2.4. QUY TRÌNH
2.4.5.1. Cập nhật cơ sở dữ liệu
Tính chính xác của thông tin có vai trò quan trọng bậc nhất đối với ngƣời sử dụng, vì vậy xây dựng quy trình cập nhật cần đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Dễ dàng và nhanh chóng trong chỉnh sửa các thông tin theo biểu ghi dữ liệu;
- Có khả năng bổ sung, sửa đổi dữ liệu mà không làm ảnh hƣởng các quy trình khác;
- Đảm bảo tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu khi đƣợc sửa chữa, bổ sung; Quy trình cập nhật gồm có các giai đoạn nhập tin và bổ sung sửa chữa các thông tin trong biểu ghi dữ liệu.
Sau khi biên mục xong biểu ghi, các thông tin đƣợc nhập vào máy. Đây là một khâu rất quan trọng vì nó ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng và các kết quả đầu ra của cơ sở dữ liệu. Do vậy, khi nhập biểu ghi vào máy, các thông tin đƣợc soát xét và sửa chữa những sai sót để bảo đảm cho việc nhập tin đƣợc chính xác. Ngƣời nhập tin phải tuân thủ các hƣớng dẫn trong phƣơng pháp nhập tin, những yêu cầu của chƣơng trình, các quy ƣớc chung về ngôn ngữ nhƣ: Chính tả, chữ viết tắt... để thực hiện đúng và phát hiện những sai sót trong biên mục biểu ghi.
Nhập tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội bao gồm những thông tin đã mô tả trên phần biên mục biểu ghi và chủ yếu với 5 mục lớn, đó là:
- Công tác - Chính trị
- Trình độ văn hoá - Quan hệ gia đình
Hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc bổ sung thƣờng xuyên vì vậy trong quá trình cập nhật cần sửa đổi dữ liệu. Khi xây dựng quy trình cập nhật cần lƣu ý, những thông tin cũ có thể lƣu trữ đƣợc và trong quá trình cập nhật biểu ghi thì các mẫu biểu nhƣ lý lịch, sơ yếu lý lịch, trích ngang, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp cần đảm bảo để thông tin cũng đƣợc thay đổi theo bổ sung mới nhất.