9. Bố cục của luận văn
2.5. Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có
2.5.4. Đánh giá chung tình hình thực hiện các quy chế, quy định tạ
phòng Trung tâm KHCN
Qua khảo sát và phân tích phiếu theo nhƣ đã trình bày ở phần trên, tác giả nhận thấy để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, Trung tâm KHCN đã xây dựng và ban hành đƣợc một số quy chế, quy định rất quan trọng giúp cho công tác quản lý, điều hành hoạt động của Văn phòng đƣợc đi vào nề nếp và hiệu quả, cụ thể nhƣ sau:
a) Ưu điểm
* Đối với CBNV: thông qua hệ thống quy chế, quy định nội bộ từng
hoạt động tùy thuộc vào vị trí công việc đang đảm nhận từ đó tự có ý thức tự tu dƣỡng, học hỏi, tự đào tạo để hoàn thiện chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân. Bên cạnh đó từng CBNV dễ dàng nhận diện và thiết lập đƣợc các mối quan hệ phối hợp trong giải quyết công việc để cùng cộng hƣởng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Đặc biệt nhờ có các quy chế, quy định rất thiết thực, từng CBNV hình thành một thái độ ứng xử văn minh, làm việc có nề nếp, khoa học, chủ động, độc lập hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, từ đó hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và có trách nhiệm.
* Đối với lãnh đạo: nhờ có hệ thống các quy chế, quy định để quản lý nội
bộ và chi phối các hoạt động liên quan đến công tác văn phòng đã giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc đƣợc nề nếp, khoa học và hiệu quả. Bên cạnh đó nhờ có các quy chế, quy định đã loại bỏ mọi sự mơ hồ về chức năng, nhiệm vụ; về nguyên tắc, yêu cầu và tiêu chuẩn kết quả từ hai phía lãnh đạo với nhân viên và ngƣợc lại. Việc nghiêm túc thực hiện các quy chế, quy định tạo nên tính chủ động, chuyên nghiệp trong từng CBNV, đồng thời tạo nề nếp, kỷ luật trong công tác quản lý, điều hành, CBNV khi đƣợc giao nhiệm vụ đều tập trung làm việc, chủ động đề xuất những sáng kiến, phƣơng pháp để làm cho công việc đƣợc tốt hơn, hiệu quả, nêu cao tinh thần cộng đồng trách nhiệm, đoàn kết trong triển khai công việc; văn minh, lịch sự trong giao tiếp ứng xử.
Bên cạnh đó nhờ có hệ thống quy chế, quy định là cơ sở để lãnh đạo so sánh, đối chiếu sự phù hợp so với kết quả đạt đƣợc trong thực tế để có sự điều chỉnh phù hợp.
Ví dụ nhờ có các quy định bình xét ABC rất cụ thể trong công tác đánh giá, nhận xét cán bộ đã giúp Chánh Văn phòng đánh giá, bình xét thi đua hàng tháng và hàng năm đối với toàn thể CBNV đƣợc công khai, minh bạch và dân
chủ do đó tạo động lực và sự “cạnh tranh” trong công việc rất văn minh.
* Đối với Trung tâm KHCN
Việc xây dựng và ban hành đầy đủ các quy chế, quy định quản lý nội bộ về công tác Văn phòng nói riêng và Trung tâm nói chung đã giúp Trung tâm
KHCN dễ dàng tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ đƣợc giao một cách đồng bộ và thống nhất. Các quy chế, quy định là công cụ quản lý quan trọng để Trung tâm hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó từ thực tiễn thực hiện giúp Trung tâm nói chung và Văn phòng nói riêng có cơ sở để hoàn thiện, bổ sung và cải tiến chất lƣợng hoạt động phù hợp với nhu cầu thực tiễn của Trung tâm và Văn phòng trong tƣơng lai.
b) Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc nhƣ tác giả đã phân tích ở trên, trên
thực tế các quy chế, quy định của Trung tâm KHCN do ban hành đã lâu (từ năm
2015) có nội dung không còn phù hợp. Trong quá trình thực hiện đã bộc lộ một
số hạn chế cơ bản sau:
* Về Quy chế làm việc
- Về thể thức: Quy chế đƣợc ban hành luôn cùng quyết định là chƣa phù hợp về mặt thể thức văn bản, các căn cứ trong Quy chế đã lạc hậu hoặc bị thay thế bởi các văn bản khác.
- Về nội dung: Quy chế đang quy định quá nhiều nội dung và một số quy định trong quy chế còn chung chung, khó thực hiện, đặc biệt là đối với công việc ở văn phòng, do đó cần bổ sung thêm quy định, quy trình hoặc nội quy đặc thù để cụ thể, chi tiết hơn nữa các công việc của văn phòng giúp cho Chánh Văn phòng thuận tiện hơn trong chỉ đạo, điều hành và đánh giá cán bộ.
Ví dụ:
Đối với tổ bảo vệ cần có một quy định riêng, mang tính đặc thù của công việc nhƣ: không tổ chức nấu ăn trong cơ quan, không cho ngƣời lạ vào tòa nhà khi hết giờ làm việc, cách thức tuần tra canh gác ban đêm nhƣ thế nào, …
Đối với lao công cần quy định cụ thể hơn trách nhiệm ra, vào các phòng để dọn dẹp ngoài giờ, đặc biệt là các phòng trong Ban Giám đốc, phòng tài chính vì làm việc ngoài giờ không có ngƣời giám sát, …
Việc một số nội dung liên quan đến giờ giấc làm việc, việc báo cáo khi vắng mặt ở cơ quan trong quy chế đang quy định tƣơng đối cứng, cần để mở
hơn, linh hoạt hơn trong áp dụng thực tế. Thứ hai quy định về tác phong, lề lối làm việc còn chung chung, sơ sài và chƣa cụ thể, về nội dung này nhất thiết phải sửa đổi thành quy định riêng để xây dựng văn hóa giao tiếp, ứng xử của CBNV thành nét văn hóa riêng của cơ quan nằm trong thuộc hệ thống của Đoàn thanh niên cấp Trung ƣơng.
* Về Quy chế nội bộ
- Về thể thức: các căn cứ trong văn bản đã bị thay thế bởi các văn bản khác; căn lề văn bản, cỡ chữ ở phần ký, nơi nhận chƣa đúng theo quy định hiện hành.
- Về nội dung: một số quy định về chi tiêu hội họp, chế độ công tác phí của CBNV đang còn ít hơn so với quy định hiện hành của nhà nƣớc, do đó cần điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế hơn; thứ hai giúp CBNV chủ động, linh hoạt hơn trong chi tiêu để bù đắp các khoản chi dùng khác khi đi công tác bị phát sinh.
Ví dụ tiền công tác phí trong nội thành của nhân viên văn thƣ, thủ quỹ nhà nƣớc đang quy định là 400.000đ/tháng, trong đó quy chế Trung tâm quy định 200.000đ/tháng.
Về công tác quản lý tài sản, trang thiết bị quy định còn chung chung, chƣa cụ thể do đó việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản còn chƣa thật sự tiết kiệm và hiệu quả.
* Về Quy định bình xét ABC
Quy định đã đặt ra các tiêu chí hết sức cụ thể, rõ ràng, tuy nhiên do khối lƣợng thực hiện công việc của CBNV trong văn phòng đôi khi chỉ mang tính định tính, không định lƣợng do vậy cần sự linh hoạt hơn trong đánh giá bình xét đối với nhóm viên chức.
c) Nguyên nhân
Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên, với nhận thức của mình tác giả xin nêu một số nguyên nhân chủ yếu sau:
Thứ nhất, do các văn bản của Trung tâm KHCN ban hành đã lâu do đó một số nội dung quy định trong quy chế, quy định không còn phù hợp với tình hình thực tế.
Thứ hai, một số nội dung trong quy chế, quy định còn chung chung, chƣa
cụ thể do đó việc thực hiện đôi khi còn bị cảm tính chi phối.
Thứ ba, do đặc thù là cơ quan trong hệ thống Đoàn thanh niên do đó lãnh
đạo chủ chốt từ lãnh đạo phòng trở lên hay luân chuyển theo nhiệm kỳ do đó ít nhiều làm xáo trộn công tác quản lý, điều hành.
Thứ tư, lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức tới một số công việc của nhân
viên phục vụ: bảo vệ, lao công, lái xe do đó chƣa có nội quy, quy định cụ thể của nhóm lao động này.
Thứ năm, vẫn còn một số ít CBNV ảnh hƣởng tính bảo thủ, trì trệ, không
chịu tiếp thu cái mới, chỉ tập trung coi trọng công việc chuyên môn, coi thƣờng kỷ luật lao động và chƣa văn minh trong ứng xử, giao tiếp, …
Thứ sáu, cơ sở vật chất, phƣơng tiện làm việc còn lạc hậu, chƣa đồng bộ -
đây cũng là nguyên nhân làm giảm hiệu quả, hiệu suất lao động của CBNV.
Thứ bảy, việc kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện quy chế, quy định
chƣa đƣợc thƣờng xuyên.