2.4. QUY TRÌNH
2.4.3.2. Biên mục biểu ghi
Biên mục biểu ghi đƣợc tiến hành trên cơ sở tính đến các đặc điểm của phần mềm ứng dụng và qui ƣớc chung để các dữ liệu đƣợc trình bày cho phù hợp và thống nhất. Ví dụ: Khi viết ngày tháng năm phải đƣợc cách nhau bằng dấu gạch ngang (-) hoặc đầu và cuối từ khoá đánh dấu hoa thị (*) để tra cứu kép đƣợc các thông tin, v.v ...
Dữ liệu trong biểu ghi đƣợc tổ chức theo cấu trúc phân cấp. Trong biểu ghi của hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội các trƣờng đƣợc biên mục, đƣợc xếp theo 6 phần (trong mỗi phần có các trƣờng), bao gồm:
- Phần công tác
- Phần thông tin chính trị - Phần trình độ văn hoá - Phần quan hệ gia đình - Phần ghi chú
Phần thông tin chung, gồm có các trƣờng và đƣợc biên mục nhƣ sau: - Ảnh: Là ảnh chân dung của cán bộ, công chức với nhất kích thƣớc 4x6. - Họ và tên khai sinh: Là họ và tên đƣợc ghi trong bản giấy khai sinh
- Họ và tên thường gọi: Một số ngƣời vì một lý do nào đó mà có thêm tên thƣờng gọi.
Ví dụ: Ông Phạm Thế Tiệm là tên khai sinh trong khi đó tên thƣờng gọi là Phạm Thế Anh
- Bí danh: Bí danh để hoạt động cách mạng hoặc để viết báo của cán bộ, công chức.
Ví dụ: Ông Hồ Anh Tài là Tổng biên tập Báo “Ngƣời đại biểu nhân dân” nhƣng khi viết bài đăng báo ông thƣờng lấy bí danh là “Chân Phƣơng”.
- Giới tính: Ghi nam hoặc nữ
- Ngày tháng năm sinh: Đƣợc viết cách nhau bởi dấu gạch ngang (-) hoặc ngày tháng có 1 chữ số cũng phải thêm số không (0) vào đằng trƣớc ngày tháng.
Ví dụ: Thông thƣờng ta viết ngày 1-1-2000 nhƣng theo quy ƣớc phải viết thành 01-01-2000.
- Nơi sinh: Nhà hộ sinh, trạm, trung tâm y tế, bệnh viện và tỉnh (thành phố) nơi đã sinh cán bộ, công chức.
- Nguyên quán: Số nhà, xóm (thôn, đƣờng phố) xã (phƣờng), huyện (quận), tỉnh (thành phố) theo nguyên quán của ngƣời bố.
- Trú quán: Là nơi thƣờng trú hiện nay của cán bộ, công chức với các thông tin về số nhà, xóm (thôn, đƣờng phố) xã (phƣờng), huyện (quận), tỉnh (thành phố).
- Dân tộc: Chủ yếu là dân tộc kinh, ngoài ra còn có 53 dân tộc khác.
- Tôn giáo: Ghi “không” hoặc “ Phật giáo”, “Công giáo”, “Tin lành”, “Cao đài”, “Phật giáo hoà hảo”, “Hồi giáo”.
- Thành phần bản thân: Ghi công chức loại A, B, C theo trình độ đƣợc đào tạo.
- Chứng minh thư nhân dân: Ghi số chứng minh, nơi cấp, ngày cấp. - Điện thoại: Điện thoại cơ quan hoặc nhà riêng.
- Fax: Fax của cơ quan hoặc nhà riêng.
- Tình hình sức khoẻ hiện nay: Ghi 3 mức “tốt”, “bình thƣờng”, “yếu”; chiều cao và cân nặng.
Phần công tác: Gồm các trƣờng và cách ghi thông tin nhƣ sau. - Nghề nghiệp bản thân trƣớc khi đƣợc tuyển dụng.
- Ngày tháng năm bắt đầu công tác: Đối với những ngƣời thuộc cơ quan Văn phòng Quốc hội tuyển dụng thì ngày tháng năm đến công tác tại Văn phòng Quốc hội trùng với ngày tháng năm bắt đầu công tác.
- Ngày tháng năm đƣợc tuyển dụng vào biên chế. - Cơ quan tuyển dụng: Ghi cơ quan làm việc đầu tiên. - Ngày tháng năm đến công tác tại VPQH
- Đơn vị công tác hiện nay: Ghi cấp bộ là Văn phòng Quốc hội, sau đó đến vụ, phòng, hoặc ban.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A công tác tại Văn phòng Quốc hội, thuộc Trung tâm thông tin thƣ viện và Nghiên cứu khoa học, phòng Máy tính.
- Ngạch công chức, viên chức: Là ngạch và mã số của ngạch của cán bộ, công chức đó.
Ví dụ: Bà Hoàng Thị Y ngạch chuyên viên, mã số: 01003.
- Lương hiện tại đang hưởng: Gồm bậc lƣơng, hệ số lƣơng và ngày tháng đƣợc tăng lƣơng.
Ví dụ: Ông Lê Hoàng H bậc lƣơng 4, hệ số 2,58; đƣợc tăng lƣơng từ ngày 01-12-2001.
- Chức vụ hiện nay: Gồm chức vụ Đảng, đoàn thể, chính quyền và ngày tháng năm đƣợc đảm nhận chức vụ.
+ Đảng: Ghi thông tin nhƣ “Bí thƣ đảng uỷ”, “Phó bí thứ đảng uỷ” “Thƣờng vụ Đảng uỷ”, “Bí thƣ” hoặc “Phó Bí thƣ” chi bộ và ngày tháng năm nhận chức.
+ Đoàn thể: “Bí thƣ” hoặc “Phó Bí thƣ” đoàn TNCSHCM, “Chủ tịch” hoặc “Phó chủ tịch“ công đoàn cơ quan, bộ phận, ngày tháng năm nhận chức. + Chính quyền: Ghi chức vụ nhƣ “Bộ trƣởng” “vụ trƣởng” ... và ngày tháng năm đƣợc bổ nhiệm.
- Năng lực và sở trường công tác: Năng khiếu hoặc chuyên môn đã làm lâu năm.
- Quá trình công tác: Trƣờng này ghi thời gian, công việc chức vụ đƣợc đảm nhiệm, địa điểm làm việc. Đây là trƣờng có nội dung tổng hợp khái quát quá trình công tác của bản thân ngƣời cán bộ, công chức có tác dụng để xây dựng báo cáo về tóm tắt lý lịch (sẽ đƣợc trình bày ở phần sau).
Phần thông tin về chính trị:
- Trình độ chính trị: Sơ cấp, trung cấp hoặc cao cấp.
- Ngày vào ĐCSVN và ngày tuyên bố chính thức
Nơi kết nạp: Là trƣờng ghi thông tin chung về nơi kết nạp của đoàn viên, đảng viên.
- Tham gia quân đội.
- Tham gia thanh niên xung phong. - Tham gia công an.
- Cấp bậc, chức vụ cao nhất đã qua (lực lƣợng vũ trang, thanh niên xung phong, dân sự).
Là thời gian tham gia quân đội, thanh niên xung phong, công an và chức vụ cao nhất đang đảm nhận.
- Thƣơng binh, gia đình liệt sỹ, ngƣời có công với cách mạng.
- Khen thưởng: Gồm có các thông tin nhƣ ngày tháng, hình thức, lý do và cấp nào khen thƣởng.
- Kỷ luật: Gồm các thông tin nhƣ ngày tháng, hình thức, lý do bị kỷ luật.
Phần trình độ văn hoá:
- Văn hoá phổ thông: Theo hệ cũ thì ghi 10/10 hoặc hệ mới ghi 12/12.
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Ghi trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ và kèm theo ngành nghề đƣợc đào tạo. Đây là trƣờng sử dụng nhiều từ khoá nhất.
Ví dụ: Lê Văn T học trƣờng Đại học luật thì ghi “Đại học luật”
- Học hàm, học vị: Cần ghi 2 thông tin là học hàm và học vị. + Học hàm: Ghi giáo sƣ hoặc phó giáo sƣ.
+ Học vị: Ghi cử nhân, kỹ sƣ, thạc sĩ, tiến sĩ, tiến sĩ khoa học ...
- Các khoá học đã tham gia: Ghi các thông tin sau: + Thời gian đào tạo: Từ năm nào đến năm nào?
+ Bằng tốt nghiệp được cấp: Trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ.
+ Chuyên ngành: Ngành học đƣợc đào tạo
+ Loại hình đào tạo: Chính quy, tại chức, chuyên tu, mở rộng. + Nơi đào tạo.
- Trình độ ngoại ngữ: Gồm có thông tin nhƣ tên ngoại ngữ, trình độ, nơi đào tạo.
- Tham quan, học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài: Gồm 3 thông tin là thời gian, nội dung và tên nƣớc.
Phần quan hệ gia đình:
- Thành phần gia đình: Ghi là bần nông, trung nông, tiểu tƣ sản ...
- Khi cần thiết báo tin cho: Bố, mẹ, chồng (vợ) hoặc ngƣời thân.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ của ngƣời báo tin. - Điện thoại liên lạc khẩn.
- Các thành viên trong gia đình: Gồm có những thông tin nhƣ sau:
+ Quan hệ: Các thành viên trong gia đình nhƣ bố mẹ đẻ, chồng (vợ), các con; bố mẹ vợ hoặc chồng, anh chị em ruột; anh chị em bên vợ (chồng).
+ Họ và tên: Họ và tên của từng thành viên trong gia đình. + Ngày tháng năm sinh.
+ Nghề nghiệp: Nếu hết tuổi lao động thì ghi “Nghỉ hƣu” nếu đang ở độ tuổi lao động thì ghi công việc đang đảm nhận, nếu không làm nhà nƣớc thì ghi “làm tự do” nếu làm nông nghiệp thì ghi “làm ruộng” v.v ... nếu chết thì ghi “đã mất”.
+ Nơi làm việc: Ghi đơn vị công tác của các thành viên gia đình còn đang làm việc.
Phần ghi chú. Gồm có các trƣờng sau
- Ngày tháng nghỉ việc tại VPQH: Ghi ngày tháng kết thúc công tác tại Văn phòng Quốc hội. Lý do có thể ghi là “Nghỉ hƣu” “buộc thôi việc” “Bỏ việc” “chuyển cơ quan”...
- Thông tin khác: Ghi những thông tin đặc biệt của cá nhân cán bộ, công chức.
- Ngày tháng viết hồ sơ: Ghi thời gian cập nhật thông tin.