1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện
trương cũng là một trong những loại hình sự kiện đang rất được chú trọng trong hoạt động TT-TV hiện nay.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện thư viện
TCSK nói chung và TCSK trong lĩnh vực TT-TV nói riêng là một hoạt động dịch vụ vì vậy có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này. Tiếp cận theo quan điểm marketing có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSK thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô. [12, tr.27]
- Các yếu tố vĩ mô:
+ Môi trường con người: Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp... Tuỳ thuộc vào mỗi đối tượng NDT khác nhau sẽ có những loại hình sự kiện phù hợp riêng, vì vậy việc thay đổi về nhân khẩu học sẽ tạo ra những tác động làm ảnh hưởng tới hoạt động TCSK.
+ Môi trường kinh tế: Mỗi một cơ quan TT-TV ở các khu vực kinh tế phát triển khác nhau sẽ chịu những sự tác động khác nhau của từng môi trường kinh tế và điều này sẽ tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động TCSK của các thư viện. Ngoài ra, môi trường kinh tế của từng khu vực cũng sẽ có tác động chi phối đến nguồn ngân sách được cấp cho mỗi cơ quan thông tin – thư viện nói
riêng và điều này chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động TCSK của các thư viện.
+ Môi trường tự nhiên: Các yếu tố về môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rõ ràng nhất đến hoạt động TCSK nói chung và TCSK trong lĩnh vực TT-TV nói riêng chính là các yếu tố về thời tiết, khí hậu và môi trường. Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc TCSK, đặc biệt là các sự kiện tổ chức ở không gian ngoài trời. Môi trường nơi diễn ra sự kiện cũng có tác động lớn đến chất lượng TCSK. Các sự kiện được diễn ra trong một môi trường tự nhiên thoáng mát và sạch đẹp chắc chắn có thể gây ra những hiệu ứng thu hút NDT. Bên cạnh đó, các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường cũng có tác động nhất định đến hoạt động TCSK.
+ Môi trường văn hoá: Trình độ văn hoá ở từng khu vực sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả TCSK tại các cơ quan thông tin – thư viện trong khu vực đó. Bên cạnh đó, môi trường văn hoá cũng tác động rõ nét đến chủ đề, ý tưởng và phương pháp TCSK sao cho phù hợp với văn hoá của từng địa phương, khu vực và từng nhóm đối tượng NDT khác nhau.
+ Sự phát triển của công nghệ kỹ thuật: Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho TCSK ở nhiều lĩnh vực như: trong việc quản lý, lập kế hoạch TCSK, trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện (chuẩn bị địa điểm, trang trí, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt…), trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho TCSK, quá trình đưa đón, vận chuyển đại biểu, khách hàng hoặc NDT đến với sự kiện.
- Các yếu tố vi mô:
+ Các yếu tố bên trong của thư viện chủ trì TCSK: Đây là các yếu tố có tầm ảnh hưởng quyết định trực tiếp và quan trọng nhất đến hoạt động TCSK ở mỗi cơ quan thông tin – thư viện. Bao gồm:
Chính sách về hoạt động TCSK của từng cơ quan TT-TV là một trong những yếu tố mang tính chỉ đạo để tổ chức các sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện. Chính sách đưa ra các quy định về quy trình tổ chức và nội dung cơ bản của sự kiện phù hợp với phương hướng hoạt động và phát triển của từng thư viện, đồng thời cũng đưa ra định mức kinh phí trợ cấp cho hoạt động TCSK.
Các nguồn lực nội tại của cơ quan TT-TV: Nguồn lực thông tin và cơ sở vật chất kỹ thuật là các công cụ lao động chính trong hoạt động TCSK. Nếu các công cụ lao động này càng hiện đại và đa dạng thì chất lượng TCSK càng đạt hiệu quả cao và ngược lại. Bên cạnh đó, CBTV cũng là nguồn nhân lực chính để thực hiện quy trình tổ chức của một sự kiện thông tin – thư viện. Vì vậy, trình độ chuyên môn cũng như các kỹ năng và kinh nghiệm TCSK của CBTV sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động TCSK.
+ Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ TCSK: Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như: địa điểm tổ chức sự kiện, cách thức phục vụ, hình thức giải trí, âm thanh ánh sáng và các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt. Mọi sự thay đổi từ phía người hỗ trợ cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới quá trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện.
+ Người dùng tin: NDT thường là đối tượng chính mà các sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện hướng tới. Vì thế, những nhu cầu từ phía NDT sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động TCSK. Không chỉ vậy, sự tham gia và đánh giá của NDT chính là một trong những yếu tố quyết tố ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện và khả năng tái tổ chức các sự kiện tương tự trong tương lai.