9. Bố cục của luận văn
1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về
hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của ngƣời lãnh đạo, quản lý dẫn đến mỗi ngƣời mỗi ý khác nhau, tạo ra sự thiếu thống nhất trong quá trình thực hiện, …
Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng là việc làm cần thiết, tất yếu và để chuẩn hóa hoạt động văn phòng thì các nhà quản lý không còn cách nào khác là cần ban hành các quy chế, quy định cho từng hoạt động cụ thể của văn phòng.
1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng hoạt động văn phòng
1.4.1. Khái niệm quy chế, quy định
Hiện nay, trong Thông tƣ 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định 32 loại văn bản hành chính, trong đó có quy chế và quy định. Tuy nhiên, cho đến nay, vẫn chƣa có văn bản nào định nghĩa hoặc giải thích cũng nhƣ phân biệt sự khác nhau giữa hai loại văn bản nói trên. Trong bài viết gần đây nhất
của TS Nguyễn Thị Kim Bình9
đã đƣa ra khái niệm về quy chế và quy định nhƣ sau:
a) Quy chế: là loại hình văn bản quản lý nội bộ do các cơ quan ban hành
trên cơ sở quy định của pháp luật, quy định nguyên tắc, quyền và trách nhiệm pháp lý đối với từng đối tƣợng có liên quan trong việc thực hiện các hoạt động chung hoặc hoạt động từng lĩnh vực của chính cơ quan nhằm đảm bảo sự thống nhất, khoa học và hiệu quả.
Ví dụ: để một cơ quan đi vào hoạt động đƣợc đúng tôn chỉ, mục đích khi thành lập thì bao giờ cũng phải có quy chế tổ chức và hoạt động để quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, nhân sự, … là văn bản pháp lý quan trọng để từ đó ngƣời đứng đầu có căn cứ pháp lý triển khai công việc cũng nhƣ ban hành các văn bản để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao của cơ quan.
9 TS. Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019): Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính
b) Quy định: là hình thức văn bản quản lý dùng để quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan hoặc đề ra những yêu cầu, tiêu chuẩn bắt buộc phải tuân thủ, đồng thời hƣớng dẫn cách thức thực hiện để tiến hành thống nhất, hiệu quả các hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan.
Ví dụ: để có cơ sở triển khai công tác khen thƣởng, kỷ luật cán bộ hàng năm thì rất cần một văn bản quy định cụ thể về các tiêu chuẩn, tiêu chí; cách thức bình xét, đánh giá thi đua hàng tháng, quý, năm.
Nhƣ vậy, từ cách định nghĩa trên, theo tác giả, quy chế là văn bản dùng để xác định các nguyên tắc, yêu cầu và trách nhiệm của từng đối tƣợng đối với các hoạt động, công việc, nhiệm vụ; có phạm vi rộng và liên quan đến toàn bộ cơ quan, tổ chức; còn quy định là những yêu cầu cụ thể về quy trình, phƣơng pháp hoặc các thủ tục cần thiết để thực hiện một công việc, một hoạt động cụ thể. Quy chế có tính bao quát hơn, quy định lại có tính cụ thể hơn.
1.4.2. Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng
Hoạt động văn phòng có ý nghĩa và ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động không chỉ của văn phòng mà còn cả của cơ quan nói chung. Để hoạt động quản trị, điều hành văn phòng đƣợc thông suốt, nề nếp cần thiết phải xây dựng các quy chế, quy định, nội quy, quy trình, … nhƣ là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan.
Bên cạnh đó việc xây dựng các quy chế, quy định nói chung nhằm giúp cho việc điều hành công việc của cơ quan theo trật tự quy chuẩn, hợp lý và khoa học. Nếu không có hệ thống các quy chế, quy định chuẩn và thống nhất thì việc quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc sẽ bị rối loạn, tùy tiện, không đáp ứng đƣợc các yêu cầu cải cách hành chính đặt ra và còn làm cho cơ quan thực thi nhiệm vụ không hiệu quả, không hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Thứ nhất, trong hoạt động văn phòng của cơ quan, những nhiệm vụ có phạm vi hoạt động rộng, liên quan đến các bộ phận, phòng, ban và CBNV trong cơ quan thì cần thiết ban hành quy chế để chi tiết, cụ thể quy định của pháp luật
và cơ quan cấp trên cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của cơ quan nhằm quy định nguyên tắc, quyền và trách nhiệm pháp lý của mọi CBNV trong thực thi nhiệm vụ đƣợc giao. Những loại quy chế cần đƣợc văn phòng tham mƣu và giúp lãnh đạo soạn thảo, ban hành nhƣ sau:
a) Quy chế làm việc: quy định các nguyên tắc, phạm vi và trách nhiệm
giải quyết công việc của lãnh đạo và nhân viên; quy định chế độ làm việc, trách nhiệm, quyền hạn trong giải quyết công việc của từng CBNV trong văn phòng; quy định chế độ làm việc, nghỉ phép, học tập, giữ gìn bí mật nhà nƣớc, bảo quản tài sản, …
b) Quy chế chi tiêu nội bộ: quy định về chế độ chi tiêu tài chính; thẩm
quyền ký duyệt tài chính và thời hạn thanh quyết toán, chế độ quản lý tài sản, chế độ kinh phí học tập, nghỉ phép, …
c) Quy chế văn hóa công sở: quy định đạo đức công vụ; tác phong, lề lối
làm việc, giao tiếp, ứng xử cấp dƣới đối với cấp trên, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp và trang phục khi làm việc, khi tổ chức các hoạt động, ....
d) Quy chế thi đua khen thưởng: quy định các tiêu chí, tiêu chuẩn để bình
xét, đánh giá khen thƣởng, kỷ luật hàng tháng, quý, hàng năm.
- Thứ hai, nhiệm vụ trong văn phòng rất đa dạng và phong phú, từ giản đơn cho đến phức tạp do đó con ngƣời cụ thể để thực thi nhiệm vụ trong văn phòng cũng đòi hỏi nhiều trình độ, nhận thức khác nhau, … Vì vậy có những vấn đề đã đƣợc quy định trong quy chế nhƣng vẫn cần cụ thể, chi tiết hơn về nghiệp vụ hoặc quy trình, phƣơng pháp thực hiện để CBNV dễ nắm bắt và thực thi. Hoặc có các vấn đề giới hạn phạm vi hẹp hoặc chỉ tạo thuận lợi hơn cho ngƣời thực hiện thì văn phòng cần tham mƣu cho lãnh đạo soạn thảo và ban hành các quy định. Ví dụ:
a) Quy định về công tác văn thư, lưu trữ: quy định về việc tiếp nhận và xử
lý văn bản; tổ chức phát hành văn bản và bảo quản tài liệu lƣu trữ; cách bảo quản và sử dụng con dấu; hệ thống hóa tài liệu lƣu trữ và nộp lƣu tài liệu, hồ sơ.
b) Quy định về công tác cán bộ: quy định về các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm và đề bạt cán bộ.
c) Quy định/Nội quy tổ bảo vệ và thường trực cơ quan: quy định về giờ
giấc làm việc, sinh hoạt và thƣờng trực, bảo vệ cơ quan.
1.5. Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng