1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện
1.1.4. Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện
Đối với mỗi góc độ nhìn nhận khác nhau về hoạt động TCSK sẽ có những tiêu chí khác nhau để đánh giá chất lượng hoạt động. Theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì “sự kiện” là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Bên cạnh đó, FTA cũng khẳng định việc tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện đã góp phần quan trọng kết nối doanh nghiệp với NDT, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. [28] Như vậy, dưới góc độ nhìn nhận TCSK như một công cụ marketing thì việc tìm kiếm được nhiều khách hàng và tổ chức được đa dạng các loại hình sự kiện là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng TCSK tại một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Mặt khác, theo tác giả Trần Thị Hoà, trong bài viết “Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hoá, xã hội”, một trong những yếu tố thế hiện chất lượng TCSK chính là hiệu quả truyền thông của sự kiện. [15] Thông qua hiệu quả truyền thông trước và sau sự kiện sẽ thu công chúng quan tâm, biết và tham gia sự kiện, đồng thời ghi lại những dấu ấn sâu sắc về sự kiện và góp phần làm tăng giá trị cũng như vị thế của đơn vị TCSK. Tuy nhiên, dù nhìn nhận dưới góc độ nào thì việc TCSK theo một quy trình chuyên nghiệp cũng luôn được nhiều chuyên gia TCSK đánh giá là một
trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu để thể hiện chất lượng tổ chức các loại hình sự kiện nói chung.
Trong hoạt động TT-TV, hiện nay hầu như chưa có một công trình nghiên cứu nào đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá chất lượng TCSK tại các thư viện. Theo tác giả, việc đưa ra các tiêu chí để đánh giá chất lượng TCSK tại một hay một nhóm các cơ quan TT-TV cụ thể không phải chỉ là việc đánh giá chất lượng tổ chức một sự kiện cụ thể nào đó mà là đánh giá tổng thể hoạt động TCSK nói chung. Vì vậy, nó sẽ là sự kết hợp của tất cả các tiêu chí trên, bao gồm: độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện; tính chuyên nghiệp trong quy trình TCSK và hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện.
- Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện:
Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện được tổ chức tại một cơ quan TT-TV cụ thể được coi là tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng hoạt động TCSK tại cơ quan đó. Trong hoạt động TT-TV, CBTV có thể tổ chức rất nhiều loại hình sự kiện và mỗi sự kiện đều có một mục đích khác nhau. Bên cạnh những mục đích kết nối CBTV với NDT, giữa những NDT và giữa những CBTV với nhau như trên, việc TCSK còn là cơ hội để các cơ quan TT-TV quảng bá hình ảnh, tìm kiếm các đối tác và các nhà tài trợ. Vì thế, việc tổ chức được càng đa dạng các loại hình sự kiện sẽ tăng hiệu quả của hoạt động TCSK nói chung đến sự phát triển của một cơ quan TT-TV cụ thể. Tuy nhiên, đa dạng về loại hình sự kiện là chưa đủ nếu chất lượng các sự kiện được tổ chức không đạt yêu cầu. Vì thế bên cạnh sự đa dạng thì sự sáng tạo cũng là một trong những tiêu chí quan trọng. Sự sáng tạo ở đây được thể ngay từ ý tưởng và cách thức TCSK. Một sự kiện được tổ chức ra nếu muốn thu hút được lượng lớn NDT quan tâm thì một
trong những tiêu chí quan trọng cần được xem xét chính là ý tưởng tổ chức của sự kiện đó. Những sự kiện có ý tưởng độc đáo và ý nghĩa sẽ tạo được sự quan tâm lớn đối với NDT. Một cơ quan TT-TV tổ chức được nhiều sự kiện đa dạng về thể loại và sáng tạo trong ý tưởng thì chất lượng TCSK sẽ đạt được hiệu quả cao. Vì thế, có thể khẳng định sự sáng tạo và tính đa dạng của các loại hình sự kiện là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng TCSK tại một cơ quan TT-TV cụ thể.
- Tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện:
Nếu một sự kiện có ý tưởng ban đầu tốt nhưng không được thực hiện một cách có kế hoạch và chuyên nghiệp thì sẽ không đạt được những hiệu quả như mong muốn. Vì thế, tính chuyên nghiệp trong quy trình TCSK chính là một trong tiêu chí để đánh giá chất lượng TCSK. Dựa trên những điểm đặc trưng của một sự kiện nói chung, quy trình TCSK trong hoạt động TT-TV cũng cần đảm bảo đầy đủ 4 giai đoạn, gồm:
+ Giai đoạn 1 – Tiếp nhận thông tin và hình thành ý tưởng: Trước
khi bắt đầu thực hiện tổ chức một sự kiện, CBTV cần tiến hành tiếp nhận thông tin từ nhiều phía như: từ ban lãnh đạo, từ CBTV hoặc từ NDT. Đó là những thông tin như: mục đích, lý do TCSK, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện. Sau đó, dựa trên những thông tin đã tiếp nhận, CBTV sẽ suy nghĩ và hình thành các ý tưởng chủ đạo cũng như chủ đề cho sự kiện.
+ Giai đoạn 2 – Xây dựng kế hoạch: Trong kế hoạch sự kiện phải
làm nổi bật tính khả thi về việc TCSK trong các phần: ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông và dự trù kinh phí.
Sau khi xây dựng hoàn chỉnh bản kế hoạch, CBTV sẽ trình lên lãnh đạo thư viện. Lãnh đạo thư viện sau khi xem xét tiến trình thực hiện và mức độ khả thi của kế hoạch sẽ chấp thuận/ không chấp thuận cho TCSK.
+ Giai đoạn 3 - Tiến hành thực hiện: Trước sự kiện, sẽ có rất nhiều
hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, phân công nhân sự, dàn dựng lắp đặt, truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, tổng duyệt. Trong sự kiện, mọi hoạt động sẽ được tổ chức, triển khai và giám sát thực hiện theo kế hoạch đã lập sẵn. Sau sự kiện, CBTV được phân công sẽ phải thu dọn vệ sinh sạch sẽ, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp.
+ Giai đoạn 4 - Đánh giá, tổng kết và báo cáo: Sau khi mỗi sự kiện
kết thúc, nhóm CBTV thực hiện sự kiện sẽ viết lại báo cáo tổng kết những gì đã làm được cũng như những thiếu xót trong quá trình tiến hành TCSK để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
- Hiệu quả hoạt động truyền thông sự kiện:
Trong các tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động TCSK tại một cơ quan TT-TV cụ thể, hiệu quả truyền thông sự kiện được xem như một trong ba tiêu chí quan trọng hàng đầu. Nếu một sự kiện có ý tưởng sáng tạo và quy trình tổ chức chuyên nghiệp nhưng hoạt động truyền thông sự kiện không đạt hiệu quả sẽ không thể thu hút nhiều NDT biết, quan tâm và tham gia sự kiện. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng TCSK vì số lượng NDT tham gia sự kiện được xem như một trong những số liệu quan trọng phản ánh chất lượng của sự kiện đó. Hiệu quả hoạt động truyền thông của một sự kiện được phản ánh thông qua chất lượng quảng bá sự kiện và sự phản hồi của NDT tham gia sự kiện. Công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có hai giai đoạn chủ chốt là truyền
thông trước và sau sự kiện, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp. Nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất thu hút sự chú ý của NDT tham gia sự kiện thì việc truyền thông sau sự kiện có nhiều mục đích khác như nhắc những NDT đã tham gia sự kiện nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như ý nghĩa mà sự kiện mang lại, đồng thời cũng tạo sự hứng thú với những NDT khác để thu hút họ tham gia các sự kiện được tổ chức sau đó.