Một trong số các nhiệm vụ khó khăn và mất nhiều công sức nhất của việc đảm bảo thông tin tƣ liệu là việc xác lập danh sách và nội dung các dữ liệu về
đối tƣợng đƣợc quản lý trong hệ thống. Đối với hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, đảm bảo là việc xác lập danh sách và nội dung dữ liệu về các cán bộ, công chức đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý trong hệ thống. Từ nhiều năm nay, việc quản lý hồ sơ cán bộ đƣợc thực hiện theo kinh nghiệm, với các công cụ xử lý thủ công. Hồ sơ về cán bộ, công chức một mặt đóng vai trò là các vật mang tin, mặt khác là bộ nhớ của hệ thống quản lý nhân sự. Việc xử lý và kiểm tra các dữ liệu về cán bộ, công chức bằng phƣơng pháp thủ công trƣớc đây đã dẫn đến việc trùng lặp về các dữ liệu và cả về công đoạn xử lý. Việc quá tải về tài liệu (hồ sơ) đối với các cán bộ, công chức dẫn đến rất khó khăn trong việc quản lý và xử lý các dữ liệu. Kết cục là hồ sơ về cán bộ, công chức thì nhiều mà thông tin về cán bộ, công chức lại vẫn rất thiếu.
Trong điều kiện của công nghệ thông tin hiện nay, bên cạnh hồ sơ tài liệu, bộ nhớ của hệ thống cán bộ phải là các vật mang tin điện tử. Để làm đƣợc điều này, ở mỗi cấp quản lý phải xác định đƣợc khối lƣợng các dữ liệu về cán bộ, công chức theo các tiêu chí cần thiết. Rõ ràng, cần phải xác lập toàn bộ khối lƣợng các loại hình tài liệu hồ sơ, các tiêu chí. Để tổ chức cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức phải có các công cụ để thống nhất dữ liệu nhƣ xây dựng các bảng, các khung phân loại, danh mục các tiêu chí và mô tả chúng.
Đặc điểm các dữ liệu về cán bộ là việc sử dụng cấu trúc phân cấp. Theo cấu trúc phân cấp toàn bộ cán bộ, công chức có thể chia thành cấp độ khác nhau:
Cấp 1: Theo loại cán bộ có - Cán bộ lãnh đạo. - Cán bộ quản lý. - Chuyên viên.
- Nhân viên. Cấp 2: Theo trình độ có - Cao đẳng. - Đại học. - Thạc sĩ. - Tiến sĩ. - Tiến sĩ khoa học. Cấp 3: Theo chuyên ngành có: - Luật học - Văn học - Ngôn ngữ học
- Công nghệ thông tin - Xây dựng
Cấp 4: Theo thâm niên công tác có: - Dƣới 5 năm. - Từ 5 đến 10 năm. - Từ 10 đến 15 năm. - Từ 15 đến 20 năm. - Trên 20 năm. Cấp 5: Theo tuổi tác có - Dƣới 30 tuổi. - Từ 30 đến 40 tuổi.
- Từ 40 đến 50 tuổi. - Từ 50 đến 60 tuổi - Trên 60 tuổi.
Nhƣ vậy, để tìm nhân sự đáp ứng bộ tiêu chí xác định cần phải biết các vị trí tƣơng ứng với các cấp và diện đã xác định. Ví dụ:
3 2 4 3 2
Cấp 1: Loại cán bộ: Chuyên viên Cấp 2: Trình độ: Đại học
Cấp 3: Chuyên ngành: CNTT Cấp 4: Thâm niên: Từ 10-15 năm Cấp 5: Tuổi: Từ 30-40
Sơ đồ cấu trúc phân cấp dữ liệu về cán bộ, công chức có thể minh hoạ trên hình 9
Bên cạnh cơ cấu phân cấp, giữa các thuật ngữ tiêu chí về cán bộ, công chức còn có quan hệ biến đổi theo chiều ngang. Ví dụ về mối quan hệ liên đới vùng thể hiện ở đƣờng đứt quãng trên hình 10
I. Loại cán bộ. Cán bộ lãnh đạo Cán bộ Quản lý Chuyên viên Nhân viên Bác sĩ, kỹ sƣ II. Trình độ.
Cao đẳng Đại học Thạc sĩ Tiến sĩ Tiến sĩ khoa học
III. Chuyên ngành.
Luật học Văn học Ngôn ngữ học
Công nghệ thông tin
Xây dựng
IV. Thâm niên.
Dƣới 5 năm Từ 5-10 năm Từ 10-15 năm
Từ 15-20
năm Trên 20 năm
V. Tuổi
Dƣới 30 tuổi Từ 30-40 tuổi Từ 40-50 tuổi
Từ 50-60
Tuổi Trên 60 tuổi
Hình 9: SƠ ĐỒ CẤU TRÚC PHÂN CẤP ĐỐI VỚI DỮ LIỆU VỀ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Qu¶n lý c¸n bé
Bè trÝ §¸nh gi¸
NhËn Kû luËt
ChuyÓn Th«i viÖc Khen
th-ëng
Bá viÖc Yªu cÇu Buéc th«i
viÖc
C¾t th-ëng NghØ h-u
Hình 10: MỐI QUAN HỆ LIÊN ĐỚI VÙNG