1.3. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở
1.3.2. Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ,
bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội hiện nay.
Hồ sơ cán bộ có giá trị rất lớn đối với cơ quan và bản thân mỗi ngƣời, vì vậy quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ là nhiệm vụ chung cần đƣợc chú ý. Qua thực tiễn quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội có thể nêu những ƣu điểm và nhƣợc điểm sau đây.
* Ưu điểm.
Về cơ bản việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ thực hiện đúng các quy định của nhà nƣớc và pháp luật hiện hành, bảo vệ bí mật và an toàn hồ sơ cán bộ. Trong việc phục vụ khai thác đã đáp ứng đƣợc các yêu cầu của Lãnh đạo Quốc
hội và các cơ quan của Quốc hội, Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội và các chuyên viên Văn phòng, các cơ quan có liên quan.
* Nhược điểm.
Trƣớc yêu cầu mới, việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ còn tồn tại những nhƣợc điểm sau đây:
Công tác bổ sung.
Đã có một thời gian dài cán bộ, chuyên viên Văn phòng Quốc hội không có ý thức thƣờng xuyên bổ sung hồ sơ cá nhân của mình, nhiều thông tin về trình độ chuyên môn, sự thay đổi về bản thân, về gia đình không có trong hồ sơ. Một số cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội còn thiếu nhiều giấy tờ nhƣ bằng tốt nghiệp, các bằng cấp về chuyên môn nghiệp vụ, vì vậy gây rất nhiều trở ngại cho việc thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức nhƣ bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo ... và giải quyết các chế độ chính sách.
Một số hồ sơ của các Đại biểu Quốc hội chuyên trách, lãnh đạo Văn phòng Quốc hội do Ban Tổ chức Trung ƣơng quản lý không đƣợc bổ sung thƣờng xuyên, văn bản chủ yếu là các bản sao (photocopy), bản không có dấu xác nhận của cơ quan quản lý.
Công tác bổ sung hồ sơ cán bộ chƣa đƣợc làm thƣờng xuyên, liên tục vì hiện nay việc quản lý và tra cứu hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hội chỉ do 1 chuyên viên đảm nhiệm.
Phục vụ khai thác, tra cứu.
Việc quản lý hồ sơ cán bộ vẫn còn theo phƣơng pháp thủ công truyền thống với các phƣơng tiện nhƣ sổ sách, mục lục tra cứu … đã làm mất nhiều thời gian cho ngƣời đến khai thác thông tin và làm chậm trễ trong việc giải đáp các yêu cầu rất đa dạng của ngƣời quản lý và lãnh đạo.
Việc tạo lập các báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp thƣờng xuyên phục vụ cho các yêu cầu khai thác thông tin nhiều mặt của cán bộ chuyên viên, Lãnh đạo Văn phòng, cho các cơ quan nhƣ Tổng cục Thống kê, Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ... rất khó khăn, tốn nhiều công sức vì khả năng phân tích thống kê rất hạn chế, phƣơng tiện thống kê, lập các báo cáo rất thủ công, phải tra cứu theo từng hồ sơ vì thế nhiều khi báo cáo lập không kịp thời và chính xác cho ngƣời dùng tin.
Công tác bảo quản.
Bảo quản hồ sơ cũng là một khâu không thể thiếu đƣợc trong việc quản lý hồ sơ. Bảo quản tài liệu có trong hồ sơ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thực tế đã cho thấy tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn là tuỳ thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng. Bằng cách áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ, có thể giữ cho tài liệu đƣợc bền lâu, không bị sờn rách, hƣ hỏng hoặc mất mát bởi các tác động của tự nhiên và con ngƣời.
Hiện tại kho lƣu giữ hồ sơ vẫn đặt chung với phòng làm việc điều này gây trở ngại lớn cho việc bảo quản an toàn và bí mật của tài liệu.
Phòng đã đƣợc trang bị máy điều hoà, phƣơng tiện chống cháy nổ, chống trộm và tủ đựng hồ sơ nhƣng tủ đựng không đúng quy cách so với mẫu mã quy định của ngành lƣu trữ. Nhiệt độ, hệ thống ánh sáng, việc thông thoáng chƣa đạt chuẩn so với quy định về bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Chƣa có hệ thống và kế hoạch bảo hiểm hồ sơ cán bộ.
*
Tóm lại, công tác quản lý và khai thác thông tin tƣ liệu về hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội đã cố gắng bám sát đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra. Bằng công việc cụ thể, bộ phận lƣu giữ hồ sơ cũng đã cung cấp nhiều thông tin tƣ liệu kịp thời, chính xác về hồ sơ cán bộ cho Lãnh đạo Quốc hội và Văn phòng Quốc hội, cán bộ chuyên viên và các cơ quan có liên quan; góp phần nhanh chóng phục vụ công tác cán bộ trong việc đề bạt, điều động, đào tạo, bổ nhiệm, khen thƣởng... ; thực hiện những chính sách, chế độ cho đại biểu Quốc hội chuyên trách, cán bộ đang công tác, nghỉ hƣu của Văn phòng Quốc hội.
Tuy nhiên, việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hội bằng những phƣơng tiện thủ công truyền thống hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đề cần đƣợc giải quyết bằng một phƣơng án tốt hơn. Với sự phát triển nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin, với cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện có thì điều này có thể khắc phục đƣợc khi chúng ta ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hội.
CHƯƠNG 2
TỔ CHỨC ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƢ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.