9. Bố cục của luận văn
2.3. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng các quy chế, quy định về hoạt
2.3.2. Nội dung và phương pháp thực hiện
a) Bước 1: xây dựng dự thảo văn bản
Ở bƣớc này khi xây dựng quy chế, quy định Trung tâm KHCN căn cứ vào các nội dung sau:
- Đúng các quy định hiện hành của pháp luật, chế độ, chính sách của Nhà nƣớc và của cơ quan Trung ƣơng Đoàn.
- Căn cứ vào cơ sở khoa học và tình hình Trung tâm KHCN ở thực tế và giai đoạn phát triển 10 năm sau.
- Tuân thủ nguyên tắc toàn diện, tổng hợp
Ví dụ: để xây dựng đƣợc Quy định bình xét ABC cần phải căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn sau:
- Căn cứ Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Căn cứ Quy chế tổ chức, hoạt động của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ban hành kèm theo Quyết định số 850/QĐ- TWĐTN ngày 27 tháng 10 năm 2009 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
- Xét đề nghị của Văn phòng và ý kiến thống nhất giữa cấp ủy, Ban Giám đốc và Công đoàn của Trung tâm.
Sau phần căn cứ là phần xác định rõ mục đích của việc xây dựng quy chế, sau đó tiến hành thu thập văn bản tài liệu liên quan và xây dựng dự thảo. Việc xây dựng dự thảo Quy định bình xét ABC đƣợc giao cho Chánh Văn phòng, ngƣời am hiểu về mọi hoạt động của văn phòng và cũng là ngƣời nắm rõ các quy định hiện hành của Nhà nƣớc và quy định của cơ quan cấp trên. Quy chế khi dự thảo đảm bảo đầy đủ các nội dung:
Tính bao trùm: chi phối tất cả hoạt động trong Trung tâm và các mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị bên ngoài.
Có tính lâu dài: thời gian thực hiện lâu dài, chỉ thay thế khi có các văn bản mới quy định hoặc không nội dung có phần không còn phù hợp với tình hình thực tế.
Có tính khả thi: thực hiện đƣợc đối với mọi CBNV, từ cán bộ quản lý đến nhân viên phục vụ.
Rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu: cụ thể, rõ ràng từng điều, khoản, chƣơng riêng biệt, trong đó quy định rõ 02 nhóm bình xét theo các tiêu chí khác nhau: đối với cán bộ có chức danh lãnh đạo từ phó phòng trở lên và với CBNV.
Có tính linh hoạt: có những nội dung không thể quy định cứng do đó phải có cơ chế mở để lãnh đạo quyết định trong một số trƣờng hợp đặc biệt.
b) Bước 2: Tổ chức lấy ý kiến bằng văn bản và ý kiến tại cuộc họp
Khâu này của quá trình soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng, huy động đƣợc trí tuệ tập thể, tận dụng đƣợc kiến thức chuyên môn của CBNV trên tất cả các lĩnh vực.
Ví dụ: với Quy định bình xét ABC thì việc lấy ý kiến góp ý, Trung tâm KHCN tổ chức nhƣ sau:
Văn bản đƣợc Chánh Văn phòng dự thảo xong sẽ đƣợc gửi tới các phòng, ban trong Trung tâm góp ý. Các phòng, ban sẽ triển khai tổ chức đóng góp ý theo các hình thức phù hợp, sau đó gửi lại ý kiến góp ý. Chánh Văn phòng tiếp thu, hoàn thiện. Nếu một nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý thì sẽ chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đƣa vào dự thảo (đối với các ý kiến không tiếp thu có phản hồi bằng văn bản), sau đó gửi lại cho các phòng, ban để lấy các ý kiến phản hồi rồi tiếp tục chỉnh sửa (nếu có) và hoàn thiện báo cáo Giám đốc qua email, gửi cc (carbon copy) để các phòng, ban cùng biết và phản hồi lại nếu thấy ý kiến của mình chƣa đƣợc tiếp thu hết. Giám đốc Trung tâm xem xét điều chỉnh nội dung và Chánh Văn phòng văn phòng tiếp tục hoàn thiện. Trƣớc khi văn bản đƣợc ban hành sẽ có một cuộc họp lấy ý kiến công khai lần cuối rồi mới ký ban hành.
Hình ảnh email đóng góp dự thảo Quy định đánh giá, xếp loại
c) Thông qua văn bản
Chánh Văn phòng rà soát văn bản lần cuối theo ý kiến kết luận của Giám đốc Trung tâm tại cuộc họp, soát xét bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định, tiến hành ký nháy và trình Giám đốc Trung tâm ký ban hành.
d) Trình ký và phát hành văn bản
Giám đốc Trung tâm ký ban hành và văn bản chuyển về văn phòng để nhân viên văn thƣ thực hiện các bƣớc hoàn thiện số, dấu và tổ chức ban hành văn bản tới tất cả các phòng, ban liên quan trên hệ thống mạng LAN của Trung tâm.