còn được quyết định bởi các chứng từ mà các phòng, nhóm khác gửi sang. Do đó, các phòng, nhóm này phải có trách nhiệm gửi các chứng từ ban đầu đến cho Phòng Kếtoán ngay khi nghiệp vụxảy ra và hoàn toàn chịu hậu quả nếu như việc luân chuyển chứng từ chậm gây ra thiệt hại cho Công ty, tùy theo mức độcủa sựviệc mà Công ty có thể đưa ra hình phạt phù hợp. Bên cạnh đó, Công ty có thể đưa ra quy định về việc luân chuyển chứng từ, nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn đối với từng cá nhân đểdễquản lý hơn.
* Về cơ sởvật chất:
- Hầu hết nhân viên của Công ty đều được giữlại từkhi còn là thành viên của Trung tâm CNTT tỉnh nên máy tính cũng được đem theo để sử dụng. Nếu có thể, Công ty cũng nên tính đến phương án thay thếmột số máy tính đã cũ. Như vậy, hiệu suất công việc sẽ cao hơn, tránh ảnh hưởng đến công việc của kế toán và cả nhân viên khác tại Công ty.