2.2. Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại các
2.2.1. Tiếp nhận thơng tin và hình thành ý tưởng
Tiếp nhận thơng tin và hình thành ý tưởng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổ chức các sự kiện nói chung và sự kiện trong hoạt động thơng tin – thư viện nói riêng. Cụ thể:
+ Bước 1 - Tiếp nhận thông tin: Trước khi bắt đầu thực hiện tổ chức
một sự kiện, CBTV ở hầu hết tất cả các thư viện trường ĐH được khảo sát đều đã tiến hành tiếp nhận thông tin. Việc tiếp nhận thông tin ở đây được chia thành hai hướng. Thứ nhất, tiếp nhận thơng tin từ phía Lãnh đạo nhà trường hoặc các đơn vị khác trong và ngoài nhà trường như các phòng ban chức năng trong trường (phịng đào tạo, phịng cơng tác chính trị sinh viên, Hội sinh viên, Đồn thanh niên…) hoặc từ Vụ Thư viện. Hướng còn lại là tiếp từ chính nhu cầu thực tế của thư viện, do các CBTV hoặc NDT trình bày. Những thơng tin được tiếp nhận bao gồm: mục đích, lý do TCSK, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện… Từ đó sẽ xác định hướng đi cho sự kiện sắp tổ chức. Tuy nhiên, việc tiếp nhận thông tin ở các thư viện trường ĐH được khảo sát vẫn còn điểm hạn chế là ngoại trừ Trung tâm Thông tin – Thư viện của Học viện Ngân hàng và ĐH FPT thì các thư viện cịn lại (chiếm 60%) đều chưa từng tiến hành việc tiếp nhận thơng tin từ phía NDT – đối tượng chính mà hầu hết các sự kiện hướng tới. Điều này dẫn tới việc bên cạnh số lượng lớn NDT tham gia cảm thấy hài lịng thì vẫn cịn 3,82% NDT đã đánh giá là địa điểm tổ chức chưa phù hợp và 3,13% cho rằng thời gian tổ chức chưa phù hợp.
+ Bước 2 - Suy nghĩ ý tưởng: Đây được đánh giá là bước quan trọng
nhất, có ý nghĩa quyết định tạo sự khác biệt của sự kiện. Bên cạnh những ý tưởng được xuất phát từ sự chỉ đạo của ban Lãnh đạo nhà trường thì hầu hết các
suy nghĩ và đề xuất. Các ý tưởng này sẽ được trình bày trong bản phương hướng và đề xuất hoạt động theo năm hoặc từng q để xin ý kiến góp ý từ phía lãnh đạo thư viện trước khi trình lên Ban lãnh đạo nhà trường. Đặc biệt, riêng với Thư viện Tạ Quang Bửu thì hầu hết các ý tưởng thực hiện được đưa ra trực tiếp từ chính ban giám đốc của thư viện. Tuy nhiên, điểm hạn chế là hầu hết các thư viện vẫn chưa quan tâm tới những ý tưởng xuất phát từ phía của NDT mà chủ yếu đều từ một phía của CBTV. Vì thế hầu hết ý tưởng của các sự kiện hiện nay vẫn bị giới hạn xoay quanh các chủ đề như kỷ niệm các ngày lễ, các sự kiện lớn của đất nước và của trường. Trong khi đó, thực tế cho thấy với các thư viện có sự tiếp nhận ý tưởng từ phía NDT đã tạo ra được những ý tưởng đa dạng và phong phú hơn như việc tổ chức các các toạ đàm sinh hoạt chuyên đề về các lĩnh vực mà sinh viên thực sự quan tâm được tổ chức tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT. Như vậy, có thể thấy việc đa dạng hố các ý tưởng sự kiện chính là một trong những vấn đề mà các thư viện trường ĐH cần phải quan tâm, chú trọng hơn nữa.