2.2. Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại các
2.2.3. Triển khai tổ chức thực hiện
Sau khi xây dựng được một bản kế hoạch chi tiết, công việc tiếp theo trong quy trình TCSK là triển khai thực hiện. Đây là giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Triển khai thực hiện bao gồm rất nhiều công đoạn tuỳ vào từng loại hình và quy mơ của sự kiện. Tuy nhiên, các vấn đề mà bất kỳ sự kiện nào trong quá trình triển khai cũng cần phải quan tâm đến đó là: phân cơng nhân sự, tổ chức triển khai và giám sát thực hiện.
Đối với việc phân công nhân sự, thực tế đây là bước đã được triển khai ngay trong quá trình xây dựng kế hoạch. Tuy nhiên, tuỳ vào từng tình hình cụ thể, việc điều động nhân sự sẽ có những sự thay đổi cho phù hợp. Hầu hết tại các cơ quan thông tin – thư viện trường ĐH được khảo sát, vì số lượng sự kiện được tổ chức trong một năm là không nhiều nên mức độ đầu tư cho các sự kiện thường rất được chú trọng. Trước mỗi sự kiện, thư viện sẽ tổ chức những buổi họp mặt để bàn bạc và phân công công việc cụ thể. Trong đó, đối với các thư viện có phịng ban chuyên môn chịu trách nhiệm về marketing và TCSK như Trung tâm Thông tin – Thư viện của ĐH FPT và Học viện Ngân Hàng thì trách nhiệm thực hiện chính sẽ giao cho cán bộ của phịng/tổ, tồn thể cán bộ ở các đơn vị khác trong thư viện đều có trách nhiệm hỗ trợ. Còn với các thư viện khơng có phịng/tổ chun mơn về TCSK, thì sự phân cơng cơng việc thường sẽ theo mơ hình chia nhánh. Nghĩa là, lãnh đạo thư viện sẽ chia CBTV thành các nhóm phụ trách theo từng mảng công việc cần thực hiện. Sự phân chia nhóm tuỳ thuộc vào khả năng của từng CBTV sao cho phù hợp nhất. Trong mỗi nhóm sẽ có nhóm trưởng chịu trách nhiệm chính. Như vậy, có thể thấy sự phân chia công việc trong quá trình TCSK tại các thư viện trường ĐH đã mang tính khoa học và
nhân lực còn hạn chế nên hầu hết trong quá trình triển khai thực hiện sự kiện, các thư viện đã phải huy động toàn bộ nguồn nhân sự. Điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng phục vụ các dịch vụ khác của thư viện trong thời gian đó.
Sau khi phân cơng nhiệm vụ, thì việc thực hiện cơng việc trước, trong và sau sự kiện sẽ được triển khai theo kế hoạch. Tại các thư viện được khảo sát, hầu hết công việc cần thực hiện trước sự kiện bao gồm: khảo sát địa điểm, trang trí và dàn dựng lắp đặt các thiết bị cần có, sắp xếp việc mời khách và truyền thơng cho chương trình. Sau đó, mọi hoạt động sẽ được triển khai thực hiện đúng với kế hoạch. Tuy nhiên, nếu với q trình chuẩn bị CBTV hồn tồn có thể làm chủ mọi hoạt động thì việc triển khai thực hiện lại là sự kết hợp của nhiều phía tham gia. Đặc biệt với các sự kiện như ngày hội đọc sách thì việc tham gia của các nhà xuất bản sách cũng ảnh hưởng rất nhiều đến thành cơng của sự kiện. Vì thế, thực tế trong quá trình diễn ra sự kiện, dưới tác động của các yếu tố ảnh hưởng như thời tiết, các sự cố đột xuất về khách mời, đối tác tham dự hay trang thiết bị đã có những ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình triển khai sự kiện. Như vậy, khơng phải tất cả các sự kiện đều được triển khai đúng kế hoạch. Mỗi khi có sự cố xảy ra, các CBTV đều đã biết cách chủ động có những sự thay đổi chương trình phù hợp. Do đó, mặc dù sự cố được ghi nhận là xảy ra trong rất nhiều sự kiện nhưng khơng có sự kiện nào bị huỷ. Điều này cũng được NDT đánh giá rất tích cực, có 73,26% NDT đánh giá cao về tính chuyên nghiệp trong quá trình TCSK và 81.94% cảm thấy hài lòng về sự kiện. Sau khi kết thúc sự kiện, CBTV được phân công sẽ phải thu dọn vệ sinh sạch sẽ nơi TCSK, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp.
Để thực hiện tốt giai đoạn triển khai sự kiện, bên cạnh việc phân công nhân sự phù hợp và thực hiện kế hoạch một cách linh hoạt thì hoạt động giám sát tổ chức cũng đóng một vai trị rất quan trọng. Tại Thư viện ĐH Thuỷ Lợi, sau khi chia cán bộ thành các nhóm nhỏ để đảm bảo thực hiện từng cơng việc. Các nhóm trưởng sẽ thường xun phải họp để báo cáo với lãnh đạo thư viện về tiến độ thực hiện. Điều này cũng được áp dụng tương tự với một số thư viện trường ĐH. Tuy nhiên, thực tế cho thấy công việc giám sát thực hiện vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề. Chính vì vậy, đã dẫn đến nhiều tình huống đến sát ngày diễn ra sự kiện mới phát hiện ra sự cố và ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tổ chức của sự kiện. Đây là điều mà các thư viện cần xem xét và chú trọng hơn nữa.