Hiện nay, các thư viện trường ĐH đã và đang nỗ lực thực hiện việc đa dạng hóa các loại hình sự kiện. Tuy nhiên, vẫn tồn tại sự chênh lệch về số lượng cũng như mức độ phổ biến của các loại hình sự kiện dẫn đến việc chưa đáp ứng hết được những nhu cầu ngày càng cao của NDT. Để có thể tìm ra các giải pháp
cho vấn đề này, trước hết CBTV cần tiến hành nghiên cứu nhu cầu của NDT về loại hình và nội dung chương trình được tổ chức mà họ muốn tham gia. Đây là điều mà hầu hết các thư viện trường ĐH hiện nay đều chưa chú trọng thực hiện.
0 5 10 15 20 25 30 35 40 Toạ đàm người dùng tin Các cuộc thi liên quan tới
sách, thư viện Triễn lãm sách Ngày hội đọc sách Hội thảo chuyên ngành TT- TV Sự kiện kỷ niệm, khai trương
Biểu đồ 3.1: Nhu cầu về loại hình sự kiện mà NDT muốn tham gia tại các thư viện trường ĐH ở Hà Nội (khảo sát năm 2015)
[Phụ lục 2: Bảng 3.1, tr.108]
Từ việc nắm bắt được nhu cầu của người dùng tin như vậy, cán bộ thư viện sẽ có cơ sở để xây dựng kế hoạch chương trình TCSK theo từng quý hoặc từng năm. Thư viện có thể tiến hành nhiều phương pháp để khảo sát về nhu cầu sự kiện của người dùng tin như:
- Xây dựng các phiếu điều tra, bảng hỏi đối với người dùng tin. Việc khảo sát về nhu cầu sự kiện của người dùng tin cần được tổ chức thường xuyên theo chu kỳ 6 tháng hoặc 1 năm. Phát phiếu điều tra có thể theo hình thức phát trực tiếp hoặc khảo sát trực tuyến thông qua ứng dụng tiện ích của web 2.0 như qua cổng thơng tin điện tử, qua mạng xã hội, qua email…
- Ngoài ra, thư viện cũng cần tổ chức các buổi hội nghị, tọa đàm để cùng trao đổi trực tiếp với người dùng tin. Đây là cơ hội để người dùng tin có thể phát biểu những ý kiến nhận xét và đóng góp những kiến nghị, đề xuất nhằm đa dạng các loại hình sự kiện đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Đồng thời, cuối các buổi tọa đàm, thư viện nên kết hợp với phương pháp điều tra bảng hỏi để thu được những kết quả khảo sát thực tế chính xác nhất. Từ các kết quả đó, cán bộ thư viện sẽ có những sự điều chỉnh hợp lý để tổ chức các loại hình sự kiện đa dạng, phong phú nhưng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng tin. Như vậy, có thể khẳng định để có thể đa dạng hóa các loại hình sự kiện, việc nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin tại các thư viện trường đại học cần được chú trọng và thực hiện một cách nghiêm túc.
Sau khi đã tiến hành điều tra nhu cầu về các loại hình sự kiện mà người dùng tin muốn tham gia, cán bộ thư viện sẽ có cơ sở để thực hiện việc đa dạng hóa các loại hình sự kiện thơng qua hai hoạt động chính là: nghiên cứu tổ chức các loại hình sự kiện mới và phát triển sáng tạo thêm những loại hình sự kiện đã tổ chức.
3.2.1. Nghiên cứu tổ chức các loại hình sự kiện mới
Đối với việc nghiên cứu tổ chức thêm các loại hình mới, đây là một hoạt động rất quan trọng trong việc đa dạng hóa các loại hình sự kiện. Khảo sát cho thấy, các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu và tìm hiểu về thư viện, hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện và các sự kiện kỷ niệm, khai trương là những hoạt động sự kiện hiện nay chưa được nhiều thư viện tiến hành tổ chức trong đó người dùng tin vẫn có nhu cầu về những loại hình sự kiện này. Cụ thể:
+ 12,64% người dùng tin có nhu cầu tham gia các cuộc thi tuyên truyền tài liệu và tìm hiểu về thư viện;
+ 5,28% người dùng tin muốn tham gia các hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện.
Vì thế, việc xem xét tổ chức thêm các loại hình sự kiện đáp ứng nhu cầu của người dùng tin là một trong những hoạt động mà các thư viện cần chú trọng hơn nữa. Bên cạnh đó, các loại hình sự kiện như: các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu, đọc sách, cán bộ thư viện giỏi; triển lãm tài liệu của thư viện, sản phẩm của thư viện và các sự kiện kỷ niệm những này lễ lớn, khai trương các phòng phục vụ, các dịch vụ mới cũng cần được các thư viện nghiên cứu và chú trọng tổ chức.
3.2.2. Phát triển sáng tạo những loại hình sự kiện đã tổ chức
Bên cạnh việc tổ chức thêm các loại hình sự kiện mới, cán bộ thư viện cũng cần nghiên cứu, phát triển và sáng tạo thêm những hoạt động được tổ chức
trong các sự kiện phổ biến thường niên như ngày hội đọc sách, triển lãm sách để có thể gia tăng khả năng thu hút người dùng tin tham gia sự kiện. Để có thể thực hiện được điều này, trước tiên, cán bộ thư viện cần chú trọng đa dạng các nguồn tiếp nhận thơng tin từ nhiều phía như: từ ban lãnh đạo và các đơn vị chức năng khác trong trường, từ cán bộ thư viện và đặc biệt là từ phía người dùng tin.
0 5 10 15 20 25 Quảng bá hình ảnh, giới thiệu về TV
Toạ đàm NDT Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT
Triển lãm sách Tạo hứng thú đọc
sách cho NDT
Phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên
cứu
Biểu đồ 3.2: Mục đích mà các nội dung chương trình trong sự kiện tại các thư viện trường học nên chú trọng hướng tới
[Phụ lục 2: Bảng 3.2, tr.108]
Nếu các thư viện chú trọng hơn đến việc tiếp nhận thơng tin từ phía người dùng tin sẽ nhận thấy hiện nay người dùng tin có nhu cầu cao với các hoạt động có mục đích là tạo hứng thú đọc sách như kết hợp với các nhà xuất bản, nhà sách để tổ chức các chương trình bán sách giảm giá cho sinh viên (chiếm 24,3%). Tiếp đó, các hoạt động triển lãm sách (chiếm 19,24%) hay các hoạt động phục
vụ học tập và nghiên cứu như các buổi toạ đàm sinh hoạt chuyên đề (chiếm 17,16%) cũng là các nội dung chương trình trong các sự kiện được người dùng tin quan tâm. Thông qua việc đa dạng những nguồn thông tin được tiếp nhận, cán bộ thư viện sẽ có nhiều thơng tin hữu ích để suy nghĩ và hình thành các ý tưởng. Từ đó, xây dựng kế hoạch tổ chức với các nội dung chương trình sáng tạo và phong phú để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin, tránh sự lặp lại về các ý tưởng qua từng năm khiến người dùng tin tham gia cảm thấy nhàm chán, khơng có sự đổi mới. Ngoài ra, việc tham khảo kinh nghiệm xây dựng nội dung chương trình tổ chức sự kiện tại các thư viện trong và ngoài nước cũng là một biện pháp giúp cán bộ thư viện có thêm nhiều nguồn ý tưởng phong phú và sáng tạo để tổ chức sự kiện. Ví dụ, để chuẩn bị hội thảo chuyên ngành thơng tin – thư viện, cán bộ thư viện có thể tiến hành tìm hiểu kinh nghiệm tổ chức loại hình sự kiện này thơng qua việc trực tiếp tham dự hoặc đến thực tế, trao đổi kinh nghiệm tại một số thư viện đã có kinh nghiệm như Thư viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách khoa Hà Nội [Phụ lục 3, tr. 109]
Như vậy, có thể thấy việc đa dạng hóa các loại hình sự kiện đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin có giá trị rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại các thư viện trường ĐH.
3.3. huyên nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện
Sự chun nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tổ chức các sự kiện. Để có thể chuẩn hóa quy trình tổ chức sự kiện, một trong những yếu tố quan trọng cần có là các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về quy trình tổ chức sự kiện. Cán bộ thư viện cần
tham mưu cho ban lãnh đạo để xây dựng văn bản hướng dẫn đối với từng loại hình sự kiện thơng tin – thư viện cụ thể. Đây là điều mà hiện nay hầu hết các thư viện trường ĐH vẫn chưa chú trọng thực hiện, vì thế tác giả đã mạnh dạn nghiên cứu và đề xuất bản hướng dẫn quy trình tổ chức hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện. [Phụ lục 4, tr.111]
Bên cạnh việc xây dựng văn bản hướng dẫn phương pháp tổ chức từng loại hình sự kiện thơng tin – thư viện, các thư viện cũng cần nghiêm túc nhìn nhận những điểm cịn hạn chế trong quy trình tổ chức sự kiện để có thể rút kinh nghiệm, từ đó ngày càng chun nghiệp hơn trong q trình tổ chức sự kiện.
Thực tế cho thấy tất cả các thư viện trường ĐH được khảo sát đều đã đảm bảo việc tiến hành đầy đủ 4 giai đoạn: Thu thập thơng tin và hình thành ý tưởng - Xây dựng kế hoạch – Triển khai thực hiện – Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện. Tuy nhiên, trong đó cịn tồn tại nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức sự kiện cần phải khắc phục, cụ thể:
- Bên cạnh việc tiếp nhận thơng tin từ phía lãnh đạo và từ chính cán bộ thư viện, thư viện cần quan tâm hơn nữa đến nhu cầu của người dùng tin về loại hình sự kiện, mục đích của sự kiện, các hoạt động sự kiện, thời gian và địa điểm tổ chức mà họ muốn tham gia. Điều này sẽ góp phần gia tăng hiệu quả chất lượng của hoạt động tổ chức sự kiện. Đây là điều mà hầu hết các thư viện trường ĐH đều chưa chú trọng thực hiện.
- Trong giai đoạn chuẩn bị trước khi diễn ra sự kiện có rất nhiều cơng việc cần phải được thực hiện như: trang trí địa điểm và chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ sự kiện, thiết kế và in ấn banner, poster, các dịch vụ hỗ trợ sự kiện như
phương tiện vận chuyển, dịch vụ ăn uống, văn nghệ… Đây là những cơng việc cần có sự phối hợp của cán bộ thư viện với các đơn vị, phòng ban chức năng khác trong trường. Vì thế, để cơng tác chuẩn bị trước sự kiện đạt hiệu quả cao, việc phối hợp với các phịng ban có chức năng hỗ trợ cho hoạt động tổ chức sự kiện cũng cần được đẩy mạnh và chun nghiệp hơn thơng qua các văn bản có giá trị hành chính.
- Trong quá trình tiến hành sự kiện, việc giám sát từng công đoạn để kịp thời báo cáo khi xảy ra các sự cố cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Cán bộ phụ trách từng nhóm cơng việc cần báo cáo tiền độ thực hiện thường xuyên để kịp thời phát hiện các sự cố và có những điều chỉnh phù hợp. Điều này khơng chỉ góp phần làm tăng tính chun nghiệp của hoạt động tổ chức sự kiện mà góp phần quan trọng đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng với kế hoạch và đạt được hiệu quả cao.
- Bên cạnh đó, việc đánh giá và báo cáo kết quả sau khi sự kiện kết thúc cũng cần được chú trọng thực hiện một cách nghiêm túc. Sau khi kết thúc sự kiện, các thư hiện cần tổ chức tiến hành họp báo cáo và rút kinh nghiệm. Các thông tin về cuộc họp cần được ghi chép cụ thể và trở thành một văn bản báo cáo để lưu giữ. Đây sẽ là những minh chứng rõ ràng về hiệu quả mà sự kiện mang lại cũng như là tài liệu kinh nghiệm quý giá cho cán bộ thư viện trong những lần tổ chức sự kiện tiếp theo đó.
Như vậy, để có thể chun nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện, cán cán bộ thư viện cần thực hiện nghiêm túc trong từng khâu công việc trong suốt quá trình từ lúc xây dựng kế hoạch đến khi kết thúc sự kiện. Để làm được điều đó, bên cạnh việc xây dựng văn bản chuẩn hóa quy trình tổ chức, việc nghiên cứu và
đào tạo các kỹ năng tổ chức sự kiện cho cán bộ thư viện cũng cần được các thư viện chú trọng thực hiện hơn nữa.
3.4. Tăng cƣờng hiệu quả truyền thông sự kiện
Hiện nay, các thư viện trường ĐH đã và đang nỗ lực sử dụng đa dạng các phương tiện truyền thông sự kiện tuy nhiên số lượng người dùng tin biết và tham gia vào sự kiện vẫn cịn nhiều hạn chế. Vì thế việc tăng cường hiệu quả truyền thông sự kiện là một trong những giải pháp mà các thư viện cần nghiên cứu và thực hiện để có thể nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện. Để làm được điều đó, việc nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin là một trong những bước tiên quyết mà cán bộ thư viện cần phải chú trọng. Trong quá trình nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin, cán bộ thư viện cần chú trọng điều tra những phương tiện truyền thông được người dùng tin tiếp cần nhiều nhất để qua đó xây dựng những kế hoạch truyền thông hiệu quả hơn. Đặc biệt, các thư viện cần chú trọng hơn nữa việc đa dạng hóa các phương tiện truyền thơng trước và sau sự kiện, một số biện pháp cụ thể:
- Cán bộ thư viện nên kết hợp truyền thông bằng nhiều công cụ khác nhau để có thể truyển tải thơng tin rộng nhất có thể cho đơng đảo người dùng tin mục tiêu biết tới sự kiện như:
+ Banner và poster: Cần chú trọng đến các hình ảnh thơng tin
được thể hiện trên các banner hay poster vì đây là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất ý tưởng của sự kiện để thu hút người dùng tin.
+ Các phương tiện truyền thông đại chúng: Cán bộ thư viện nên
chú trọng hơn nữa đến việc sử dụng các phương tiện truyền thơng đại chúng như báo, tập san hay chương trình radio nội bộ cũng là một trong những phương tiện truyền thông đại chúng hữu hiệu để quảng bá cho các sự kiện của các cơ quan thông tin – thư viện.
+ Phương tiện công nghệ số: Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của
công nghệ thông tin những phương tiện số như website hay các mạng xã hội chính là một trong những cơng cụ truyền thơng sự kiện nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, gửi email đến những đối tượng người dùng tin tiềm năng và khách hàng cũng là một trong những phương thức truyền thông marketing trước sự kiện đang được nhiều cán bộ thư viện quan tâm. Việc sử dụng những phương tiện công nghệ số giúp cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian di chuyển mà vẫn truyền tải được những thông tin quan trọng về sự kiện đến một số lượng lớn người dùng tin.
- Bên cạnh việc sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông, cán bộ thư viện cũng nên chú trọng hơn nữa đến việc kết hợp với các đầu mối thông tin liên lạc như Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên, các câu lạc bộ, tuyên truyền về sự kiện tới đông đảo sinh viên, giảng viên.
- Ngoài ra, việc đẩy mạnh truyền thông sau sự kiện cũng cần được chú trọng hơn nữa. Các công cụ truyền thông sau sự kiện cần được cán bộ thư viện chú trọng sử dụng là các phương tiện truyền thơng đại chúng như báo chí, tập san nội bộ, chuyên ngành và các phương tiện số như Internet và các trang mạng
xã hội. Một điểm cần lưu ý là nếu việc truyền thơng trước sự kiện thường mang tính chất thu hút sự chú ý của người dùng tin tham gia sự kiện thì việc truyền thơng sau sự kiện có nhiều mục đích khác như nhắc những người dùng tin đã tham gia sự kiện nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, về thông điệp cũng như ý nghĩa mà sự kiện mang lại, đồng thời cũng tạo sự hứng thú với những người dùng tin khác để thu hút họ tham gia các sự kiện được tổ chức sau đó. Vì thế, những thơng tin về sự kiện cần được đăng tải sinh động, hấp dẫn và tạo được sức lôi cuốn. Từ đó cũng góp phần quảng bá hình ảnh thư viện không