Truyền thơng sự kiện đóng một vai trị rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng TCSK trong hoạt động thơng tin – thư viện nói chung và tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội nói riêng. Truyền thơng sự kiện được diễn ra trước và sau sự kiện với mục đích thu hút NDT tham gia sự kiện và truyền tải thông điệp TCSK của thư viện.
2.3.1. Truyền thông trước sự kiện
Tại tất cả các thư viện trường ĐH được khảo sát, việc truyền thông trước sự kiện đã được tiến hành thực hiện thông qua các phương tiện truyền thông. Đối với mỗi thư viện khác nhau sẽ có những phương pháp và cách thức truyền thông khác nhau. Trong đó, một số phương tiện truyền thơng phổ biến mà hầu hết cả thư viện ĐH đã và đang sử dụng để truyền thông trước sự kiện là: treo banner/poster, phát và dán tờ rơi, thông qua website của trường và cổng thông tin điện tử của thư viện, qua các mạng xã hội và các forum của sinh viên. Tuy nhiên, thực tế khảo sát cho thấy các phương tiện truyền thông phổ biến trên lại tồn tại một số vấn đề. Việc in banner, poster hay tờ rơi là cách thức mang lại hiệu quả truyền thơng cao nhưng địi hỏi phải có ngân sách thực hiện vì thế khơng phải với sự kiện nào thư viện cũng có thể tiến hành truyền thơng bằng phương pháp này. Việc truyền thông qua website hay mạng xã hội cũng sẽ không đảm bảo
việc truyền tải thông tin về sự kiện tới được với tất cả NDT vì khơng phải đối tượng dùng tin nào cũng quan tâm và truy cập vào. Chính vì vậy, bên cạnh những phương tiện truyền thông trên, các CBTV tại một số thư viện trường ĐH đã có những phương pháp sáng tạo khác.
+ Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, bên cạnh những phương tiện truyền thông phổ biến, CBTV trước mỗi sự kiện đã tiến hành liên lạc với một số thầy cô giáo và các đầu mối sinh viên của các câu lạc bộ, hội sinh viên và đoàn thanh niên để kết hợp hỗ trợ giúp thư viện đưa thông tin về sự kiện đến được với đông đảo các bạn sinh viên trong toàn Học viện. Phương pháp này đã phát huy tác dụng rõ nét khi có 31,47% NDT tại thư viện đã biết đến các sự kiện thông qua sự thông báo của khoa/trường/lớp và từ thầy cô/bạn bè.
+ Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH Thuỷ Lợi, một số phương pháp truyền thông mới được các CBTV triển khai thực hiện là truyền thơng qua chương trình phát thanh tại ký túc xá của sinh viên và thơng qua hịm thư chung của các lớp. Tại đây, mỗi lớp đều có một hịm thư chung để hàng tuần đại diện của lớp sẽ qua đó nhận các thơng báo và truyền lại tới các bạn sinh viên trong lớp. Việc truyền thơng sự kiện qua hịm thư chung của lớp là cách thức nhanh chóng và hiệu quả. Ngồi ra, để các sự kiện của thư viện tới được với đối tượng NDT là cán bộ và giảng viên trong trường, lãnh đạo thư viện đã đề xuất đưa lịch TCSK vào lịch tuần của trường và được phê duyệt. Vì thế, lịch tuần của trường cũng đã trở thành một kênh truyền thông trước sự kiện mới của thư viện. Với những nỗ lực truyền thông như vậy, thư viện đã nhận được những phản hồi rất tích cực từ phía NDT. Có 11,11% NDT đã biết tới sự kiện qua chương trình phát
thanh radio tại ký túc xã, 30,22% NDT nhận được thông tin qua sự thông báo của trường/lớp, thầy cô/bạn bè.
+ Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH FPT, bên cạnh việc tìm các đầu mối sinh viên để hỗ trợ truyền thơng sự kiện thì việc thư viện trực tiếp thông báo tới NDT qua địa chỉ email cũng đã mang đến những hiệu quả truyền thông rõ ràng. Hầu hết sinh viên tại các trường ĐH đều thường xuyên phải sử dụng địa chỉ email để nhận các thơng báo từ phịng đào tạo, từ lớp hoặc liên lạc với các thầy cơ giáo. Vì thế, việc thu thập và gửi các thơng tin quan trọng của thư viện qua địa chỉ email sẽ là một trong những cách thức truyền thơng nhanh chóng và hiệu quả.
Như vậy, có thể thấy bên cạnh các phương tiện truyền thông sự kiện phổ biến như banner/poster, thông qua webiste hay mạng xã hội, cán bộ tại một số thư viện trường ĐH đã biết cách vận dụng thêm những cách thức truyền thông mới và đem tới những hiệu quả truyền thơng tích cực.
2.3.2. Truyền thơng sau sự kiện
Truyền thông sau sự kiện là hoạt động có mục đích mang hình ảnh của sự kiện quảng bá rộng rãi hơn đến NDT từ đó tạo độ tin cậy và khẳng định tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của sự kiện được tổ chức. Tại các thư viện ĐH được khảo sát, việc truyền thông sau sự kiện được thực hiện thơng qua các phương tiện chính là mạng xã hội, website của trường hoặc cổng thông điện tử của thư viện. Sau mỗi sự kiện, lãnh đạo thư viện sẽ phân công cán bộ viết bài và đăng tải lên mạng internet để khái quát lại các hoạt động đã diễn ra trong sự kiện và các hình ảnh được ghi lại trong sự kiện. Hoạt động này sẽ góp phần nhắc những NDT đã tham gia sự kiện nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện,
về thông điệp cũng như ý nghĩa mà sự kiện mang lại, đồng thời cũng tạo sự hứng thú với những NDT khác để thu hút họ tham gia các sự kiện được tổ chức sau đó.
Bên cạnh đó, ngồi việc viết bài đăng lên mạng một số thư viện đã tiến hành thêm những hoạt động khác để nâng cao chất lượng truyền thông sau sự kiện. Tiêu biểu như tại Trung tâm Thông tin – Thư viện của ĐH Luật Hà Nội, ĐH FPT và Thư viện ĐH Thuỷ Lợi, CBTV không chỉ viết bài đăng website mà còn tiến hành phát phiếu bảng hỏi để khảo sát đánh giá cũng như tiếp nhận các ý kiến đóng góp của NDT đồng thời trao những món quà nhỏ để cảm ơn sự tham gia và góp ý của họ. Chính các hoạt động truyền thơng sau sự kiện này đã để lại những ấn tượng tốt đẹp trong lòng những người đã tham gia sự kiện và khuyến khích họ tiếp tục tham gia, ủng hộ các sự kiện tiếp theo của thư viện. Bên cạnh đó, việc kết hợp với một số báo mạng để truyền thông sau sự kiện đã được thực hiện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng và đem tới những hiệu quả rất rõ ràng.
2.4. ánh giá chất lƣợng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại các trƣờng đại học ở à Nội