2.2. Quy trình tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại các
2.2.2. Xây dựng kế hoạch thực hiện
Việc xây dựng kế hoạch hợp lý có thể tạo tiền đề tốt để triển khai thực thực hiện và ngược lại, nếu kế hoạch thiếu hợp lý sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình triển khai thực hiện. Vì thế, xây dựng kế hoạch luôn là giai đoạn được các người TCSK quan tâm, chú trọng hàng đầu. Cụ thể:
+ Lập kế hoạch thực hiện: Sau khi phát triển được các ý tưởng,
CBTV có trách nhiệm TCSK sẽ hệ thống lại và phác thảo kế hoạch. Đối với các thư viện có bộ phận marketing riêng như Trung tâm Thông tin – Thư viện của Học viện Ngân Hàng và ĐH FPT thì nhiệm vụ này được giao cho cán bộ trực
tiếp của bộ phận đó. Cịn với các thư viện khác, nhiệm vụ này được quy về cho cán bộ ở các phịng ban có chức năng kiêm nhiệm như với Trung tâm Thơng tin – Thư viện ĐH Luật Hà Nội nhiệm vụ được giao cho cán bộ ở phịng Thơng tin, đối với Thư viện Tạ Quang Bửu sẽ do ban thư ký – hành chính thực hiện. Các kế hoạch đều được trình bày dưới dạng văn bản có các đề mục rõ ràng về những nội dung như: các cơng việc chính cần thực hiện, thời gian thực hiện, người thực hiện và ghi chú rõ ràng nếu có những yêu cầu đặc biệt khác. Đặc biệt, trong kế hoạch sự kiện hầu hết các thư viện đều đã làm nổi bật được tính khả thi về ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thơng và dự trù kinh phí. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quyết định cho pháp TCSK của Ban lãnh đạo nhà trường.
+ Thuyết trình kế hoạch: Đây là khâu công việc cuối cùng trong giai
đoạn xây dựng kế hoạch để TCSK. Khảo sát thực tế cũng cho thấy thuyết trình kế hoạch là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện trong quy trình tổ chức một sự kiện thơng tin – thư viện vì hầu hết nguồn ngân sách được cấp cho mọi hoạt động của thư viện đều từ ngân sách của trường. Tại tất cả các thư viện đã tiến hành khảo sát, quy trình thực hiện việc thuyết trình kế hoạch đều diễn ra theo trình tự đi từ cấp thấp đến cấp cao. Nghĩa là, sau khi hồn thành xong kế hoạch, CBTV sẽ trình lên ban lãnh đạo thư viện để kiểm tra và chốt lại bản kế hoạch lần cuối. Sau đó, lãnh đạo thư viện sẽ cử người đại diện trình tiếp lên ban lãnh đạo nhà trường để xin ý kiến chỉ đạo. Tại đây, ban lãnh nhà trường sau khi xem xét tiến trình thực hiện kế hoạch, mức độ khả thi của sự kiện sẽ đưa ra quyết định chấp thuận/ không chấp thuận cho TCSK. Và thực tế cho thấy không phải 100% các kế hoạch đưa lên đều được duyệt cho tổ chức vì thế việc xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và hợp lý là yếu tố quan trọng tiên quyết.