2.4. QUY TRÌNH
2.4.1. Xác định phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và đặt bài toán cho cơ sở dữ
- Lựa chọn công cụ thực hiện và môi trƣờng hệ thống;
- Thiết kế và biên mục biểu ghi;
- Thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu; - Cập nhật, tra cứu trong cơ sở dữ liệu.
2.4.1. Xác định phạm vi, mục tiêu, yêu cầu và đặt bài toán cho cơ sở dữ liệu. liệu.
* Xác định phạm vi và mục tiêu của cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là thành phần trung tâm, phần đảm bảo thông tin của hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ.
"Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng" [31, 196].
Nhƣ vậy, cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ là một tập hợp có tổ chức các đối tƣợng thông tin phù hợp với nguyên tắc tổ chức thông tin hồ sơ về cán bộ, công chức giúp cho việc lƣu giữ và tìm kiếm các thông tin cần thiết một cách dễ dàng, thuận lợi.
Từ mục tiêu của hệ thống quản lý tra tìm thông tin về cán bộ, công chức, trên cơ sở những đặc điểm và tính chất của hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội phần đảm bảo thông tin tƣ liệu không hàm chứa toàn bộ về nội dung toàn văn của văn bản gốc liên quan đến mỗi cá nhân, mà chỉ tập trung vào các miền thông tin cơ bản nhất nhƣ thông tin chung (họ và tên, năm sinh, quê quán ...), quá trình công tác, các mặt về chính trị, trình độ văn hoá và quan hệ gia đình của ngƣời cán bộ, công chức.
* Các yêu cầu của cơ sở dữ liệu:
Căn cứ vào mục tiêu và các kết quả đầu ra của sơ sở dữ liệu, việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội phải đạt đƣợc các yêu cầu:
- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lƣu giữ đƣợc toàn bộ thông tin về hồ sơ cán bộ;
- Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa các thông tin; - Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu;
- Có khả năng thể hiện thông tin trong cơ sở dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn theo các biểu mẫu lập sẵn, các báo cáo chuyên đề, báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp ...;
- Khai thác dễ dàng, tìm kiếm nhanh chóng;
- Bảo đảm tính mở của hệ thống, cho phép cài đặt trong mạng; - Bảo đảm tính bảo mật và an toàn dữ liệu;
- Cho phép in ấn dễ dàng;
* Đặt bài toán cho cơ sở dữ liệu.
Đặt kết quả đầu ra của cơ sở dữ liệu, hay nói một cách khác là đặt các bài toán cho cơ sở dữ liệu có ý nghĩa quan trọng đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu nhƣ thiết kế biểu ghi, biên mục và nhập tin.
Trên cơ sở phân tích tài liệu và kết quả thăm dò các nhu cầu dùng tin, việc tạo lập cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội phải đáp ứng đƣợc những kết quả đầu ra nhƣ sau:
- Lƣu trữ toàn bộ ảnh của cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội; - Cập nhật thông tin chính xác;
- Tra cứu nhanh chóng;
- Tra cứu toàn bộ lý lịch, tiểu sử tóm tắt của cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội;
- Sắp xếp danh sách cán bộ, công chức theo những tiêu chí khác nhau; - Xây dựng các báo cáo thống kê, chuyên đề, tổng hợp theo các tiêu chí nhƣ: Độ tuổi, giới tính, chức vụ, trình độ văn hoá, chuyên môn đƣợc đào tạo, học hàm, học vị, khen thƣởng, đối tƣợng chính sách, độ tuổi lao động công ích, độ tuổi tham gia nghĩa vụ quân sự v.v...
- In ấn nhanh chóng các kết quả tra cứu.