Ngày nay, TCSK không chỉ góp phần giúp thư viện phát triển sản phẩm và dịch vụ, giúp CBTV kết nối với NDT mà còn tạo môi trường phát triển và nâng cao nghiệp vụ cho CBTV, giúp các cơ quan thông tin – thư viện quảng bá và tạo dựng thương hiệu.
1.2.1. Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các sản phẩm và dịch vụ của thư viện cũng cũng ngừng phát triển để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT. Tuy nhiên, việc xây dựng và sáng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của NDT chỉ thực sự có giá trị khi các sản phẩm và dịch vụ này đến được với NDT. Bên cạnh những hoạt động truyền thông marketing thì TCSK chính là một trong những cách thức hiệu quả để phát triển và quảng bá sản phẩm và dịch vụ TT-TV. Thông qua các sự kiện như tuyên truyền giới thiệu tài liệu, triển lãm sách, các cuộc thi tìm hiểu và viết cảm nghĩ về về thư viện, các toạ đàm NDT hay các buổi lễ khai trương giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ, các cơ quan thông tin – thư viện có thể mang các sản phẩm và dịch vụ của mình nhanh chóng
tiếp cận tới nhóm đối tượng NDT mục tiêu, thông qua đó tìm hiểu những nhu cầu tin của họ để có những thay đổi phù hợp, phát triển và quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan mình một cách hiệu quả. Còn đối với NDT, việc tích cực tham gia vào các sự kiện của thư viện chính là cách giúp chúng ta có thêm những kiến thức cần thiết về các sản phẩm và dịch vụ thông tin mà thư viện cung cấp, từ đó có những phương thức sử dụng và khai thác hiệu quả để phục vụ tốt nhất nhu cầu nghiên cứu và học tập của bản thân.
1.2.2. Kết nối với người dùng tin và xây dựng các mối quan hệ hợp tác
Trong hoạt động TT-TV, phục vụ tốt nhất nhu cầu của NDT chính là mục tiêu cuối cùng mà mọi thư viện cùng hướng tới. Vì thế, việc tổ chức các sự kiện như toạ đàm NDT, triển lãm sách, các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện... chính là cầu nối tạo mối quan hệ hai chiều giữa NDT và thư viện. Đối với NDT, sự kiện vừa là nơi giới thiệu những thông điệp mà thư viện muốn truyền tải, bên cạnh đó cũng là sự tri ân mà thư viện dành cho họ, góp phần tạo mối quan hệ gắn bó, gần gũi lâu dài. Không chỉ vậy, TCSK còn tạo ra một không gian thân thiện, gần gũi để thư viện giới thiệu, quảng bá hình ảnh cũng như các sản phẩm và dịch vụ đến với NDT. Bên cạnh việc tạo dựng mối quan hệ với NDT, TCSK cũng là cầu nối hiệu quả để kết nối các cơ quan TT-TV với các cơ quan, tổ chức liên quan. Đối với các đơn vị cùng ngành, sự kiện vừa là nơi giao lưu giữa các thư viện, vừa là nơi chứng tỏ nguồn lực và sức mạnh của chính đơn vị tổ chức. Thông qua đó, các cơ quan TT-TV có dịp học hỏi và xây dựng những chính sách liên kết phù hợp để cùng phát triển và tìm kiếm thêm các nhà tài trợ tiềm năng như các nhà xuất bản, nhà sách, công ty kinh doanh phần mềm về thư viện…
1.2.3. Quảng bá hình ảnh và tạo dựng thương hiệu cho thư viện
Trong lĩnh vực kinh doanh, hầu hết các nhà nghiên cứu và quản trị marketing thương hiệu đều cho rằng giá trị thương hiệu được hình thành từ những nỗ lực của hoạt động marketing và TCSK là một trong những cách thức hiệu quả. Mặc dù, các cơ quan TT-TV luôn phát triển theo phương châm phi lợi nhuận nhưng không thể phủ nhận rằng cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, chúng ta đã và đang bước vào giai đoạn xã hội hoá thông tin – nơi mà sự cạnh tranh là điều tất yếu. Đặc biệt trong thời kỳ số hóa và kỷ nguyên của công nghệ thông tin như ngày này, khi mà các nguồn thông tin khác như nhà xuất bản hay mạng Internet đang ngày càng phát triển một cách mạnh mẽ thì việc tìm ra các giải pháp để có thể xây dựng và quảng bá hình ảnh của thư viện là điều cấp thiết và TCSK là một trong số những giải pháp hiệu quả. Trong đó, việc đứng ra tổ chức một sự kiện có tính chuyên môn cao góp phần tạo dựng và khẳng định uy tín cũng như vị thế của các cơ quan TT-TV. Đặc biệt, TCSK cũng là một trong những cách thức hiệu quả để gia tăng tuần suất xuất hiện trên các phương tiện truyền thông của thư viện, giúp các cơ quan TT-TV chứng tỏ nguồn lực thông tin, quảng bá hình ảnh một cách rộng rãi, góp phần kết nối với NDT và tạo dựng các mối quan hệ hợp tác, đầu tư quan trọng.
1.2.4. Tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện thư viện
Tổ chức sự kiện không chỉ đóng vai trò quan trọng là kênh phát triển sản phẩm và dịch vụ, kết nối với NDT, quảng bá và nâng cao vị thế của thư viện mà còn góp phần quan trọng tạo ra một môi trường chuyên nghiệp giúp CBTV có
thể học hỏi và nâng cao nghiệp vụ. Ngày nay, CBTV không chỉ cần nắm vững những kiến thức chuyên môn về xử lý tài liệu và phục vụ NDT mà còn cần thêm rất nhiều những kỹ năng khác như tiếng anh, tin học, kỹ năng giao tiếp và truyền thông marketing. Thông qua các sự kiện như hội thảo chuyên ngành, các cuộc thi về chuyên môn, các CBTV sẽ có cơ hội để thể hiện kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ của bản thân, trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp và qua đó tự học hỏi và tích luỹ thêm những kiến thức và kinh nghiệm mới có giá trị. Không chỉ vậy, ngay trong chính quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị và thực hiện sự kiện cũng là cơ hội để CBTV tích luỹ và rèn luyện thêm những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết như làm việc nhóm, TCSK, giao tiếp và truyền thông marketing.
1.3. Tổng quan về các thƣ viện trƣờng đại học tại à Nội
Theo số liệu thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo, hiện nay có tất cả 72 trường ĐH công lập và ngoài công lập trên địa bàn thành phố Hà Nội. Hầu hết các trường ĐH này đều đã xây dựng các cơ quan TT-TV riêng để lưu trữ và phục vụ tài liệu cho đối tượng NDT là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong nhà trường. Trong đó, có một số thư viện trường ĐH phát triển rất mạnh mẽ không chỉ các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mà còn ở nhiều hoạt động khác như truyền thông marketing, TCSK để thu hút NDT tới với thư viện ngày càng đông đảo. Tuy nhiên do điều kiện thực tế cho phép, trong giới hạn của bài luận văn, tác giả chỉ chọn đại diện một số thư viện trường ĐH đảm bảo đầy đủ sự đa dạng về quy mô, loại hình và lĩnh vực đào tạo, cụ thể là: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Luật, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT, Thư viện ĐH Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu
1.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Hầu hết các thư viện trường ĐH đều đã được tách biệt thành một đơn vị hoạt động độc lập như Thư viện hoặc Trung tâm Thông tin – Thư viện, có ban lãnh đạo gồm giám đốc và phó giám đốc. Việc được hoạt động như một cơ quan độc lập tạo điều kiện để các thư viện phát triển mạnh mẽ ở nhiều phương diện khác nhau như thay đổi về cơ cấu tổ chức, bổ sung thêm nhiều loại hình tài liệu mới và tích cực ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin cũng như phát triển thêm nhiều hoạt động khác thu hút NDT đến với thư viện. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ tại các thư viện trường ĐH cũng rất phong phú. Sự phân chia các phòng ban phụ thuộc vào quy mô và mục đích phục vụ chính của thư viện nhưng hầu hết đều đảm bảo đầy đủ các chức năng chính là bổ sung, xử lý tài liệu và phục vụ NDT.
Về cơ cấu tổ chức trong hoạt động marketing nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng, trong các thư viện được khảo sát chỉ có Trung tâm TT-TV Đại học FPT và Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng là có một bộ phận chuyên trách gọi là Tổ marketing. Còn đối với các thư viện còn lại, hoạt động marketing và tổ chức sự kiện được kiêm nhiệm bởi các phòng ban có chức năng gần nhất, cụ thể: Tại Thư viện Tạ Quang Bửu do phòng Thông tin thư mục phụ trách chính, tại Trung tâm TT-TV ĐH Luật do tổ Thông tin phục trách và ở Thư viện Đại học Thuỷ Lợi do Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo và toàn thể cán bộ sẽ chia thành các nhóm ngắn hạn để triển khai.
1.3.2. Đội ngũ cán bộ thư viện
Tại các thư viện được khảo sát, quy mô đội ngũ cán bộ dao động từ 10 đến 20 người với các trình độ từ trung cấp tới thạc sĩ, đảm bảo thực hiện đầy đủ các
chức năng và nhiệm vụ của thư viện. Nhìn chung, các thư viện hiện nay đã và đang dần dần nhìn nhận đúng tầm quan trọng của đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện trong sự phát triển của thư viện. Vì thế, đội ngũ cán bộ của thư viện trường ĐH đang dần được cải thiện đáng kể về chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Hầu hết những cán bộ không học đúng chuyên ngành khoa học TT-TV đều được cử đi học những khoá đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn để bổ sung thêm kiến nghiệp vụ cơ bản. Bên cạnh đó, việc tạo điều kiện cho các CBTV được tiếp tục bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cũng được các thư viện trường trường ĐH rất chú trọng.
Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ phụ trách về hoạt động marketing nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng tại các thư viện lại còn khá nhiều bất cập. Trong 5 thư viện được khảo sát, chỉ có Trung tâm TT-TV Đại học FPT và Trung tâm TT-TV Học viện Ngân hàng có cán bộ phụ trách chuyên biệt nhưng số lượng cũng còn rất hạn chế là một cán bộ và không có cán bộ nào được đào tạo bài bản về các kiến thức cũng như kỹ năng TCSK. Với các thư viện còn lại thì chủ yếu là do cán bộ ở các bộ phận khác kiêm nhiệm.
1.3.3. Nguồn lực thông tin
Hầu hết các thư viện ĐH hiện nay bên cạnh việc bổ sung các dạng tài liệu truyền thống như sách, báo - tạp chí dạng in ấn thì việc xây dựng và bổ sung thêm các loại hình tài liệu điện tử cũng đang đặc biệt được chú trọng. Một số số liệu cụ thể như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng có hơn 10.000 bản ghi thư mục với gần 54.000 bản tài liệu và 10.000 tài liệu điện tử. Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT với hơn 60.000 bản sách giáo khoa và
chí điện tử và hơn 20 loại báo, tạp chí được cập nhật thường xuyên. Thư viện ĐH Thủy Lợi với gần hơn 18.000 bản ghi thư mục về giáo trình và tài liệu tham khảo, hơn 1250 tài liệu dạng điện tử và các CSDL chuyên ngành.
1.3.4. ơ sở vật chất và trang thiết bị
Hầu hết thư viện các trường ĐH đều đã và đang được đầu tư cơ sở vật chất khang trang và hiện đại. Có trụ sở riêng là một toà nhà độc lập để hoạt động vì thế thư viện hiện nay không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà còn có không gian rộng để tổ chức một số các hoạt động như hội thảo, toạ đàm hay các buổi triển lãm với quy mô nhỏ và vừa. Bên cạnh đó, các thiết bị dùng để tra cứu và khai thác các dạng tài liệu điện tử và tài liệu số như máy tính, máy tra cứu tài liệu cũng được đầu tư lắp đặt. Không chỉ vậy, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc, tổ chức kho mở đang là xu thế chung của các thư viện trường ĐH vì thế việc đầu tư các trang thiết bị để đảm bảo an toàn tài liệu như hệ thống mã vạch, cổng từ, camera cũng đang là vấn đề được nhiều thư viện ĐH quan tâm.
1.3.5. Các dịch vụ thông tin – thƣ viện
Hiện nay, đa số các thư viện trường ĐH đều đã và đang tổ chức đầy đủ các dịch vụ để đảm bảo những nhu cầu cấp thiết của NDT như: dịch vụ mượn - trả tài liệu, dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ tra cứu tin, dịch vụ tư vấn, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu hay dịch vụ photo tài liệu. Không chỉ cung cấp những dịch vụ thông tin – thư viện nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của NDT mà hiện nay các thư viện trường ĐH còn quan tâm tới các hoạt động khác như truyền thông marketing và TCSK. Thông qua đó giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của thư viện đến NDT một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tiểu kết chƣơng 1
Với nội dung chương 1, tác giả đã phần nào làm rõ những lý luận chung cơ bản về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện. Các khái niệm cơ bản như: sự kiện, sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện, tổ chức sự kiện và tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện đã được trình bày và khái quát tương đối rõ ràng. Bên cạnh đó, tác giả cũng đưa ra cách thức phân loại các loại hình sự kiện thành 6 nhóm sự kiện chính là: tọa đàm NDT, thi tuyên truyền tài liệu và tìm hiểu về thư viện, triển lãm sách, ngày hội đọc sách, hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện và các sự kiện kỷ niệm, khai trương. Ngoài ra, các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSK tại các thư viện cũng được khái quát chia thành các yếu tố vĩ mô và vi mô. Độ sáng tạo và sự đa dạng của các loại hình sự kiện, tính chuyên nghiệp trong quy trình TCSK và hiệu quả truyền thông sự kiện được xác định là ba tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả TCSK tại các thư viện.
Về vai trò của hoạt động TCSK, TCSK không chỉ góp phần phát triển sản phẩm và dịch vụ, giúp CBTV kết nối với NDT, xây dựng các mối quan hệ hợp tác mà còn tạo môi trường phát triển và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBTV, giúp các cơ quan thông tin – thư viện quảng bá và tạo dựng thương hiệu. Thực tế cho thấy, hầu hết các thư viện ĐH hiện nay đã và đang nhận được sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo của nhà trường. Chính vì thế, trình độ của đội ngũ cán bộ, nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và các sản phẩm – dịch vụ tại các thư viện đã được chú trọng đầu tư. Từ đó, tạo nền tảng và các điều kiện thuận lợi để hoạt động TCSK phát triển mạnh mẽ.
ƢƠN 2: T Ự TR N TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N THÔNG TIN - THƢ V ỆN T Á TRƢỜN Ọ Ở N
Hiện nay, TCSK đã trở thành một hoạt động phổ biến tại các thư viện nói chung và thư viện ĐH nói riêng. Để tiến hành nghiên cứu thực trạng TCSK trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường ĐH ở Hà Nội, tác giả đã phát 750 phiếu khảo sát NDT ngẫu nhiên tại 5 thư viện trường ĐH là: Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Luật, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT, Thư viện ĐH Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu (Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội).
2.1. ác loại hình sự kiện đƣợc tổ chức trong hoạt động thông tin – thƣ viện