Kết quả khảo sát tại năm thư viện trường ĐH ở Hà Nội đã cho thấy, hầu hết các khó khăn và hạn chế trong việc TCSK đều xuất phát từ chính những điều kiện cần có để đảm bảo tiến hành tổ chức các sự kiện. Đó là sự hạn chế về nguồn ngân sách và thiếu các chính sách TCSK để làm cơ sở nền tảng cho việc tiến hành thực hiện – Đây là hai vấn đề khó khăn mà hầu hết các cơ quan TT-TV đang phải đối mặt và tìm cách khắc phục. Vì thế, việc xây dựng các chính sách hay văn bản quy định về TCSK và vấn đề tìm kiếm, bổ sung nguồn ngân sách cho hoạt động TCSK là những vấn đề cấp thiết hiện nay nhằm nâng cao chất lượng TCSK tại các thư viện trường ĐH nói chung và các trường ĐH ở Hà Nội nói riêng.
3.1.1 Xây dựng các chính sách, văn bản quy định về hoạt động tổ chức sự kiện
Hiện nay, hầu hết các sự kiện được tổ chức trong hoạt động thông tin thư viện tại các trường ĐH ở Hà Nội chủ yếu mang tính tự phát. Cán bộ thư viện sau khi xây dựng kế hoạch sẽ trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Tuy nhiên, khảo sát thực tế cho thấy không phải tất cả các kế hoạch TCSK đưa lên đều nhận được sự đồng ý bởi nhiều nguyên nhân khác nhau như: ngân sách dự kiến lớn, nội dung chương trình của sự kiện chưa phù hợp, mục đích TCSK chưa rõ ràng. Để xảy ra
các trường hợp như vậy, một phần lỗi nằm ở khâu thiết kế và trình bày bản kế hoạch của CBTV nhưng một phần khác chính là do sự thiếu đi những văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể cũng như những chính sách về TCSK. Vì thế, để có thể nâng cao hiệu quả TCSK, lãnh đạo các thư viện cần tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền về việc xây dựng các chính sách và các văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể về hoạt động TCSK. Trong các văn bản đó, cần làm rõ một số nội dung sau:
- Những quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của thư viện trong việc tổ chức các loại hình sự kiện thơng tin – thư viện (như khả năng điều động nhân sự, những chế độ cho cán bộ làm thêm giờ, việc hợp tác với các phòng ban chức năng khác...)
- Các loại hình sự kiện được phép tổ chức, giới hạn số lượng và quy trình tổ chức từng loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện;
- Các tiêu chuẩn định mức để đồng ý cấp phép tổ chức cho từng loại hình sự kiện cụ thể (như các tiêu chuẩn về mục đích, nội dung chương trình, ngân sách dự kiến...)
Việc xây dựng các văn bản chính sách và quy định cụ thể về hoạt động TCSK như trên sẽ là cơ sở để các thư viện TCSK đúng với định hướng và chỉ đạo của nhà trường, góp phần chuẩn hóa hoạt động TCSK. Điều này sẽ là nền tảng đảm bảo cho sự phát triển bền vững của hoạt động TCSK tại các thư viện trường ĐH.
3.1.2 Khắc phục những khó khăn về mặt ngân sách
Nguồn ngân sách hạn chế là khó khăn mà hầu hết các thư viện trường ĐH đều đang phải đối mặt khi TCSK. Hiện nay, ngân sách cho hoạt động TCSK tại các thư viện trường ĐH chủ yếu là từ nguồn ngân sách của nhà trường. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố tác động nên nguồn ngân sách này còn rất hạn chế. Như trên đã nêu, một trong những nguyên nhân là do các thư viện vẫn chưa xây dựng được chính sách TCSK quy định rõ ràng về định mức ngân sách phục vụ hoạt động này.
Bên cạnh đó, một nguyên nhân quan trọng khác là hiện nay các thư viện trường ĐH vẫn chưa thực sự khẳng định được hiệu quả và những giá trị do hoạt động TCSK đem lại. Để có thể khắc phục vấn đề này, trước hết thư viện cần có những giải pháp để lãnh đạo nhà trường có những nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của hoạt động TCSK, từ đó sẽ có những đề xuất điều chỉnh nguồn kinh phí hợp lý. Về vấn đề này, một trong những thuận lợi là hiện nay hầu hết hoạt động TCSK đều đã nhận được những sự quan tâm nhất định từ phía lãnh đạo nhà trường. Tuy nhiên, để có thể có những tác động tích cực góp phần gia tăng nguồn kinh phí cấp hoạt động TCSK của thư viện, CBTV cần phải chứng minh cho ban lãnh đạo thấy được những lợi ích quan trọng mà TCSK mang lại. Để làm được điều đó, trước hết CBTV cần ln nỗ lực tổ chức tốt các sự kiện, có những bản đánh giá và báo cáo chi tiết những thành tựu đạt được sau từng sự kiện, qua đó đưa ra những đề xuất phù hợp. Đây vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để có thể gia tăng nguồn kinh phí, từ đó nâng cao hiệu quả TCSK tại các thư viện trường ĐH.
Bên cạnh đó, CBTV cũng cần có giải pháp tích cực chủ động tìm kiếm thêm các nguồn kinh phí hỗ trợ từ nhiều phía như từ các đối tác, các nhà tài trợ. Thực tế, trong quá trình TCSK đặc biệt là các sự kiện như ngày hội đọc sách, các thư viện trường ĐH đã và đang tiến hành hợp tác với rất nhiều đơn vị như: các nhà xuất bản, công ty sách, nhà sách… Sự hợp tác này được thể hiện thông qua nhiều hoạt động diễn ra tại các sự kiện như: tặng sách phục vụ triển lãm, tổ chức các gian hàng bán sách giảm giá cho NDT, tổ chức các buổi tọa đàm giới thiệu sách. Bên cạnh đó, thư viện cũng có thể hợp tác với nhiều các công ty kinh doanh về dịch vụ cho sinh viên như các dịch vụ ăn uống và mang tính giải trí trong sự kiện. Những sự hợp tác này khơng chỉ mang lại tính phong phú cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện mà cịn góp phần giúp các đơn vị đối tác quảng bá sản phẩm và dịch vụ hiệu quả đến đông đảo đối tượng khách hàng tiềm năng. Đây chính là cơ sở nền tảng để CBTV có thể khéo léo kêu gọi sự đầu tư tài trợ từ những đơn vị đối tác để thư viện có thể tiếp tục tổ chức thêm các sự kiện mang tính hợp tác hiệu quả như vậy. Vì thế, việc khơng ngừng tìm kiếm thêm các cơ hội hợp tác mới sẽ đem đến rất nhiều lợi ích cho các thư viện. Đây có thể được xem là một giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề hạn chế trong ngân sách TCSK tại các thư viện trường ĐH.