2.4. QUY TRÌNH
2.4.5.2. Tra cứu cơ sở dữ liệu
Tra cứu để thực hiện công việc tìm kiếm nhanh chóng các thông tin của cán bộ, công chức theo các điều kiện và tiêu chí khai thác khác nhau.
Việc tra cứu thông tin về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc thực hiện trên các loại biểu bảng để hình thành các báo cáo. Ở Văn phòng Quốc hội, thông tin về cán bộ, công chức đƣợc thể hiện ở 2 loại hình báo cáo là báo cáo cố định (báo cáo lập sẵn) và báo cáo mở (báo cáo do ngƣời tra cứu lập).
* Báo cáo cố định: Đây là loại báo cáo với những tiêu chí định sẵn,
đƣợc thiết kế theo mẫu về sơ yếu lý lịch do Nhà nƣớc quy định. Báo cáo này có mộ số loại sau đây:
1. Báo cáo tóm tắt lý lịch cán bộ, công chức đƣợc lập theo những tiêu chí và mẫu sau. Ví dụ bản tóm tắt lý lịch của ông Vũ Hải Hà
TÓM TẮT LÝ LỊCH Số thứ tự (mã số): 241
Họ và tên: Vũ Hải Hà
Bí danh: Không
Ngày sinh: 01-03-1969
Giới tính: Nam
Nơi sinh: Thành phố Hạ Long SinhTai: Quảng Ninh
Quê quán: Hải Anh Hải Hậu Nam Định
Trú quán: Số nhà(thôn xóm): 222A, Đội Cấn Phƣờng(xã):
Cống Vị
Quận(huyện): Ba Đình Tỉnh(TP):Hà Nội
Dân tộc: Kinh Tôn giáo: Không
Thành phần gia đình: Cán bộ
Thành phần bản thân: Công chức Nhà nước
Trình độ văn hoá: 10/10
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Thạc sĩ CS công và QL Đại học Ngoại ngữ,
Trình độ chính trị:
Ngày vào biên chế Nhà nƣớc: 00-11-1986
Ngày vào đoàn: 09-02-1983
Ngày vào Đảng Cộng sản VN: 26-03-1995 Ngày chính thức:
26-03-1996
Ngày đến công tác tại VPQH: 01-08-1995
Chức vụ hiện nay: Phó vụ trưởng
Ngạch công chức: Chuyên viên
Lƣơng hiện tại đang hƣởng: Bậc lƣơng: 5
Hệ số lƣơng: 2,82
Quá trình công tác
Từ Đến Công tác Địa điểm Chức vụ
an nhân dân
00-08-1995 04-05-2002 Chuyên viên Văn phòng Quốc hội 05-05-2002 nay Phó vụ
trưởng
Văn phòng Quốc hội
2. Báo cáo về lý lịch cán bộ: Gồm các tiêu chí nhƣ ở phần biểu ghi đƣợc trình bày tại bản phụ lục số 1.
3. Báo cáo cố định được xây dựng theo các thông số xác định: Ngạch công chức, dân tộc, tỉnh, khen thưởng, kỷ luật, ngoại ngữ, quan hệ, thành phần
(gia đình, bản thân). Loại báo cáo này chủ yếu để thống kê nhanh các thông tin nhƣ về số lƣợng theo các tiêu thức xác định: Ví dụ cán bộ, công chức đang ở ngạch công chức nào?, bao nhiêu ngƣời có trình độ ngoại ngữ thành thạo, chứng chỉ A, B, C; đƣợc khen thƣởng loại Huân huy chƣơng nào v.v ...
* Báo cáo mở: Đây là loại báo cáo rất mềm dẻo, linh hoạt về mặt cấu trúc, cho phép ngƣời sử dụng có thể khai thác theo cách tra cứu thông tin đơn, thông tin kép. Để phát huy hết tác dụng loại báo cáo này đòi hỏi phải có công cụ ngôn ngữ là danh mục từ khoá, từ chuẩn và khi tra cứu, ngƣời sử dụng phải có am hiểu nhất định về chƣơng trình.
Tra cứu thông tin đơn:
Là loại tra cứu nhằm thoả mãn một yêu cầu khai thác thông tin của ngƣời dùng tin theo một tiêu thức xác định.
Có thể lấy các ví dụ nhƣ sau:
phòng Quốc hội, theo các thông tin: Mã số, họ và tên thƣờng gọi, ngày tháng năm sinh, chức vụ, đơn vị công tác. Sau khi lập báo cáo theo các tiêu chí đề ra ta gõ vào trƣờng “chức vụ” cụm từ “Vụ trƣởng”. Ta đƣợc kết quả là một danh sách (Bảng 3)
Bảng 3 DANH SÁCH CÁN BỘ LÃNH ĐẠO CẤP VỤ TRƢỞNG VĂN PHÕNG QUỐC HỘI
MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH CHỨC VỤ ĐVCT 121 Nguyễn Đăng Đại 21-11-1948 Vụ trƣởng Dân nguyện 133 Nguyễn Văn Bính 02-09-1952 Vụ trƣởng Tổ chức - Cán bộ 136 Phạm Văn Nhâm 01-08-1944 Vụ trƣởng Quốc phòng và An
ninh
157 Nguyễn Khang 10-08-1950 Vụ trƣởng Hành chính 158 Đỗ Kim Sơ 05-11-1951 Vụ trƣởng Quản trị
173 Võ ái Dân 31-03-1942 Vụ trƣởng Công tác phía Nam 238 Phạm Quốc Bảo 28-12-1947 Vụ trƣởng Đối ngoại
325 Lƣơng Phan Cừ 10-01-1950 Vụ trƣởng Các vấn đề xã hội 353 Nguyễn Văn
Thuận
01-01-1952 Vụ trƣởng Pháp luật
356 Nguyễn Đức Hiền 03-08-1955 Vụ trƣởng Tổng hợp 360 Trần Bá Lộc 10-01-1942 Vụ trƣởng Quản trị
385 Nguyễn Văn Phúc 23-02-1955 Vụ trƣởng Kinh tế và Ngân sách 392 Nguyễn Vinh Hà 01-08-1960 Vụ trƣởng Khoa học, Công nghệ
và Môi trƣờng 411 Trịnh Hƣng
Thịnh
17-10-1947 Vụ trƣởng Dân tộc
412 Phan Trung Lý 20-02-1954 Vụ trƣởng Hoạt động đại biểu dân cử
416 Nguyễn Thị Phƣơng Minh
11-07-1942 Vụ trƣởng Các vấn đề xã hội
419 Nguyễn Quang Y 14-02-1946 Vụ trƣởng Kế hoạch - Tài chính Tổng số: 17
ngƣời
Ví dụ 2: Lập báo cáo danh sách cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội có học vị Tiến sĩ theo các thông tin: Mã số, họ và tên thƣờng gọi, ngày tháng năm sinh, học vị, đơn vị công tác. Ở trƣờng “học vị” thêm từ “tiến sĩ” ta đƣợc kết quả (bảng 4).
Bảng 4
DANH SÁCH CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VPQH CÓ HỌC VỊ TIẾN SĨ
MÃ SỐ
HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN
ĐƠN VỊ CÔNG TÁC 16 Nguyễn Sỹ Dũng 20-11-1955 Tiến sĩ giáo dục học,
Đại học ngoại ngữ, Luật
Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
62 Vũ Đào Hùng 09-08-1947 Tiến sĩ khoa học giáo dục, đại học Luật
Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
76 Nguyên Thành 19-08-1959 Tiến sĩ Ngôn ngữ học, đại học Luật
Báo "Ngƣời đại biểu nhân dân"
233 Đinh Công Duật 23-06-1944 Tiến sĩ Triết học, Đại học Kinh tế quốc dân
Kinh tế và Ngân sách
237 Trịnh Huy Quách 16-02-1954 Tiến sĩ Quản lý kinh tế
Tổ chức - Cán bộ 332 Nguyễn Văn Tiên 20-10-1955 Tiến sĩ y học Các vấn đề xã hội 336 Ngô Đức Mạnh 01-10-1960 Tiến sĩ Luật Trung tâm thông
tin, thƣ viện và NCKH
340 Lƣơng Minh Tuân
30-08-1964 Tiến sĩ Luật Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH 353 Nguyễn Văn Thuận 01-01-1952 Tiến sĩ Luật Nhà nƣớc Pháp luật 384 Trƣơng Công Hùng 29-09-1962 Tiến sĩ Chính sách kinh tế và kinh tế phát triển Kinh tế và Ngân sách
393 Lê Minh Hồng 25-07-1957 Tiến sĩ Di truyền học Khoa học, Công nghệ và Môi trƣờng 403 Nghiêm Vũ Khải 20-09-1953 Tiến sĩ Địa chất,
khoáng sản
Đối ngoại
412 Phan Trung Lý 20-02-1954 Tiến sĩ Luật Hoạt động đại biểu dân cử 416 Nguyễn Thị Phƣơng Minh 11-07-1942 Tiến sĩ Lịch sử quan hệ quốc tế, đại học ngoại ngữ Các vấn đề xã hội
474 Đồng Ngọc Toàn 22-06-1955 Tiến sĩ sƣ phạm Tâm lý
Văn hoá, giáo dục, thanh niên, thiếu niên, và Nhi đồng Tổng số: 15
ngƣời
Tra cứu thông tin kép.
Là loại tra cứu nhằm thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin của ngƣời dùng tin từ 2 tiêu thức trở lên.
Ta có các ví dụ minh sau:
Ví dụ 1: Để phục vụ cho việc lập danh sách cán bộ, công chức VPQH trong độ tuổi nhập ngũ (năm 2002) ta phải thống kê cán bộ, công chức sinh năm 1975 trở đi và là nam giới với các thông tin: Mã số, họ và tên thƣờng gọi, ngày tháng năm sinh, giới tính, đơn vị công tác. Muốn có báo cáo này ở trƣờng ngày tháng năm sinh thêm “>1974” và ở trƣờng giới tính ta thêm chữ “nam” . Kết quả tra cứu ta đƣợc một danh sách (bảng 5).
Bảng 5
DANH SÁCH CÁN BỘ VPQH LÀ NAM GIỚI, SINH SAU NĂM 1974
MÃ SỐ
HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH GIỚI TÍNH
ĐƠN VỊ CÔNG TÁC
92 Ngô Trung Thành 29-01-1975 Nam Pháp luật 109 Nguyễn Ngọc
Hùng
03-02-1975 Nam Dân nguyện
167 Phạm Văn Khá 22-07-1975 Nam Hành chính
214 Hà Văn Sáu 29-06-1976 Nam Công tác phía Nam 223 Trần Anh Lâm 06-07-1976 Nam Công tác phía Nam 224 Giang Tấn Nhựt 09-07-1976 Nam Công tác phía Nam 244 Nguyễn Chung
Việt
26-04-1976 Nam Đối ngoại
246 Nguyễn Thọ Luân 27-01-1975 Nam Tạp chí Nghiên cứu lập pháp 292 Lê Đào Hùng 06-11-1977 Nam Quản trị
339 Nguyễn Ngọc Thái 19-04-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
347 Đặng Ngọc Huy 25-12-1975 Nam Pháp luật 371 Nguyễn Mai Tuấn 20-03-1975 Nam Quản trị 408 Vũ Khắc Định 01-10-1975 Nam Hành chính 426 Phạm Thái Yên 17-05-1975 Nam Tổng hợp
429 Trần Thanh Tùng 14-10-1976 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
430 Đỗ Đức Huy 21-06-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
432 Nguyễn Đăng Nam 10-10-1976 Nam Đối ngoại 436 Nguyễn Đức
Thuận
30-07-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
437 Nguyễn Phƣơng Tuấn
20-03-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
441 Trịnh Ngọc Cƣờng 20-09-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
444 Nguyễn Hà Thanh 31-10-1978 Nam Báo "Ngƣời đại biểu nhân dân"
445 Hoàng Minh Hiếu 17-08-1976 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
446 Đào Tuấn Anh 29-10-1975 Nam Trung tâm thông tin, thƣ viện và NCKH
447 Bùi Mạnh Phong 26-04-1976 Nam Quản trị 454 Trần Tuấn Sơn 02-02-1979 Nam Quản trị
460 Trần Văn Thắng 21-04-1975 Nam Kế hoạch - Tài chính 461 Nguyễn Hồng Phúc 26-10-1978 Nam Ban Quản lý Hội trƣờng Ba
Đình 465 Phạm Đức Thảo 23-08-1978 Nam Quản trị
466 Nguyễn Thế Hiếu 30-04-1975 Nam Báo "Ngƣời đại biểu nhân dân"
477 Lê Anh Tuấn 23-02-1976 Nam Tổng hợp 487 Nguyễn Ngọc Vịnh 01-03-1979 Nam Bảo vệ 486 Mai Xuân Bình 11-01-1976 Nam Pháp luật
Tổng số: 33 ngƣời
Ví dụ 2: Thống kê danh sách cán bộ của Văn phòng Quốc hội là bộ đội và có thâm niên công tác trên 30 năm với các thông tin: Mã số, họ và tên thƣờng gọi, ngày tháng năm sinh, thâm niên công tác, tham gia quân đội. Ở trƣờng bắt đầu công tác đánh số “>1961”. Kết quả tra cứu ta đƣợc danh sách (bảng 6)
Bảng 6 DANH SÁCH CÁN BỘ VPQH ĐÃ LÀ BỘ ĐỘI
VÀ THÂM NIÊN CÔNG TÁC TRÊN 30 NĂM
MÃ SỐ
HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH THÂM NIÊN CÔNG TÁC
THAM GIA QUÂN ĐỘI
21 Đỗ Thị Duyên 10-11-1948 00-06-1966 00-06-1966 38 Nguyễn Văn Tòng 22-12-1945 00-09-1964 00-09-1964 63 Nguyễn Đức Thắng 01-12-1948 25-07-1966 00-07-1966 115 Hoàng Đăng Tý 06-02-1950 27-06-1968 00-08-1968 121 Nguyễn Đăng Đại 21-11-1948 31-01-1966 31-01-1966 128 Nguyễn Thị Đắc 14-04-1948 00-04-1965 00-04-1965 129 Nghiêm Xuân Hà 07-03-1941 15-03-1959 00-03-1959 136 Phạm Văn Nhâm 01-08-1944 10-04-1962 00-04-1962 139 Phùng Huy Liệu 15-10-1944 27-06-1963 00-06-1963 159 Hoàng Kim Tuyến 28-03-1950 16-07-1968 00-07-1968 190 Trần Thới 11-07-1944 23-06-1963 00-06-1963 229 Nguyễn Thế Đậu 03-08-1946 31-05-1965 00-05-1965 238 Phạm Quốc Bảo 28-12-1947 00-09-1965 00-09-1966 260 Đỗ Văn Long 18-05-1949 18-07-1968 00-07-1968 296 Lê Văn Lai 01-06-1947 00-04-1968 00-04-1968 300 Lê Thế Mùi 19-11-1944 28-02-1964 00-02-1964 303 Nguyễn Thanh 14-04-1948 00-09-1966 00-09-1966 308 Lại Duy Tài 00-02-1942 23-02-1965 00-02-1965 342 Đỗ Văn Tri 20-05-1945 00-02-1962 00-00-1964 365 Phạm Văn Khúc 24-05-1943 22-06-1963 00-06-1963 389 Nghiêm Xuân Bạch 15-05-1951 01-08-1968 00-08-1968 396 Vũ Viết Bạng 00-04-1947 00-01-1966 00-01-1966 400 Trần Trọng Thái 10-05-1944 00-02-1965 00-02-1965 Tổng số: 23 ngƣời v.v…
* *
*
Chúng tôi trình bày những khái niệm và các thành tố cơ bản của phần đảm bảo thông tin tƣ liệu đối với hệ thống thông tin về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội. Trong khi phân tích những yêu cầu, những nguyên tắc chung về hệ thống thông tin tin học hoá, luận văn cũng khẳng định vai trò và đặc điểm của nguồn thông tin về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội. Trên cơ sở đó luận văn cũng diễn giải việc xây dựng danh mục từ khoá và chuẩn hoá các biểu bảng; xác lập nội dung các quy trình cơ sở dữ liệu; thiết kế và biên mục biểu ghi; thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu; xây dựng quy trình cập nhật, tra cứu thông tin.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc xây dựng để đảm bảo tính chính xác của thông tin tƣ liệu khi tiến hành tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội muốn ứng dụng vào thực tế, cần đề ra các phƣơng hƣớng hoàn thiện hệ thống quản lý tin học hoá này. Vấn đề sẽ đƣợc trình bày ở chƣơng III.
CHƯƠNG 3
PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.