Hiện nay, các thư viện trường ĐH đã và đang nỗ lực sử dụng đa dạng các phương tiện truyền thông sự kiện tuy nhiên số lượng người dùng tin biết và tham gia vào sự kiện vẫn còn nhiều hạn chế. Vì thế việc tăng cường hiệu quả truyền thông sự kiện là một trong những giải pháp mà các thư viện cần nghiên cứu và thực hiện để có thể nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện. Để làm được điều đó, việc nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin là một trong những bước tiên quyết mà cán bộ thư viện cần phải chú trọng. Trong quá trình nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin, cán bộ thư viện cần chú trọng điều tra những phương tiện truyền thông được người dùng tin tiếp cần nhiều nhất để qua đó xây dựng những kế hoạch truyền thông hiệu quả hơn. Đặc biệt, các thư viện cần chú trọng hơn nữa việc đa dạng hóa các phương tiện truyền thơng trước và sau sự kiện, một số biện pháp cụ thể:
- Cán bộ thư viện nên kết hợp truyền thông bằng nhiều công cụ khác nhau để có thể truyển tải thơng tin rộng nhất có thể cho đơng đảo người dùng tin mục tiêu biết tới sự kiện như:
+ Banner và poster: Cần chú trọng đến các hình ảnh thơng tin
được thể hiện trên các banner hay poster vì đây là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất ý tưởng của sự kiện để thu hút người dùng tin.
+ Các phương tiện truyền thông đại chúng: Cán bộ thư viện nên
chú trọng hơn nữa đến việc sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như báo, tập san hay chương trình radio nội bộ cũng là một trong những phương tiện truyền thông đại chúng hữu hiệu để quảng bá cho các sự kiện của các cơ quan thông tin – thư viện.
+ Phương tiện công nghệ số: Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của
công nghệ thông tin những phương tiện số như website hay các mạng xã hội chính là một trong những cơng cụ truyền thơng sự kiện nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, gửi email đến những đối tượng người dùng tin tiềm năng và khách hàng cũng là một trong những phương thức truyền thông marketing trước sự kiện đang được nhiều cán bộ thư viện quan tâm. Việc sử dụng những phương tiện công nghệ số giúp cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian di chuyển mà vẫn truyền tải được những thông tin quan trọng về sự kiện đến một số lượng lớn người dùng tin.
- Bên cạnh việc sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông, cán bộ thư viện cũng nên chú trọng hơn nữa đến việc kết hợp với các đầu mối thông tin liên lạc như Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên, các câu lạc bộ, tuyên truyền về sự kiện tới đông đảo sinh viên, giảng viên.
- Ngồi ra, việc đẩy mạnh truyền thơng sau sự kiện cũng cần được chú trọng hơn nữa. Các công cụ truyền thông sau sự kiện cần được cán bộ thư viện chú trọng sử dụng là các phương tiện truyền thơng đại chúng như báo chí, tập san nội bộ, chuyên ngành và các phương tiện số như Internet và các trang mạng
xã hội. Một điểm cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất thu hút sự chú ý của người dùng tin tham gia sự kiện thì việc truyền thơng sau sự kiện có nhiều mục đích khác như nhắc những người dùng tin đã tham gia sự kiện nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như ý nghĩa mà sự kiện mang lại, đồng thời cũng tạo sự hứng thú với những người dùng tin khác để thu hút họ tham gia các sự kiện được tổ chức sau đó. Vì thế, những thơng tin về sự kiện cần được đăng tải sinh động, hấp dẫn và tạo được sức lơi cuốn. Từ đó cũng góp phần quảng bá hình ảnh thư viện khơng chỉ trong khn viên trong trường mà cịn với các đối tượng người dùng tin bên ngoài khác.
- Bên cạnh việc sử dụng linh hoạt các công cụ hỗ trợ hiệu quả công tác truyền thông sau sự kiện, cán bộ thư viện cũng cần tăng cường hoạt động tiếp nhận thông tin phản hồi về sự kiện của người dùng tin thông qua việc phát bảng hỏi, tiến hành phỏng vấn trực tiếp. Việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía người dùng tin khơng chỉ góp phần làm tăng hiệu quả truyền thơng sự kiện mà còn phần giúp cán bộ thư viện tìm hiểu các nhu cầu về sự kiện của người dùng tin qua đó có những quyết định thay đổi phù hợp, rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau đó.