9. Bố cục của luận văn
2.4. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của
Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN
2.4.1. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định
Các văn bản quy chế, quy định có đƣợc thực hiện một cách hiệu quả, triệt để và toàn diện hay không phụ thuộc vào việc phổ biến và hƣớng dẫn thực hiện. Với Trung tâm KHCN các văn bản trƣớc khi ban hành đều đã đƣợc lấy ý kiến của tất cả CBNV liên quan do đó họ đã đƣợc tiếp cận một phần (hoặc toàn bộ) nội dung của quy chế, quy định đó. Vì vậy khi văn bản đƣợc ban hành tùy từng đối tƣợng cụ thể để tổ chức phổ biến và hƣớng dẫn thực hiện quy chế:
- Tổ chức đào tạo trực tiếp thông qua các cuộc họp, lớp tập huấn theo chuyên đề hoặc buổi sinh hoạt tập thể: lớp cho các lãnh đạo từ cấp phòng trở lên; lớp cho CBNV trở xuống hoặc mời chuyên gia về lĩnh vực cụ thể về trao đổi, đối thoại với toàn thể CBNV ....
- Cử cán bộ tham dự các khóa đào tạo có chuyên đề liên quan đến các quy chế, quy định do Trung ƣơng Đoàn, bộ, ngành tổ chức để về hƣớng dẫn, truyền đạt lại cho toàn thể CBNV.
Hình ảnh đại diện CBNV Văn phòng Trung tâm tham dự lớp tập huấn về nghiệp vụ hành chính văn phòng do Trung ương Đoàn tổ chức
- Gửi văn bản qua công cụ truyền thông đa phƣơng tiện: zalo, email, … từng ngƣời tự nghiên cứu.
Ví dụ: để toàn bộ CBNV trong Văn phòng từ nhân viên phục vụ cho đến lãnh đạo đều hiểu rõ, hiểu kỹ các nội dung của Quy định bình xét ABC, ngoài cung cấp văn bản cho từng CBNV sẽ tổ chức cuộc họp để thống nhất quy trình thực hiện: thời gian nộp phiếu, thời gian và phƣơng thức họp phù hợp, …
2.4.2. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định
Lãnh đạo Trung tâm KHCN xác định việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định là việc rất quan trọng do đó phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và nghiêm túc. Đối với Trung tâm thì việc kiểm tra, đánh giá đƣợc giao cho Hội đồng tƣ vấn (Hội đồng là trƣởng các tổ chức đoàn thể trong Trung tâm, đại diện lãnh đạo phòng và Ban Giám đốc). Hội đồng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, lộ trình và xác định đối tƣợng kiểm tra, đánh giá theo tháng, quý, năm và báo cáo Giám đốc phê duyệt, triển khai.
Phƣơng thức kiểm tra, đánh giá đƣợc thực hiện đa dạng tùy từng thời điểm và tình hình thực tế: kiểm tra trực tiếp tại nơi CBNV làm việc, kiểm tra qua hồ sơ; kiểm tra qua việc tổ chức họp trao đổi, đối thoại, …
Còn đối với Văn phòng thì Chánh Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quy chế, quy định của toàn thể CBNV dƣới quyền:
Ví dụ: kiểm tra việc CBNV thực hiện Quy định về công tác văn thƣ
* Nguyên tắc kiểm tra: đảm bảo tính toàn diện, kịp thời và minh bạch, khách quan, không lợi dụng việc kiểm tra để gây khó dễ cho CBNV.
* Nội dung
- Văn bản đã đúng thể thức, from, mẫu; thẩm quyền ngƣời ký ban hành và đƣợc vào số theo đúng loại văn bản, số theo thứ tự hay chƣa?
- Bản lƣu có phải là bản ký tƣơi hay không?
- Viên chức các phòng ban đã lập hồ sơ công việc chƣa?
- Việc tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu đã theo đúng quy định? * Phƣơng thức kiểm tra
- Kiểm tra tại chính nơi CBNV làm việc - Kiểm tra qua hồ sơ
- Kiểm tra qua báo cáo tại cuộc họp
Ví dụ: đánh giá việc CBNV thực hiện Quy định về thời giờ làm việc CBNV đi làm ngày nào đều đƣợc chấm công, cuối tháng đều đƣợc cán bộ theo dõi tổng hợp số ngày công làm việc, … Chánh Văn phòng làm căn cứ đó để bình xét, đánh giá ABC hàng tháng của CBNV.