Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện là nơi gặp mặt để cùng chia sẻ và trao đổi ý kiến của các nhà khoa học, nhà quản lý, CBTV hoặc sinh viên, học viên về những vấn đề lý luận và thực tiễn có tính cấp thiết ảnh hưởng tới sự phát triển của ngành thông tin – thư viện. Như vậy, mỗi hội thảo chuyên ngành đều cần có một chủ đề cụ thể để các nhà khoa học thảo luận và đưa ra ý kiến. Trong ba năm qua (2013-2015), đã có tất cả 10 cuộc hội thảo chuyên ngành được tổ chức tại năm cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH được khảo sát tại Hà Nội. Trong đó, riêng Thư viện Tạ Quang Bửu đã tổ chức 7 hội thảo (chiếm 70%), Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT và Thư viện ĐH Thủy Lợi đều đã tổ chức một hội thảo. Như vậy có thể thấy rất rõ sự chênh lệch về mật độ tổ chức các hội thảo chuyên ngành tại các thư viện trường ĐH tại Hà Nội.
Việc lựa chọn chủ đề để thảo luận là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định đến sự thành công của hội thảo. Khảo sát cho thấy những chủ đề được lựa chọn để tổ chức hội thảo đều đã đảm bảo tính cập nhật và cấp thiết đúng với những vấn đề mà lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Những chủ đề này thường được chia thành hai mảng chính đó là về các vấn đề liên quan đến sự nghiệp phát triển thư viện nói chung và cho từng thư viện nói riêng. Trong đó, hầu hết hội thảo chuyên ngành mà Thư viện Tạ Quang Bửu tổ chức đều có quy mơ lớn bàn về các vấn đề đặt ra cho sự nghiệp phát triển thông tin – thư viện nói chung như: Hội thảo chuyên đề về nguồn tài nguyên điện tử (21/11/2013), Hội thảo “Thành lập Liên hiệp chia sẻ nguồn tin điện tử ngành Khoa học Công nghệ và Kỹ thuật”
(24/10/2014), Hội thảo với chuyên đề “Giải pháp quản trị thư viện hiện đại” (2/12/2014), Hội thảo “Giải pháp quản lý thư viện tự động bằng công nghệ RFID” (21/4/2015) và Hội thảo “Lợi ích từ việc tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu OCLC” (5/6/2015). Bên cạnh đó, các trung tâm thơng tin – thư viện tại các trường ĐH khác lại có xu hướng quan tâm đến những vấn đề cấp thiết đang đặt ra ngay tại chính thư viện như: Hội thảo "Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện Ngân hàng" (23/5/2014) hay Hội thảo chuyên đề về “Thuận lợi và khó khăn khi tích hợp các thư viện thành viên” tại Thư viện ĐH Thủy Lợi (4/2015).
Thông qua những hội thảo này, CBTV và những người nghiên cứu về TT- TV đã cùng nhau chia sẻ và tìm ra cách giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong q trình hoạt động từ đó tạo mơi trường để họ tích luỹ thêm các tri thức và kinh nghiệm mới. Đồng thời thông qua đây, các nhà quản lý thư viện cũng đã có cơ hội để gặp gỡ và tạo dựng thêm những mối quan hệ hợp tác cùng phát triển và tìm kiếm những nhà đầu tư, cung cấp các dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu. Vì thế, việc tổ chức và cử các CBTV đi tham gia các buổi hội thảo chuyên ngành đã và đang trở thành hoạt động có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xây dựng và phát triển tồn ngành TT-TV nói chung và với từng thư viện trường ĐH nói riêng.
2.1.6. Các sự kiện kỷ niệm và khai trƣơng
Bên cạnh các sự kiện mang những đặc thù riêng của hoạt động thông tin – thư viện như tọa đàm NDT, triển lãm sách, ngày hội đọc sách hay hội thảo chuyên ngành, sự kiện kỷ niệm, khai trương cũng là các sự kiện không thể thiếu trong hoạt động thông tin – thư viện hiện nay. Mặc dù thực tế khảo sát cho thấy,
số lượng tổ chức các sự kiện này là không lớn. Tại năm thư viện trường ĐH được khảo sát chỉ có ba sự kiện kỷ niệm và khai trương đã được tổ chức. Tuy nhiên, quy mô của tất cả ba sự kiện này đều rất lớn. Điều đó chứng tỏ vai trị quan trọng của việc tổ chức các sự kiện kỷ niệm, khai trương trong việc quảng bá và xây dựng thượng hiệu cho thư viện. Cụ thể:
+ Lễ khai trương Phịng đọc Tài liệu dành cho Chương trình Đào tạo Quốc tế (15/11/2013), tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng. Sự kiện đã được tổ chức long trọng tại tầng 5 của Trung tâm. Đến dự lễ khai trương có đại diện Ban Giám đốc Học viện cùng đại diện Ban Lãnh đạo các Trung tâm, Khoa, Phòng, Ban và các cán bộ, giảng viên, sinh viên đang theo học chương trình đào tạo Quốc tế. Buổi lễ khai trương đã nhận được sự hưởng ứng tích cực của tồn thể giảng viên và sinh viên ITP, góp phần xây dựng thương hiệu cho Trung tâm.
+ Lễ trao tặng sách của Công ty Denso (29/11/2013) tại Thư viện Tạ Quang Bửu. Sau hơn 6 năm ký kết hợp tác giữa Công ty TNHH Denso Việt Nam và Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, Lễ trao tặng sách của Công ty Denso đã diễn ra trang trọng tại Hội trường tầng 10 Thư viện Tạ Quang Bửu. Đến dự có Ơng Hirokazu Yagi - Phó Tổng giám đốc, cán bộ phụ trách các đơn vị thuộc công ty Denso Việt Nam; PGS. Nguyễn Cảnh Lương - Phó Hiệu trưởng ĐH Bách Khoa Hà Nội, ThS. Hà Thị Huệ - Giám đốc Thư viện Tạ Quang Bửu cùng cán bộ các đơn vị và sinh viên Nhà trường đã đến dự buổi lễ. Trong buổi lễ, Thư viện Tạ Quang Bửu đã nhận 400 cuốn sách về khoa học – kỹ thuật trị giá 82 triệu đồng do Công ty Denso trao tặng.
+ Lễ kỷ niệm 25 năm thư viện hoạt độc độc lập và đón nhận Bằng khen của Thủ tướng chính phủ (28/10/2014) tại Thư viện ĐH Thủy Lợi. Đến tham dự lễ kỷ niệm, có bà Vũ Dương Thúy Ngà – Phó Vụ trưởng Vụ Thư viện, GS.TS Đào Xuân Học - Nguyên Thứ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Nguyên Hiệu trưởng Nhà trường cùng tồn thể các đồng chí lãnh đạo thư viện các trường ĐH, học viện khu vực phía Bắc. Trong buổi lễ, Th.S Nguyễn Thị Phương Trà – Giám đốc Thư viện đã đại diện cho toàn thể cán bộ của thư viện báo cáo tóm tắt q trình phát triển của Thư viện ĐH Thủy lợi, thơng qua đó góp phần quảng bá và xây dựng hình ảnh thư viện phát triển ngày càng vững chắc hơn.
Như vậy, có thể thấy việc tổ chức các sự kiện nhân dịp kỷ niệm, khai trương không chỉ là cách thức hiệu quả để giới thiệu hình ảnh và quảng bá, phát triển sản phẩm, dịch vụ TT-TV hiệu quả mà cịn có giá trị to lớn trong việc khẳng định vị thế quan trọng của thư viện. Vì thế, các sự kiện kỷ niệm, khai trương cũng là một trong những loại hình sự kiện đang rất được chú trọng trong hoạt động thông tin – thư viện hiện nay.
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thơng tin – thƣ viện tại các trƣờng đại học ở à Nội trƣờng đại học ở à Nội
Dựa trên những điểm đặc trưng của một sự kiện nói chung, quy trình TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện cần đảm bảo đầy đủ 4 giai đoạn: Tiếp nhận thơng tin và hình thành ý tưởng – Xây dựng kế hoạch thực hiện - Triển khai thực hiện - Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện.
2.2.1. Tiếp nhận thơng tin và hình thành ý tưởng
Tiếp nhận thơng tin và hình thành ý tưởng là giai đoạn đầu tiên trong q trình tổ chức các sự kiện nói chung và sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện nói riêng. Cụ thể:
+ Bước 1 - Tiếp nhận thơng tin: Trước khi bắt đầu thực hiện tổ chức
một sự kiện, CBTV ở hầu hết tất cả các thư viện trường ĐH được khảo sát đều đã tiến hành tiếp nhận thông tin. Việc tiếp nhận thông tin ở đây được chia thành hai hướng. Thứ nhất, tiếp nhận thơng tin từ phía Lãnh đạo nhà trường hoặc các đơn vị khác trong và ngoài nhà trường như các phòng ban chức năng trong trường (phịng đào tạo, phịng cơng tác chính trị sinh viên, Hội sinh viên, Đoàn thanh niên…) hoặc từ Vụ Thư viện. Hướng cịn lại là tiếp từ chính nhu cầu thực tế của thư viện, do các CBTV hoặc NDT trình bày. Những thơng tin được tiếp nhận bao gồm: mục đích, lý do TCSK, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện… Từ đó sẽ xác định hướng đi cho sự kiện sắp tổ chức. Tuy nhiên, việc tiếp nhận thông tin ở các thư viện trường ĐH được khảo sát vẫn còn điểm hạn chế là ngoại trừ Trung tâm Thông tin – Thư viện của Học viện Ngân hàng và ĐH FPT thì các thư viện cịn lại (chiếm 60%) đều chưa từng tiến hành việc tiếp nhận thơng tin từ phía NDT – đối tượng chính mà hầu hết các sự kiện hướng tới. Điều này dẫn tới việc bên cạnh số lượng lớn NDT tham gia cảm thấy hài lịng thì vẫn cịn 3,82% NDT đã đánh giá là địa điểm tổ chức chưa phù hợp và 3,13% cho rằng thời gian tổ chức chưa phù hợp.
+ Bước 2 - Suy nghĩ ý tưởng: Đây được đánh giá là bước quan trọng
nhất, có ý nghĩa quyết định tạo sự khác biệt của sự kiện. Bên cạnh những ý tưởng được xuất phát từ sự chỉ đạo của ban Lãnh đạo nhà trường thì hầu hết các
suy nghĩ và đề xuất. Các ý tưởng này sẽ được trình bày trong bản phương hướng và đề xuất hoạt động theo năm hoặc từng q để xin ý kiến góp ý từ phía lãnh đạo thư viện trước khi trình lên Ban lãnh đạo nhà trường. Đặc biệt, riêng với Thư viện Tạ Quang Bửu thì hầu hết các ý tưởng thực hiện được đưa ra trực tiếp từ chính ban giám đốc của thư viện. Tuy nhiên, điểm hạn chế là hầu hết các thư viện vẫn chưa quan tâm tới những ý tưởng xuất phát từ phía của NDT mà chủ yếu đều từ một phía của CBTV. Vì thế hầu hết ý tưởng của các sự kiện hiện nay vẫn bị giới hạn xoay quanh các chủ đề như kỷ niệm các ngày lễ, các sự kiện lớn của đất nước và của trường. Trong khi đó, thực tế cho thấy với các thư viện có sự tiếp nhận ý tưởng từ phía NDT đã tạo ra được những ý tưởng đa dạng và phong phú hơn như việc tổ chức các các toạ đàm sinh hoạt chuyên đề về các lĩnh vực mà sinh viên thực sự quan tâm được tổ chức tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT. Như vậy, có thể thấy việc đa dạng hố các ý tưởng sự kiện chính là một trong những vấn đề mà các thư viện trường ĐH cần phải quan tâm, chú trọng hơn nữa.
2.2.2. Xây dựng kế hoạch thực hiện
Việc xây dựng kế hoạch hợp lý có thể tạo tiền đề tốt để triển khai thực thực hiện và ngược lại, nếu kế hoạch thiếu hợp lý sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình triển khai thực hiện. Vì thế, xây dựng kế hoạch luôn là giai đoạn được các người TCSK quan tâm, chú trọng hàng đầu. Cụ thể:
+ Lập kế hoạch thực hiện: Sau khi phát triển được các ý tưởng,
CBTV có trách nhiệm TCSK sẽ hệ thống lại và phác thảo kế hoạch. Đối với các thư viện có bộ phận marketing riêng như Trung tâm Thông tin – Thư viện của Học viện Ngân Hàng và ĐH FPT thì nhiệm vụ này được giao cho cán bộ trực
tiếp của bộ phận đó. Cịn với các thư viện khác, nhiệm vụ này được quy về cho cán bộ ở các phịng ban có chức năng kiêm nhiệm như với Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Luật Hà Nội nhiệm vụ được giao cho cán bộ ở phịng Thơng tin, đối với Thư viện Tạ Quang Bửu sẽ do ban thư ký – hành chính thực hiện. Các kế hoạch đều được trình bày dưới dạng văn bản có các đề mục rõ ràng về những nội dung như: các cơng việc chính cần thực hiện, thời gian thực hiện, người thực hiện và ghi chú rõ ràng nếu có những yêu cầu đặc biệt khác. Đặc biệt, trong kế hoạch sự kiện hầu hết các thư viện đều đã làm nổi bật được tính khả thi về ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thơng và dự trù kinh phí. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quyết định cho pháp TCSK của Ban lãnh đạo nhà trường.
+ Thuyết trình kế hoạch: Đây là khâu công việc cuối cùng trong giai
đoạn xây dựng kế hoạch để TCSK. Khảo sát thực tế cũng cho thấy thuyết trình kế hoạch là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện trong quy trình tổ chức một sự kiện thơng tin – thư viện vì hầu hết nguồn ngân sách được cấp cho mọi hoạt động của thư viện đều từ ngân sách của trường. Tại tất cả các thư viện đã tiến hành khảo sát, quy trình thực hiện việc thuyết trình kế hoạch đều diễn ra theo trình tự đi từ cấp thấp đến cấp cao. Nghĩa là, sau khi hồn thành xong kế hoạch, CBTV sẽ trình lên ban lãnh đạo thư viện để kiểm tra và chốt lại bản kế hoạch lần cuối. Sau đó, lãnh đạo thư viện sẽ cử người đại diện trình tiếp lên ban lãnh đạo nhà trường để xin ý kiến chỉ đạo. Tại đây, ban lãnh nhà trường sau khi xem xét tiến trình thực hiện kế hoạch, mức độ khả thi của sự kiện sẽ đưa ra quyết định chấp thuận/ không chấp thuận cho TCSK. Và thực tế cho thấy không phải 100% các kế hoạch đưa lên đều được duyệt cho tổ chức vì thế việc xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và hợp lý là yếu tố quan trọng tiên quyết.
2.2.3. Triển khai tổ chức thực hiện
Sau khi xây dựng được một bản kế hoạch chi tiết, công việc tiếp theo trong quy trình TCSK là triển khai thực hiện. Đây là giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Triển khai thực hiện bao gồm rất nhiều cơng đoạn tuỳ vào từng loại hình và quy mơ của sự kiện. Tuy nhiên, các vấn đề mà bất kỳ sự kiện nào trong quá trình triển khai cũng cần phải quan tâm đến đó là: phân cơng nhân sự, tổ chức triển khai và giám sát thực hiện.
Đối với việc phân công nhân sự, thực tế đây là bước đã được triển khai ngay trong quá trình xây dựng kế hoạch. Tuy nhiên, tuỳ vào từng tình hình cụ thể, việc điều động nhân sự sẽ có những sự thay đổi cho phù hợp. Hầu hết tại các cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH được khảo sát, vì số lượng sự kiện được tổ chức trong một năm là không nhiều nên mức độ đầu tư cho các sự kiện thường rất được chú trọng. Trước mỗi sự kiện, thư viện sẽ tổ chức những buổi họp mặt để bàn bạc và phân công công việc cụ thể. Trong đó, đối với các thư viện có phịng ban chuyên môn chịu trách nhiệm về marketing và TCSK như Trung tâm Thông tin – Thư viện của ĐH FPT và Học viện Ngân Hàng thì trách nhiệm thực hiện chính sẽ giao cho cán bộ của phịng/tổ, tồn thể cán bộ ở các đơn vị khác trong thư viện đều có trách nhiệm hỗ trợ. Còn với các thư viện khơng có phịng/tổ chun mơn về TCSK, thì sự phân cơng cơng việc thường sẽ theo mơ hình chia nhánh. Nghĩa là, lãnh đạo thư viện sẽ chia CBTV thành các nhóm phụ trách theo từng mảng công việc cần thực hiện. Sự phân chia nhóm tuỳ thuộc vào khả năng của từng CBTV sao cho phù hợp nhất. Trong mỗi nhóm sẽ có nhóm trưởng chịu trách nhiệm chính. Như vậy, có thể thấy sự phân chia cơng việc trong q trình TCSK tại các thư viện trường ĐH đã mang tính khoa học và
nhân lực còn hạn chế nên hầu hết trong quá trình triển khai thực hiện sự kiện, các