9. Bố cục của luận văn
1.7. Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về
hoạt động văn phòng
Trách nhiệm trong việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định trong cơ quan là trách nhiệm của tất cả những ngƣời công tác trong tổ chức đó, từ lãnh đạo cho đến nhân viên và ngƣợc lại. Tuy nhiên tùy theo chức danh, địa vị công tác của CBNV sẽ gắn với quyền hạn và trách nhiệm của mỗi ngƣời khác nhau.
1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan
Việc xây dựng, ban hành các quy chế, quy định trong cơ quan trƣớc hết là trách nhiệm của ngƣời đứng đầu. Việc tổ chức thực hiện cũng nhƣ việc phổ biến, hƣớng dẫn và kiểm tra, đánh giá là do ngƣời đứng đầu quyết định. Vì vậy, ngƣời đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc ban hành hệ thống các văn bản quy chế, quy định để quản lý, điều hành cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó là công cụ hữu hiệu để áp dụng các biện pháp quản lý, điều hành đối với cấp dƣới trong việc triển khai, thực hiện công việc đƣợc giao.
Ngƣợc lại, nếu ở cơ quan mà ngƣời đứng đầu không nhận thức đúng hoặc không quan tâm đúng đến việc ban hành hệ thống các văn bản quản lý điều hành mọi hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng thì ở đó mọi công việc sẽ đƣợc triển khai thiếu nề nếp, thiếu sự thống nhất hoặc rất dễ xảy ra xung đột khi công việc đòi hỏi sự cộng tác, phối hợp.
1.7.2. Trách nhiệm của văn phòng
Trong một cơ quan ngƣời đứng đầu luôn là ngƣời có trách nhiệm cao nhất về tất cả các vấn đề, tuy nhiên do phải chỉ đạo, điều hành chung nên không thể trực tiếp tổ chức thực hiện từng công việc cụ thể vì vậy thông thƣờng trách nhiệm trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định sẽ đƣợc ngƣời đứng đầu giao cho văn phòng mà cụ thể là ngƣời đứng đầu văn phòng.
Quy chế, quy định sau khi đƣợc ban hành thì lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm trong việc tổ chức phổ biến, hƣớng dẫn, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện theo định kỳ và kịp thời báo cáo ngƣời đứng đầu cơ quan có các hình
thức khen thƣởng, xử lý những vi phạm (nếu có) của CBNV, phòng, ban trong việc tổ chức thực hiện và chấp hành các quy chế, quy định. Những công việc trên đƣợc lãnh đạo văn phòng quan tâm, tổ chức thực hiện triệt để sẽ làm cho mọi hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt nề nếp và hiệu quả, từ đó giúp cho ngƣời đứng đầu có nhiều thời gian và năng lực cho việc hoạch định chiến lƣợc phát triển cơ quan lâu dài và bền vững hơn.
1.7.3. Trách nhiệm của người thực hiện
Để các hoạt động của văn phòng đƣợc thông suốt, hiệu quả thì vai trò của từng CBNV trực tiếp thực hiện các công việc trong văn phòng là rất quan trọng. Cho dù ngƣời đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, phổ biến, hƣớng dẫn sát sao đến đâu nhƣng bản thân những CBNV có trách nhiệm thực hiện không tuân thủ hoặc tuân thủ nửa vời thì hoạt động trong văn phòng sẽ bị gián đoạn hoặc không đạt kết quả tốt dẫn đến hoạt động của cả văn phòng bị ảnh hƣởng.
VD: Đối với việc quản lý văn bản trong cơ quan, nhân viên văn thƣ là ngƣời cần tuân thủ các quy định nhƣ: chỉ đóng dấu và phát hành văn bản đã đầy đủ về thể thức, ký đúng thẩm quyền và lƣu giữ 01 bản gốc tại văn thƣ, … Để làm tốt đƣợc công việc này đòi hỏi ngƣời soạn thảo và ký văn bản cũng phải nắm vững và tuân thủ các quy định trên, nếu một trong hai ngƣời này không thực hiện tốt thì sẽ dẫn đến việc văn bản ban hành không đúng thể thức, không đúng thẩm quyền, hoặc không có giá trị pháp lý, …
Tiểu kết chương 1
Văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạt động cơ quan và đƣợc coi là trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa lãnh đạo với CBNV, giữa lãnh đạo với các phòng, ban với nhau; cũng nhƣ với các cơ quan bên ngoài. Để hoạt động văn phòng luôn đƣợc tổ chức khoa học, thông suốt, nề nếp và giảm thiểu các thủ tục hành chính gây phiền hà, tốn thời gian công sức và chi phí thì việc xây dựng các quy chế, quy định để điều chỉnh các hoạt động trong văn phòng là việc làm rất quan trọng và cần thiết.
Trong phạm vi chƣơng 1 tác giả đã làm rõ một số khái niệm đƣợc sử dụng
trong luận văn, bao gồm:
- Văn phòng
- Quản trị văn phòng
- Hoạt động văn phòng
- Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng
- Quy chế, quy định
Bên cạnh đó tác giả phân tích cụ thể vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; liệt kê các loại quy chế, quy định cơ bản và phân tích tầm quan trọng, quy trình, phƣơng pháp của việc xây dựng các quy chế, quy định để chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng nhƣ làm rõ trách nhiệm của ngƣời đứng đầu, cán bộ thực hiện trong việc tuân thủ các quy chế, quy định.
Những vấn đề trên sẽ là cơ sở lý luận để tác giả tiến hành khảo sát thực tế việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ở chƣơng 2.
Chương 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ