9. Bố cục của luận văn
3.4. Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định
Việc xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định theo tác giả phải đáp ứng đầy đủ các nội dung và quy trình nhƣ sau:
3.4.1. Chuẩn bị và dự thảo nội dung gồm: xác định mục đích, yêu cầu và tổ chức sƣu tầm tài liệu liên quan. chức sƣu tầm tài liệu liên quan.
* Ví dụ đối với dự thảo Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ: tài
liệu cần sƣu tầm và nghiên cứu là:
- Văn bản quy định của Chính phủ, cơ quan Trung ƣơng Đoàn và các Bộ, ngành để tham khảo về nội dung liên quan.
- Các quy định hiện có của Trung tâm đã có nội dung đề cập đến.
- Tham khảo quy định của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Trung ƣơng Đoàn đề cập đến các vấn đề nêu trên
- Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ trong các cơ quan doanh nghiệp
* Ví dụ đối với Quy định/Phân công công việc CBNV Văn phòng
- Các văn bản quy chế, quy định hiện có - Hợp đồng lao động đã ký kết của CBNV - Hồ sơ của cán bộ
- Nghiên cứu sở trƣờng, sở đoản của từng CBNV
* Ví dụ đối với dự thảo Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công
- Các văn bản quy chế, quy định hiện có - Hợp đồng và Phụ lục hợp đồng đã ký kết
* Ví dụ đối với các quy chế, quy định cần sửa đổi thì ngƣời dự thảo cần có
văn bản giải trình lý do, mục đích của việc sửa đổi văn bản báo cáo lãnh đạo, sau khi đƣợc chấp thuận bắt tay vào xây dựng.
3.4.2. Tổ chức lấy ý kiến (hình thức qua email và trực tiếp tại cuộc họp): các
văn bản đƣợc Chánh Văn phòng dự thảo xong sẽ đƣợc gửi tới CBNV góp ý để tranh thủ trí tuệ tập thể. Chánh Văn phòng là ngƣời trực tiếp tiếp thu các ý kiến đóng góp, sau đó văn bản lại tiếp tục đƣợc chỉnh sửa (các bƣớc này có thể lặp đi, lặp lại nếu còn nhiều ý kiến trái chiều, không đồng thuận). Văn bản trƣớc khi ký ban hành sẽ đƣợc tổ chức lấy ý kiến công khai lần cuối tại cuộc họp để trao đổi, phản hồi và thống nhất nội dung. Chủ trì cuộc họp sẽ là lãnh đạo Trung tâm, ký văn bản ban hành sẽ đƣợc phân cấp theo chức năng, nhiệm vụ.
3.4.3. Thông qua văn bản: thƣ ký cuộc họp tổng hợp ý kiến kết luận tại cuộc
họp, rà soát văn bản; soát xét bố cục, hình thức theo đúng quy định trình Chánh Văn phòng, Chánh Văn phòng tiếp tục xem xét lần cuối trƣớc khi trình lãnh đạo Trung tâm.
3.4.4. Trình ký và ban hành văn bản: văn bản sau khi đƣợc ngƣời có trách nhiệm ký xong, nhân viên văn thƣ thực hiện các bƣớc hoàn thiện: vào số, dấu và nhiệm ký xong, nhân viên văn thƣ thực hiện các bƣớc hoàn thiện: vào số, dấu và tổ chức ban hành văn bản tới tất cả các phòng, ban, CBNV liên quan trên hệ thống mạng LAN của Trung tâm và chuyển bản cứng báo cáo cho Ban Giám đốc và lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận hoặc CBNV còn lại có nhu cầu dùng bản có dấu đỏ chủ động liên hệ văn thƣ.
3.4.5. Quy trình ban hành văn bản
Bước thực hiện
Nội dung công việc Người thực hiện Phối hợp
Chuẩn bị và dự thảo nội
dung
- Tổ chức sƣu tầm và nghiên cứu các văn bản liên quan từ cơ quan cấp trên, ngang cấp và đơn vị có chức năng tƣơng đồng
- Nghiên cứu các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ hoặc các vấn đề/nội dung liên quan đã đƣợc quy định
- Bắt tay viết dự thảo, hoàn thiện dự thảo Chánh Văn phòng Các phòng, ban hoặc CBNV liên quan Tổ chức lấy ý kiến
- Gửi văn bản xin ý kiến qua email, qua tổ chức cuộc họp - Tiếp thu, chỉnh sửa
- Tiếp tục xin ý kiến
- Tiếp thu và phản hồi bằng văn bản, bằng trao đổi trực tiếp Chánh Văn phòng và chuyên viên tổng hợp Toàn thể CBNV Thông qua văn bản
- Hoàn thiện văn bản
- Soát xét thể thức, bố cục văn bản Chánh Văn phòng và chuyên viên tổng hợp Những CBNV liên quan Trình ký và ban hành văn bản - Trình ký
- Hoàn thiện và ban hành - Phát hành và tổ chức lƣu trữ
- Lãnh đạo Trung tâm hoặc Chánh Văn phòng (theo quy định phân cấp) - Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ
Toàn thể
CBNV liên quan