9. Bố cục của luận văn
2.2. Các quy chế, quy định hiện có về hoạt động của Trung tâm và Văn
phòng Trung tâm KHCN
Theo khảo sát của tác giả ngoài quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm KHCN do Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn ban hành thì ngay khi đi vào hoạt động việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực thi các văn bản quy chế, quy định, nội quy, … để điều hành công việc theo trật tự quy chuẩn, hợp lý và khoa học đã đƣợc lãnh đạo Trung tâm KHCN đặt lên hàng đầu. Trong giới hạn của luận văn tác giả xin phép đề cập đến việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định trong giai đoạn 05 năm gần nhất (2015-2019) vì các văn bản quy chế, quy định giai đoạn này đang là “chuẩn” để Trung tâm KHCN nói chung và Văn phòng nói riêng áp dụng, cụ thể nhƣ sau:
2.2.1. Quy chế làm việc
Quy chế làm việc của Trung tâm đƣợc Giám đốc Trung tâm ký ban hành kèm theo Quyết định số 32QĐ/KHCN ngày 15/9/2015 quy định về nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, phạm vi, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác, chế độ thông tin báo cáo, chế độ đi công tác, học tập, tiếp khách, bảo vệ tài sản, bí mật công tác, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và là cơ sở để Trung tâm KHCN và Văn phòng Trung tâm quản lý hành chính và điều hành hoạt động theo nhiệm vụ, cụ thể nhƣ sau:
a) Về cấu trúc và bố cục
Quy chế làm việc đƣợc cấu trúc thành 07 chƣơng với 25 điều, trong đó: Chƣơng 1: những quy định chung với 02 điều (từ điều 1 đến điều 2)
Chƣơng 2: quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và phối hợp giải quyết công việc với 08 điều (từ điều 3 đến điều 10)
Chƣơng 3: quy định về công tác văn bản và chế độ thông tin báo cáo với 04 điều (từ điều 11 đến điều 14)
Chƣơng 4: quy định về chế độ họp, hội nghị, đi công tác, học tập và tiếp khách với 03 điều (từ điều 15 đến điều 17)
Chƣơng 5: quy định về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi với 03 điều (từ điều 18 đến điều 20)
Chƣơng 6: quy định phong cách, tác phong làm việc và an toàn, vệ sinh, bảo vệ tài sản, bảo vệ bí mật Nhà nƣớc tại nơi làm việc với 04 điều (từ điều 21 đến điều 24)
Chƣơng 7: quy định điều khoản thi hành với 01 điều (điều 25)
b) Về nội dung
* Đối với chương 1: quy chế nêu rõ phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng áp dụng của quy chế. Thứ hai, quy định rõ các nguyên tắc làm việc, nguyên tắc trong phối hợp thực thi công việc từ Ban Giám đốc cho đến từng CBNV.
Ví dụ: để thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao của phòng, quy chế quy định rõ: Lãnh đạo phòng có quyền xây dựng các quy định, quy trình nội bộ để xử lý công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và phải bảo đảm sự phối hợp, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc giữa các viên chức, lãnh đạo cùng phòng và giữa các phòng với nhau.
Thứ hai trong phân công công việc quy định nêu rõ: phân công công việc cho viên chức phải đảm bảo phù hợp giữa quyền hạn và nhiệm vụ đƣợc giao với chức danh, nhiệm vụ và chuyên môn đƣợc đào tạo. Trong trƣờng hợp gấp hoặc đột xuất, lãnh đạo phòng có thể giao nhiệm vụ trực tiếp qua điện thoại, tin nhắn hoặc thƣ điện tử.
* Đối với chương 2: quy định về nhiệm vụ, quyền hạn trong giải quyết, phối hợp công việc của Ban Giám đốc, của lãnh đạo các phòng và từng CBNV.
Về nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Giám đốc, Quy chế quy định:
- Giám đốc Trung tâm: là thủ trƣởng đơn vị, chịu trách nhiệm trƣớc Ban Bí thƣ, Thủ trƣởng cơ quan Trung ƣơng Đoàn và pháp luật hiện hành của Nhà nƣớc về mọi hoạt động của Trung tâm KHCN theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đoàn quy định và các văn bản pháp luật khác có liên quan; quản lý, lãnh đạo, điều hành toàn thể CBNV và hoạt động của Trung tâm.
- Phó Giám đốc Trung tâm: giúp việc cho Giám đốc, đƣợc Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực hoặc phòng thuộc Trung tâm, chịu trách nhiệm trƣớc Ban Bí thƣ, Thủ trƣởng cơ quan Trung ƣơng Đoàn, Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công.
Quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
- Chánh Văn phòng: trực tiếp giúp Giám đốc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng; chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Giám đốc về chất lƣợng, hiệu quả, tiến độ công việc đƣợc giao.
- Phó Chánh Văn phòng: là ngƣời giúp việc cho Chánh Văn phòng, đƣợc phân công trực tiếp quản lý, điều hành một số lĩnh vực công việc cụ thể thuộc lĩnh vực công tác của văn phòng.
- Tất cả CBNV văn phòng: thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức; luật lao động và chấp hành sự điều động, phân công công việc của lãnh đạo văn phòng.
* Đối với chương 3: quy định về công tác văn bản và chế độ thông tin báo cáo trong đó quy chế làm việc quy định rõ quy trình, thời hạn trong thực thi các công việc liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ; thẩm quyền ký văn bản và chế độ thông tin báo cáo.
Ví dụ:
- Thẩm quyền ký văn bản: Chánh Văn phòng đƣợc Giám đốc ủy quyền ký thừa lệnh các văn bản: thông báo kết luận các cuộc họp; thông báo bình xét ABC hàng tháng; thông báo thanh toán công nợ và các loại giấy mời, giấy báo, giấy giới thiệu, công lệnh, xác nhận chữ ký, sao y các loại văn bản và các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Chế độ thông tin báo cáo: báo cáo tình hình thực hiện công việc bằng văn bản vào ngày đầu tiên, tuần đầu tiên của tháng và báo cáo kết quả sau mỗi đợt đi công tác, kết quả thực hiện các chuyên đề đƣợc giao và những nội dung công việc khi đƣợc yêu cầu (trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày đƣợc giao hoặc hoàn thành chuyến công tác).
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ
+ Về văn thƣ: tất cả văn bản trƣớc khi phát hành, văn thƣ phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định, hoàn thành thủ tục và phát hành ngay trong ngày văn bản đó đƣợc ký, chậm nhất là trong buổi làm việc tiếp theo (nếu không phải là văn bản khẩn).
+ Về lƣu trữ: hồ sơ, văn bản, tài liệu lƣu trữ phải đƣợc bảo quản và sắp xếp khoa học nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng khi cần thiết. Kết thúc năm công tác, vào cuối quý I năm sau các phòng, bộ phận có trách nhiệm chuyển hồ sơ về bộ phận lƣu trữ để chỉnh lý, lập hồ sơ theo dõi, quản lý, tra cứu chung. Văn phòng thực hiện lập hồ sơ, bảo quản và tổ chức lƣu trữ theo quy định hiện hành.
* Đối với chương 4: quy định nêu rõ về chế độ họp, hội nghị, đi công tác, học tập và tiếp khách từ Giám đốc cho đến từng CBNV.
Ví dụ:
- Quy định về chế độ hội họp và hội nghị: họp giao ban, hội nghị sơ kết,
tổng kết công tác và họp chuyên đề, đột xuất liên quan đến giải quyết công việc đột xuất, định kỳ hàng tháng hoặc sơ kết, tổng kết để thông tin, báo cáo hoặc bàn bạc, thống nhất các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của Trung tâm KHCN.
- Chế độ đi công tác: CBNV đi công tác phải đƣợc sự đồng ý của lãnh đạo phòng hoặc Ban Giám đốc (theo phân cấp quản lý). Trƣớc khi đi công tác phải có chƣơng trình, kế hoạch đƣợc phê duyệt.
- Chế độ học tập: tất cả CBNV công tác tại Trung tâm KHCN đều đƣợc tạo điều kiện thuận lợi để học tập nâng cao trình về lý luận chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt yêu cầu công tác đƣợc giao. Nếu đƣợc cử đi học thì đƣợc hƣởng các chế độ theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
* Đối với chương 5 + chương 6: quy chế quy định rõ về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và phong cách, tác phong làm việc, bảo vệ tài sản, bảo vệ bí mật Nhà nƣớc, vệ sinh nơi làm việc
- Thời giờ làm việc theo quy định là 08 giờ trong một ngày và 05 ngày trong một tuần. Giờ bắt đầu và kết thúc làm việc đƣợc thực hiện theo quy định chung của cơ quan Trung ƣơng Đoàn.
- Viên chức có 12 tháng làm việc tại Trung tâm thì đƣợc nghỉ 12 ngày làm việc hàng năm và hƣởng nguyên lƣơng, không tính thời gian đi đƣờng. Số ngày nghỉ hàng năm đƣợc tăng thêm theo thâm niên làm việc, cứ 05 năm đƣợc nghỉ thêm 01 ngày.
Ví dụ: về bảo vệ tài sản và bảo vệ bí mật
- CBNV đƣợc giao quản lý sử dụng các thiết bị, vật tƣ, công cụ, phƣơng tiện làm việc phải có trách nhiệm trực tiếp với tài sản đó. Nếu gây thiệt hại dƣới mọi hình thức nhƣ: Mất mát, hƣ hỏng thì tuỳ theo tính chất, mức độ của sự vi phạm phải bồi thƣờng thiệt hại theo trách nhiệm dân sự hoặc trách nhiệm vật chất và còn bị xử lý trách nhiệm theo Bộ Luật lao động.
- Viên chức phải có trách nhiệm bảo vệ bí mật, không đƣợc tiết lộ bí mật của Trung tâm KHCN, cơ quan Trung ƣơng Đoàn cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài. Khi cung cấp các số liệu, tài liệu phải đƣợc sự đồng ý của Ban Giám đốc.
* Đối với chương 7: quy định về thời gian hiệu lực của quy chế và phạm vi áp dụng; các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm không đƣợc quy định trong quy chế thì mọi CBNV chấp hành theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc và cơ quan Trung ƣơng Đoàn.
Có thể nói quy chế làm việc của Trung tâm KHCN đã cụ thể hóa “toàn bộ” các nội dung hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Các vấn đề đƣợc quy định trong Quy chế về cơ bản đƣợc trình bày dễ hiểu và dễ nhớ; phân công, phân cấp xử lý công việc nhƣng vẫn đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ gắn trách nhiệm từ trên xuống dƣới và ngƣợc lại.
2.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ
Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc Giám đốc Trung tâm ký ban hành kèm theo Quyết định số 08-QĐ/KHCN ngày 06 tháng 5 năm 2015 để quy định về nội dung, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính thống nhất nhằm thực hiện
tốt mọi hoạt động thƣờng xuyên của Trung tâm KHCN, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công tác đƣợc giao và sử dụng nguồn kinh phí hợp lý, có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể:
a) Về cấu trúc và bố cục
Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc cấu trúc thành 03 chƣơng với 18 điều, trong đó: Chƣơng 1: những quy định chung với 02 điều (từ điều 1 đến điều 2)
Chƣơng 2: quy định về tất cả các nội dung chi tiêu nội bộ với 15 điều (từ điều 3 đến điều 17)
Chƣơng 3: quy định điều khoản thi hành với 01 điều (điều 18)
b) Về nội dung
* Đối với chương 1: quy chế quy định rõ phạm vi và đối tƣợng áp dụng; quy định các nguyên tắc, mục đích của quy chế.
Ví dụ: mục đích tạo quyền chủ động trong quản lý, điều hành cho Giám đốc và toàn thể CBNV trong thực thi nhiệm vụ đƣợc giao; đảm bảo nguồn kinh phí thu, chi đƣợc tiết kiệm, chống lãng phí và có tích lũy để xây dựng quỹ phúc lợi dồi dào hơn.
* Đối với chương 2: quy chế quy định nguồn tài chính, chế độ trong chi tiêu, các nội dung đƣợc chi; thủ tục tạm ứng, thanh toán; thủ tục trong sử dụng xe ô tô; chế độ đi học và quy định về việc lập quỹ, …
Ví dụ:
- Về nội dung chi tiêu: bao gồm 02 nguồn tài chính nhà nƣớc cấp và nguồn thu từ sự nghiệp.
- Nội dung chi bao gồm: chi thực hiện nhiệm vụ thƣờng xuyên theo kế hoạch đƣợc giao và chi phục vụ các hoạt động liên kết, thuế và nghĩa vụ với Nhà nƣớc và chi các nghiệp vụ chuyên môn khác.
- Thủ tục và quy trình chi tiêu:
+ Thủ tục tạm ứng: căn cứ vào nội dung đề xuất đã đƣợc duyệt, CBNV
viết giấy tạm ứng (có xác nhận của trưởng phòng) chuyển kế toán làm thủ tục
+ Thủ tục thanh toán: sau khi thực hiện xong nhiệm vụ, CBNV làm thủ tục đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ gốc hợp lệ chuyển kế toán kiểm soát trƣớc khi trình lãnh đạo. Thời gian thanh toán tạm ứng chậm nhất không quá 07 ngày, …
- Chế độ công tác phí, gồm:
+ Thanh toán theo hóa đơn thực tế: vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và ngƣợc lại.
+ Thanh toán tiền tự túc phƣơng tiện đi lại
+ Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hình thức khoán và theo hóa đơn thực tế
- Chế độ hội nghị, tiếp khách và chế độ đi học + Chế độ chi tiêu hội nghị
+ Chế độ tiếp khách trong nƣớc và nƣớc ngoài
+ Chế độ đi học theo các hình thức cơ quan cho đi học và cá nhân tự học - Quy định về sử dụng xe ô tô: xe ô tô sử dụng để phục vụ cho các hoạt động chung và Ban Giám đốc Trung tâm. CBNV và các phòng có nhu cầu sử dụng xe phải đăng ký vào phiếu, ...
- Quy định về trích lập quỹ: quy định này để giúp Trung tâm KHCN đƣợc chủ động, năng động hơn trong hoạch toán, chi tiêu sau khi đã lấy thu bù chi và thực hiện hết các nghĩa vụ nộp thuế với nhà nƣớc:
+ Quỹ phát triển sự nghiệp: dùng để đầu tƣ, mua sắm cơ sở vật chất,
phƣơng tiện làm việc và tổ chức các khóa bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao năng lực cho CNBV.
+ Quỹ khen thưởng: dùng để khen thƣởng định kỳ, đột xuất cho các tập
thể hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực thi nhiệm vụ.
+ Quỹ phúc lợi: dùng để trợ cấp, hỗ trợ kinh phí cho CBNV nhân các
ngày lễ lớn hoặc các ngày truyền thống chung.
+ Quỹ dự phòng ổn định thu nhập: nhằm đảm bảo nguồn thu nhập cho
* Đối với chương 3: quy định về thời gian hiệu lực của quy chế và phạm vi áp dụng; nêu rõ các vấn đề liên quan đến tài chính khác không đƣợc quy định trong quy chế thì mọi CBNV chấp hành theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc và cơ quan Trung ƣơng Đoàn.
Qua các nội dung quy định trên tác giả nhận thấy Quy chế chi tiêu nội bộ đã tạo điều kiện cho Trung tâm KHCN nói chung và văn phòng nói riêng thực hiện quyền tự chủ, chủ động trong việc quản lý và chi tiêu, đồng thời gắn trách nhiệm của lãnh đạo với CBNV trong việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của pháp luật, tài sản công đƣợc sử dụng đúng mục đích, hiệu quả. Các hoạt động đƣợc liên quan đến kinh phí đều đƣợc quy định rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với điều kiện thực tế giúp cán bộ và lãnh đạo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong chi tiêu tài chính.
2.2.3. Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng đối với CBNV (gọi tắt là Quy định bình xét ABC) là Quy định bình xét ABC)
Quy định bình xét ABC của Trung tâm đƣợc Giám đốc Trung tâm ký ban hành kèm theo quyết định số 13-QĐ/KHCN ngày 18 tháng 6 năm 2018. Quy định nêu rõ các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại hàng tháng, hàng năm đối với CBCV nhằm tạo động lực phấn đấu, thi đua hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ đƣợc giao và phát huy vai trò chủ động, sáng tạo trong công tác của phòng. Bên cạnh đó xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ của CBNV để chi thu nhập tăng thêm hàng tháng và đánh giá, bình xét thi đua cuối năm, cụ thể nhƣ sau: