9. Bố cục của luận văn
1.5.5. Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động
Hệ thống các quy chế, quy định là công cụ quan trọng để nhà quản lý hƣớng dẫn, kiểm tra quá trình thực hiện công việc, kiểm soát chất lƣợng kết quả công việc để từ đó có những đánh giá chính xác, công bằng và minh bạch tình hình thực hiện công việc của từng CBVN trong thực tế so với nhiệm vụ đƣợc giao từ đó có những thƣởng, phạt nghiêm minh.
1.6. Quy trình và phương pháp xây dựng quy chế, quy định
Theo nghiên cứu của tác giả và tham khảo quan điểm trong bài viết của
TS. Nguyễn Thị Kim Bình10
, quy trình xây dựng quy chế, quy định có 05 bƣớc cơ bản sau:
1.6.1. Xác định mục đích
Xác định mục đích có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện thành công những quyết định quản lý nói chung hay quy chế, quy định nói riêng, để làm sáng tỏ những việc cần quy chuẩn giúp cho lãnh đạo hiểu rõ vấn đề để đƣa ra quyết định đúng đắn trong những hoàn cảnh cụ thể.
Thứ hai xác định mục đích để có cơ sở, căn cứ xây dựng những quy chế, quy định chuẩn mực không bị chồng chéo, khó hiểu giúp cán bộ dễ nhớ, dễ áp dụng để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình và là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát công việc một cách hiệu quả nhất.
Ví dụ: khi xây dựng dự thảo quy chế văn hóa công sở thì ngƣời soạn thảo xác định mục đích của việc ban hành quy chế là để điều chỉnh các hành vi liên quan đến cách ứng xử, tác phong, chuẩn mực, trang phục … của CBNV.
10TS. Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019): Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành
1.6.2. Thu thập văn bản, tài liệu liên quan
Thực tế cho thấy, các chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách chỉ có thể trở thành hiện thực và đi vào cuộc sống khi nó đƣợc thể hiện dƣới dạng các văn bản chặt chẽ, sáng tạo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của thực tế. Thông thƣờng tài liệu phục vụ soạn thảo các quy chế, quy định bao gồm cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn. Đó là các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nƣớc, từ cơ cơ quan cấp trên, từ cơ quan ngang cấp hoặc cấp dƣới, các công trình khoa học liên quan đã đƣợc công bố và yêu cầu từ thực tiễn … để ngƣời soạn thảo làm căn cứ pháp lý, căn cứ khoa học để xây dựng dự thảo văn bản.
Ví dụ: Để xây dựng quy chế làm việc của cơ quan thì ngƣời soạn thảo cần phải thu thập và căn cứ vào các văn bản nhƣ sau:
- Quyết định thành lập của cơ quan
- Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ
- Các văn bản quy chế hoặc quy định của cơ quan cấp trên về các nội dung mà dự thảo quy chế đề cập đến, …
- Các đề tài, công trình nghiên cứu có nội dung liên quan của cơ quan cấp trên hoặc trong cơ quan đã đƣợc nghiệm thu.
- Các quy chế làm việc đồng dạng của các cơ quan ngang cấp để làm tài liệu tham khảo.
- Yêu cầu thực tế của cơ quan cần có quy chế để tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành.
1.6.3. Xây dựng dự thảo
Sau khi xác định rõ mục đích, thu thập xong văn bản tài liệu liên quan bắt đầu tiến hành dựng đề cƣơng và viết bản thảo. Công việc này đòi hỏi ngƣời soạn thảo có trình độ chuyên môn sâu để chuyển hóa thành ý chí, mong muốn, quyết định của ngƣời đứng đầu và đảm bảo đúng quy định hiện hành. Dự thảo văn bản phải tính toán hết các nội dung liên quan, đảm bảo yếu tố khả thi, linh hoạt, không đƣợc mang tƣ tƣởng duy ý chí, cá nhân vì nếu nhƣ vậy văn bản khi ban
hành sẽ khó thực hiện, có khi vi phạm, chồng chéo với các quy định khác. Thông thƣờng quy chế, quy định khi đƣợc xây dựng phải đảm bảo các nội dung: Tính bao trùm, lâu dài, khả thi, rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu và có tính linh hoạt.
1.6.4. Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận
Khâu này của quá trình soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng, huy động đƣợc trí tuệ tập thể, tận dụng đƣợc trí tuệ của CBNV. Tuy nhiên khâu này yêu cầu ngƣời soạn thảo ngoài am hiểu sâu về chuyên môn cũng cần có lập trƣờng để phản biện lại các ý kiến không thỏa đáng, biểu hiện lợi ích hoặc sai lệnh với các quy định hiện hành.
Sau khi xây dựng xong dự thảo, văn bản phải đƣợc gửi tới các phòng, ban liên quan để tổ chức lấy ý kiến rồi tiếp tục tiếp thu chỉnh sửa. Sau khi tiếp thu, chỉnh sửa tùy từng tính chất quan trọng và tình hình góp ý có thể gửi lại dự thảo văn bản lấy thêm ý kiến phản hồi hoặc tổ chức hội nghị lấy ý kiến góp ý trực tiếp. Việc tổ chức hội nghị để ngƣời soạn thảo có cơ hội đƣợc trình bày cũng nhƣ phản biện lại các ý kiến đóng góp nếu thấy chƣa thấy thỏa đáng, chƣa đúng và trúng với mục đích ban đầu đề ra. Quá trình này có thể lặp đi, lặp lại nếu vẫn còn có các ý kiến đóng góp, phản hồi. Tuy nhiên lãnh đạo cơ quan sẽ là ngƣời quyết định cuối cùng.
1.6.5. Hoàn thiện và ban hành
Sau khi đã tổ chức chỉnh sửa và thông qua văn bản, tùy thuộc vào lĩnh vực, mặt hoạt động đƣợc đề cập trong văn bản ngƣời đứng đầu ký hoặc ủy quyền cho cấp phó ký ban hành và đƣợc chuyển đến bộ phận văn thƣ làm các thủ tục phát hành và triển khai tới các nơi liên quan.
Văn bản khi ban hành đƣợc đông đảo CBNV ủng hộ, tán đồng; toàn tâm, toàn ý tuân thủ, đó chính là mong muốn của lãnh đạo. Do đó ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo khi xây dựng văn bản ngoài có chuyên môn sâu, am hiểu về các lĩnh vực soạn thảo cũng cần tham mƣu cho lãnh đạo tiến hành đầy đủ các bƣớc theo quy trình phân tích ở trên để đảm bảo tính hiệu quả, khách quan khi đƣa vào thực thi.
1.7. Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng hoạt động văn phòng
Trách nhiệm trong việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định trong cơ quan là trách nhiệm của tất cả những ngƣời công tác trong tổ chức đó, từ lãnh đạo cho đến nhân viên và ngƣợc lại. Tuy nhiên tùy theo chức danh, địa vị công tác của CBNV sẽ gắn với quyền hạn và trách nhiệm của mỗi ngƣời khác nhau.
1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan
Việc xây dựng, ban hành các quy chế, quy định trong cơ quan trƣớc hết là trách nhiệm của ngƣời đứng đầu. Việc tổ chức thực hiện cũng nhƣ việc phổ biến, hƣớng dẫn và kiểm tra, đánh giá là do ngƣời đứng đầu quyết định. Vì vậy, ngƣời đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc ban hành hệ thống các văn bản quy chế, quy định để quản lý, điều hành cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó là công cụ hữu hiệu để áp dụng các biện pháp quản lý, điều hành đối với cấp dƣới trong việc triển khai, thực hiện công việc đƣợc giao.
Ngƣợc lại, nếu ở cơ quan mà ngƣời đứng đầu không nhận thức đúng hoặc không quan tâm đúng đến việc ban hành hệ thống các văn bản quản lý điều hành mọi hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng thì ở đó mọi công việc sẽ đƣợc triển khai thiếu nề nếp, thiếu sự thống nhất hoặc rất dễ xảy ra xung đột khi công việc đòi hỏi sự cộng tác, phối hợp.
1.7.2. Trách nhiệm của văn phòng
Trong một cơ quan ngƣời đứng đầu luôn là ngƣời có trách nhiệm cao nhất về tất cả các vấn đề, tuy nhiên do phải chỉ đạo, điều hành chung nên không thể trực tiếp tổ chức thực hiện từng công việc cụ thể vì vậy thông thƣờng trách nhiệm trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định sẽ đƣợc ngƣời đứng đầu giao cho văn phòng mà cụ thể là ngƣời đứng đầu văn phòng.
Quy chế, quy định sau khi đƣợc ban hành thì lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm trong việc tổ chức phổ biến, hƣớng dẫn, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện theo định kỳ và kịp thời báo cáo ngƣời đứng đầu cơ quan có các hình
thức khen thƣởng, xử lý những vi phạm (nếu có) của CBNV, phòng, ban trong việc tổ chức thực hiện và chấp hành các quy chế, quy định. Những công việc trên đƣợc lãnh đạo văn phòng quan tâm, tổ chức thực hiện triệt để sẽ làm cho mọi hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt nề nếp và hiệu quả, từ đó giúp cho ngƣời đứng đầu có nhiều thời gian và năng lực cho việc hoạch định chiến lƣợc phát triển cơ quan lâu dài và bền vững hơn.
1.7.3. Trách nhiệm của người thực hiện
Để các hoạt động của văn phòng đƣợc thông suốt, hiệu quả thì vai trò của từng CBNV trực tiếp thực hiện các công việc trong văn phòng là rất quan trọng. Cho dù ngƣời đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, phổ biến, hƣớng dẫn sát sao đến đâu nhƣng bản thân những CBNV có trách nhiệm thực hiện không tuân thủ hoặc tuân thủ nửa vời thì hoạt động trong văn phòng sẽ bị gián đoạn hoặc không đạt kết quả tốt dẫn đến hoạt động của cả văn phòng bị ảnh hƣởng.
VD: Đối với việc quản lý văn bản trong cơ quan, nhân viên văn thƣ là ngƣời cần tuân thủ các quy định nhƣ: chỉ đóng dấu và phát hành văn bản đã đầy đủ về thể thức, ký đúng thẩm quyền và lƣu giữ 01 bản gốc tại văn thƣ, … Để làm tốt đƣợc công việc này đòi hỏi ngƣời soạn thảo và ký văn bản cũng phải nắm vững và tuân thủ các quy định trên, nếu một trong hai ngƣời này không thực hiện tốt thì sẽ dẫn đến việc văn bản ban hành không đúng thể thức, không đúng thẩm quyền, hoặc không có giá trị pháp lý, …
Tiểu kết chương 1
Văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạt động cơ quan và đƣợc coi là trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa lãnh đạo với CBNV, giữa lãnh đạo với các phòng, ban với nhau; cũng nhƣ với các cơ quan bên ngoài. Để hoạt động văn phòng luôn đƣợc tổ chức khoa học, thông suốt, nề nếp và giảm thiểu các thủ tục hành chính gây phiền hà, tốn thời gian công sức và chi phí thì việc xây dựng các quy chế, quy định để điều chỉnh các hoạt động trong văn phòng là việc làm rất quan trọng và cần thiết.
Trong phạm vi chƣơng 1 tác giả đã làm rõ một số khái niệm đƣợc sử dụng
trong luận văn, bao gồm:
- Văn phòng
- Quản trị văn phòng
- Hoạt động văn phòng
- Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng
- Quy chế, quy định
Bên cạnh đó tác giả phân tích cụ thể vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; liệt kê các loại quy chế, quy định cơ bản và phân tích tầm quan trọng, quy trình, phƣơng pháp của việc xây dựng các quy chế, quy định để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng nhƣ làm rõ trách nhiệm của ngƣời đứng đầu, cán bộ thực hiện trong việc tuân thủ các quy chế, quy định.
Những vấn đề trên sẽ là cơ sở lý luận để tác giả tiến hành khảo sát thực tế việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ở chƣơng 2.
Chương 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn (gọi tắt là Trung tâm KHCN)
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN
Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN đƣợc quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động ban hành theo Quyết định số 850-QĐ/TWĐTN ngày 27/10/2009 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn, cụ thể nhƣ sau:
a) Chức năng
- Tham mƣu cho Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác trong lĩnh vực phát triển khoa học công nghệ (gọi tắt là KHCN) và tài năng trẻ.
- Hƣớng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thực hiện các hoạt động KHCN và tài năng trẻ; định kỳ tổ chức tổng kết, đánh giá khen thƣởng.
b) Nhiệm vụ
Nghiên cứu tham mƣu cho Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn xây dựng kế hoạch hoạt động KHCN, hoạt động công nghệ thông tin (gọi tắt là CNTT) của Đoàn thanh niên và chủ trƣơng, kế hoạch hoạt động hỗ trợ tài năng trẻ; tham mƣu đề xuất với Đảng, Nhà nƣớc về chính sách liên quan đến phát triển đội ngũ tài năng trẻ quốc gia, cũng nhƣ trong hoạt động nghiên cứu khoa học; chuyển giao, ứng dụng KHCN vào sản xuất và đời sống.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch công tác, dự án do Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn giao, cụ thể:
- Hoạt động KHCN: tổ chức triển khai các mô hình hoạt động tập huấn,
cho đoàn viên, thanh niên (gọi tắt là ĐVTN). Tổ chức các hoạt động dịch vụ KHKT, sản xuất thử nghiệm, … và làm nhiệm vụ thƣờng trực Chƣơng trình phối hợp liên tịch hoạt động giữa Trung ƣơng Đoàn và Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Hoạt động CNTT: tổ chức các hoạt động bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao
trình độ, năng lực khai thác, ứng dụng CNTT và triển khai các chƣơng trình, dự án phát triển năng lực CNTT trong hệ thống Đoàn thanh niên; cũng nhƣ hƣớng dẫn, triển khai các hoạt động phối hợp ứng dụng CNTT của hệ thống Đoàn thanh niên trên phạm vi toàn quốc và làm nhiệm vụ thƣờng trực Chƣơng trình phối hợp liên tịch hoạt động giữa Trung ƣơng Đoàn và các Bộ, ngành liên quan.
- Hoạt động tài năng trẻ: là đầu mối thƣờng trực triển khai các chƣơng
trình, kế hoạch hoạt động tài năng trẻ; tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu tài năng trẻ, theo dõi sự phát triển của đội ngũ tài năng trẻ trong, ngoài nƣớc và tổ chức các hoạt động tập hợp, kết nối, bồi dƣỡng đội ngũ tài năng trẻ Việt Nam.
- Hoạt động thông tin và truyền thông: tổ chức các hệ thống thông tin và
truyền thông về KHCN và tài năng trẻ phục vụ nhu cầu công tác Đoàn và nâng cao nhận thức, kiến thức về KHCN, môi trƣờng cho thanh thiếu nhi.
c) Cơ cấu tổ chức
Trung tâm KHCN hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt động do Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn ban hành, Giám đốc Trung tâm là Thủ trƣởng đơn vị. Cơ cấu tổ chức bộ máy Trung tâm KHCN, gồm:
Ban Giám đốc: Giám đốc và các Phó Giám đốc.
Các phòng trực thuộc
- Văn phòng: giúp Giám đốc Trung tâm trong công tác hành chính tổng hợp, công tác cán bộ và công tác tài chính của Trung tâm.
- Phòng KHCN: giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác trong lĩnh vực phát triển KHCN; hƣớng dẫn, kiểm tra, tổng kết, đánh giá, đề xuất khen thƣởng việc thực hiện các hoạt động KHCN đối với các ban, đơn vị thuộc cơ quan Trung ƣơng Đoàn, các tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc.
- Phòng Tài năng trẻ: giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác trong lĩnh vực phát triển TNT; hƣớng dẫn, kiểm tra, tổng