9. Bố cục của luận văn
2.5. Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có
2.5.1. Đối với Quy chế làm việc
Từ phân tích phiếu đánh giá khảo sát tác giả nhận thấy tình hình thực hiện quy chế làm việc của Trung tâm KHCN nói chung và Văn phòng nói riêng nhƣ sau:
Quy chế làm việc đã tạo cơ sở pháp lý để toàn thể CBNV căn cứ thực hiện xuyên suốt và thống nhất từ trên xuống dƣới.
Quy chế quy định bao trùm tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của Trung tâm KHCN nói chung và của văn phòng nói riêng, do đó mọi việc cơ bản đều đƣợc giải quyết bài bản, theo đúng quy trình, tiến độ, thời gian; từ lãnh đạo cho đến CBNV đều tự giác tuân thủ, không xảy ra tình trạng vƣợt cấp, tùy tiện, cảm tính trong công tác quản lý, điều hành và thực thi công vụ.
* Kết quả đạt được trong thực hiện chế độ thông tin báo cáo và hội họp tại Văn phòng
Căn cứ theo Thông báo kết luận công việc hàng tháng, định kỳ vào thứ ba tuần đầu tiên của tháng Chánh Văn phòng chủ trì cuộc họp để nghe tất cả CBNV báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao và cùng bàn bạc, tháo gỡ những công việc tồn đọng sau đó cùng trao đổi, bàn bạc và đi đến thống nhất công việc trọng tâm của tháng sau. Tất cả nội dung kết luận đều đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản và chuyển lại cho toàn thể CBNV xem lại, có ý kiến cuối cùng về nội dung công việc và tiến độ thời gian trƣớc khi Chánh Văn phòng ký ban hành. Đây là cách làm rất minh bạch, công bằng để Chánh Văn phòng có cơ sở đánh giá, bình xét xếp loại CBNV văn phòng hàng tháng và hàng năm.
Bên cạnh đó chế độ họp tuần, quý, tháng đều đƣợc quy định rõ vì vậy CBNV chủ động và chuẩn bị chu đáo về nội dung cần báo cáo, cần trao đổi trƣớc cuộc họp do đó việc hội, họp của văn phòng luôn ngắn gọn và đạt hiệu quả cao.
* Trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật thông tin
Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến cũng nhƣ lƣu trữ và bảo mật thông tin đƣợc cán bộ thực hiện rất tốt, đúng với quy định hiện hành của nhà nƣớc và quy định của Trung tâm KHCN. Tất cả các văn bản đi, đến đều đƣợc văn thƣ kiểm duyệt về thể thức, ngƣời ký, đóng dấu và lƣu bản ký tƣơi đối với văn bản đi; còn văn bản đến cũng đƣợc vào sổ và chuyển tới ngƣời có trách nhiệm xử lý kịp thời, làm tốt công tác bảo mật văn bản, không phát tán các thông tin liên quan đến cán bộ, tài chính. Qua trao đổi tác giả nhận thấy trong 10 năm trở lại đây Trung tâm KHCN không để xảy ra các vấn đề liên quan đến thất lạc văn bản, sai thể thức văn bản, trùng số, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, …
* Trong việc thực hiện chế độ đi công tác và học tập
Do đặc thù là cơ quan Trung ƣơng của Đoàn Thanh niên cộng sản (TNCS) Hồ Chí Minh do đó việc đi công tác và không ngừng học tập nâng cao về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ là nhiệm vụ tiên quyết của ngƣời cán bộ đoàn. Căn cứ theo các quy định trong quy chế, quy định CBNV đã chủ động đƣợc việc học nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân. Kết quả trong 05 năm (2015-2019) trên tổng số 28 CBNV thì có 02 đồng chí bảo vệ xong luận án Tiến sĩ, 04 đồng chí học xong cao học và 02 đồng chí học xong cao cấp lý luận chính trị, 04 đồng chí học xong Trung cấp chính trị hành chính và 15 lƣợt cán bộ học
xong các lớp nâng cao, tập huấn ngắn ngày (nguồn báo cáo hàng năm của Trung
tâm KHCN).
Kết quả thu đƣợc qua phiếu khảo sát với 08 câu hỏi: tổng số 28/28 CBNV đƣợc hỏi, tác giả thu về đủ 28 phiếu với đầy đủ nội dung cần khảo sát, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.1. Kết quả khảo sát đánh giá về Quy chế làm việc Đối tượng khảo sát (Phòng/Ban) Tổng số (người) Đánh giá về Quy chế (%) Tổng cộng (7=3+4+5+6) Đã rõ và phù hợp Chưa rõ, chưa phù hợp Bổ sung thêm nội dung Ý kiến khác (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ban Giám đốc 3/3 66,7 33,3 100% Phòng KHCN 3/3 100 100% Phòng Tài năng trẻ 3/3 100 100% Trung tâm CNTT 6/6 66,7 33,3 100% Văn phòng 13/13 61,5 38,5 100%
(Nguồn: Tác giả điều tra, khảo sát thực tế tại Trung tâm) * Cụ thể các ý kiến đánh giá như sau
- Ban Giám đốc: 2/3 đồng chí đánh giá Quy chế làm việc đã rõ và phù hợp
với tình hình thực tế; 1/3 đồng chí (Phó Giám đốc phụ trách hành chính) cần
thiết phải bổ sung các quy định, nội quy riêng, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến công tác quản trị văn phòng: văn hóa công sở, giờ giấc, tác phong làm việc của nhân viên làm các công việc ngoài giờ hành chính.
- Phòng KHCN và phòng Tài năng trẻ: 6/6 đồng chí đều đánh giá Quy chế làm việc đã rõ và phù hợp.
- Trung tâm CNTT: 4/6 đồng chí đánh giá Quy chế làm việc đã rõ và phù hợp; 2/6 đồng chí có ý kiến thêm về văn hóa công sở, đặc biệt là tác phong và trang phục làm việc của cơ quan trong hệ thống Đoàn thanh niên.
- Văn phòng: ngoài 8/13 đồng chí đánh giá quy chế làm việc đã rõ và phù hợp có 5/13 đồng chí (02 lãnh đạo văn phòng và 03 nhân viên phục vụ) có các ý kiến khác và cùng chung nhận định là quy chế làm việc đang “ôm đồm” quá nhiều nội dung; một số nội dung quy định còn chung chung; thứ hai cần bổ sung thêm một số nội dung về văn hóa công sở, nội quy riêng về giờ giấc, tác phong làm việc đối với các nhân viên phục vụ: bảo vệ, lao công, lái xe.