1.3. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở
1.3.1. Thực trạng việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn
đƣợc đề bạt giữ chức vụ thuộc diện quản lý của cơ quan cấp trên thì toàn bộ hồ sơ cán bộ phải đƣợc chuyển giao cho cơ quan quản lý mới. Việc chuyển giao giữa hai cơ quan phải đƣợc đảm bảo kịp thời chặt chẽ và đúng địa chỉ. Hồ sơ đi trên đƣờng đƣợc đóng gói và niêm phong kỹ.
Cán bộ thôi việc (vì mất sức, giảm biên chế, bị kỷ luật ...) không đƣợc nhận lại hồ sơ của mình mà chỉ đƣợc nhận bản sơ yếu lý lịch, quyết định thôi việc. Những tài liệu khác vẫn đƣợc lƣu giữ tại Vụ Tổ chức - Cán bộ.
Cán bộ nghỉ hƣu, toàn bộ hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý lúc đƣơng nhiệm lƣu giữ, chỉ giao cho cán bộ nghỉ hƣu đó một bản sơ yếu lý lịch, quyết định nghỉ hƣu, sổ hƣu.
Cán bộ, công chức hoặc Đại biểu Quốc hội chuyên trách đã mất, hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý không đƣợc giao cho cơ quan khác hoặc gia đình cán bộ.
Nhƣ vậy, đối tƣợng cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội nhiều, đa dạng, nhiệm vụ quản lý lại khép kín, không chuyển giao vào lƣu trữ cơ quan. Điều này cho thấy chuyên viên làm nhiệm vụ quản lý và phục vụ khai thác phải đảm đƣơng tất cả các công việc của nghiệp vụ lƣu trữ và vì thế cần phải xây dựng phƣơng án tổ chức và quản lý khai thác hồ sơ cán bộ cho phù hợp.
1.3. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI. CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.
1.3.1. Thực trạng việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội. Văn phòng Quốc hội.
Từ những ngày đầu mới thành lập Văn phòng Quốc hội đã hình thành bộ phận Tổ chức - Cán bộ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội. Tại
Quyết định số 180 QH/HC ngày 13 tháng 01 năm 1976 của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, bộ phận Tổ chức - Cán bộ thành phòng Tổ chức - Cán bộ. Theo Nghị quyết số 01 NQ/HĐNN7 ngày 7 tháng 7 năm 1981 phòng Tổ chức - Cán bộ đƣợc nâng thành Vụ Tổ chức - Cán bộ thuộc Văn phòng Quốc hội. Tại Điều 2, Mục 3 của bản Quyết định số 180 QH/HC đã giao trách nhiệm cho phòng Tổ chức - Cán bộ “Quản lý tài liệu hồ sơ về công tác tổ chức và cán bộ thuộc Văn phòng Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, quản lý danh sách và tiểu sử tóm tắt của Đại biểu Quốc hội".
Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Quốc hội, bộ máy Văn phòng cũng phát triển; số lƣợng cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội đã tăng thêm để đáp ứng yêu cầu phục vụ Quốc hội. So với Quốc hội khoá II (1960- 1964) với tổ chức bộ máy Văn phòng phục vụ gồm 3 vụ (Hành chính, Pháp chính, Dân chính) và biên chế khoảng 50 - 60 ngƣời thì đến Quốc hội khoá XI con số đó đã tăng gấp nhiều lần. Tính đến thời điểm tháng 10 năm 2002 vụ Tổ chức - Cán bộ đã quản lý gần 450 hồ sơ cán bộ, công chức và gần 120 đại biểu Quốc hội chuyên trách khoá XI (chƣa kể đại biểu Quốc hội chuyên trách các khoá trƣớc và các cán bộ Văn phòng Quốc hội đã nghỉ hƣu). Số lƣợng đơn vị bảo quản hồ sơ là hơn 100 cặp ba dây.
* Quản lý hồ sơ cán bộ.
Xuất phát từ đối tƣợng và đặc điểm quản lý hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội, hiện tại lƣu trữ hồ sơ cán bộ đƣợc phân thành sáu mảng để quản lý và đƣợc sắp xếp theo thứ tự sau:
- Thứ nhất: Hồ sơ về đại biểu Quốc hội chuyên trách, Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội gồm 154 hồ sơ và đƣợc sắp xếp theo khoá Quốc hội, trong mỗi khoá hồ sơ lại xếp theo vần chữ cái
- Thứ hai: Hồ sơ cán bộ thuộc diện biên chế nhà nƣớc gồm 364 hồ sơ. Loại hồ sơ này đƣợc sắp xếp theo khối uỷ ban và khối văn phòng, Trong mỗi khối lại xếp theo vụ, đơn vị; mỗi vụ, đơn vị lại xếp theo vần chữ cái.
- Thứ ba: Hồ sơ cán bộ hợp đồng đƣợc trả lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc gồm 78 hồ sơ. Số cán bộ này không nhiều nên đƣợc đánh số và sắp xếp theo vần chữ cái.
- Thứ tư: Cán bộ hợp đồng giao khoán công việc, có 61 hồ sơ đƣợc sắp xếp theo tên đơn vị nhận giao khoán công việc.
- Thứ năm: Cán bộ, công chức đã nghỉ hƣu hiện nay 113 ngƣời, hồ sơ đƣợc đánh số và sắp xếp theo vần chữ cái.
- Thứ sáu: Đại biểu Quốc hội chuyên trách và cán bộ Văn phòng Quốc hội đã mất đƣợc đánh số theo vần chữ cái.
Tóm lại, kho lƣu trữ hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội quản lý khoảng 600 hồ sơ cán bộ; đại biểu Quốc hội đƣơng nhiệm và gần 200 hồ sơ cán bộ nghỉ hƣu, đã mất.
* Khai thác hồ sơ cán bộ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu hồ sơ cán bộ nói riêng là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng kho lƣu trữ. Kinh nghiệm thực tế cho thấy tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của đời sống xã hội.
Việc sử dụng tài liệu lƣu trữ phải đảm bảo các yêu cầu kịp thời, thƣờng xuyên và thiết thực, chủ động và có kế hoạch.
Việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ chỉ đƣợc xem tại phòng, không đƣợc mang hồ sơ ra khỏi khu vực bảo quản, trừ trƣờng hợp cơ quan tổ chức cán bộ
cấp trên của đơn vị đó cần nghiên cứu làm thủ tục điều động, đề bạt... Cán bộ, công chức có thể xem hồ sơ của mình tại phòng hồ sơ.
Tại Văn phòng Quốc hội việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã đáp ứng các yêu cầu đề ra và đảm bảo các nguyên tắc về quản lý hồ sơ cán bộ.
Qua phân tích tình hình khai thác hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội trong 5 năm gần đây (1997-2001) có thể thấy:
Về đối tượng tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.
Đối tƣợng tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ bao gồm: - Các Đại biểu Quốc hội chuyên trách;
- Các đồng chí Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội;
- Cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (đang làm việc, đã nghỉ hƣu) cán bộ chuyên viên của vụ Tổ chức - Cán bộ Văn phòng Quốc hội;
- Các cơ quan có liên quan;
- Cá nhân có mối quan hệ gia đình với các cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội.
Theo số lƣợng thống kê tại vụ Tổ chức - Cán bộ, trong 5 năm (1997-2001) vụ Tổ chức - Cán bộ đã phục vụ khoảng vài trăm lƣợt ngƣời đến khai thác hồ sơ cán bộ.
Về mục đích của việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.
Hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc khai thác nhằm:
- Phục vụ cho công tác bố trí, phân công công tác; tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng và phân công, phân cấp quản lý, quy hoạch, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ; nhận xét đánh giá; bổ nhiệm, miễn nhiệm; khen thƣởng, kỷ luật cán bộ.
- Giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức, cho các đại biểu Quốc hội, cán bộ nghỉ hƣu.
- Xác nhận sơ yếu lý lịch, kết nạp Đảng, số năm công tác, xác minh để khen thƣởng, đi học ...
Loại hình tra cứu, khai thác.
Hồ sơ cán bộ đƣợc khai thác dƣới các loại hình báo cáo nhƣ: - Các bản trích ngang, tóm tắt lý lịch.
- Báo cáo tổng hợp, thống kê tình hình cán bộ, công chức Văn phòng về các mặt nhƣ số lƣợng cán bộ quản lý, trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính; đảng viên, đoàn viên; khen thƣởng, diện chính sách, thời hạn nâng lƣơng ...
Khái quát tình hình khai thác hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội giai đoạn 1997-2001 đƣợc trình bày tại bảng 2
Bên cạnh đó việc khai thác hồ sơ cán bộ còn phục vụ cho các báo cáo tổng hợp về lao động thu nhập hàng năm của cơ quan, báo cáo tăng giảm về tiền lƣơng, nghỉ phép, ốm đau v.v...