2.4. QUY TRÌNH
2.4.3.1. Thiết kế biểu ghi
Trƣớc khi đƣa thông tin vào máy để tạo lập cơ sở dữ liệu, các đơn vị tin đƣợc biên mục theo các nguyên tắc thống nhất trên một tờ mẫu gọi là biểu ghi (hay còn gọi là phiếu tin, phiếu nhập tin). Nhƣ vậy, biểu ghi là phiếu mô tả các thông tin theo quy định của một cơ sở dữ liệu để nhập thông tin vào máy tính. Biểu ghi đƣợc thiết kế theo các mục của một đơn vị tin nhập máy; số lƣợng các
mục phụ thuộc vào các nhu cầu của ngƣời sử dụng tin và ngƣời quản lý cơ sở dữ liệu. Các ô mục có độ lớn nhỏ khác nhau để đáp ứng yêu cầu ghi tin. Mỗi ô mục gọi là trƣờng, mỗi trƣờng đƣợc đặt nhãn riêng bằng số hoặc bằng kí hiệu qui ƣớc để hệ chƣơng trình ứng dụng nhận biết nó. Nhƣ vậy biểu ghi là bản tập hợp các trƣờng chứa tất cả các phần tử dữ liệu của một đơn vị thông tin. Tuỳ theo mức độ biên mục khái quát hay chi tiết đối với tài liệu lƣu trữ mà có yêu cầu thiết kế phiếu mô tả này khác nhau. Biểu ghi là phƣơng tiện quan trọng để kiểm tra thống nhất thông tin đƣa vào máy. Điều này đặc biệt cần thiết đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, nhất là trong thời gian đầu.
Căn cứ vào mục đích của cơ sở dữ liệu và các yêu cầu kết quả đầu ra, biểu ghi quản lý hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội đƣợc thiết kế gồm có 52 tiêu chí thể hiện những thông tin cơ bản trong quản lý và tra tìm thông tin về cán bộ, công chức nhƣ họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, trú quán, dân tộc, tôn giáo, đơn vị công tác hiện nay, quá trình công tác (chủ đề chính) trình độ chính trị, ngày vào Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Đảng Cộng sản Việt Nam, khen thƣởng, kỷ luật, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quan hệ gia đình v.v ... Hình ảnh khái quát của biểu ghi đối với cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội đƣợc giới thiệu trên 5 phần thiết kế theo trang màn hình đƣợc trình bày trên các hình từ 3 đến 7.
Hình 3: MÀN HÌNH BIỂU GHI PHẦN THÔNG TIN CHUNG
Hình 5: MÀN HÌNH BIỂU GHI PHẦN CHÍNH TRỊ
Hình 7: MÀN HÌNH BIỂU GHI PHẦN GIA ĐÌNH