2.4. QUY TRÌNH
2.4.4.2. Tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu
Thông tin của cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc tổ chức theo sơ đồ và trình bày ở hình 8 và 15 bảng dƣới đây:
1. Bảng về nhân viên: Là bảng chính trong cơ sở dữ liệu với đầy đủ các trƣờng nhƣ đã miêu tả ở biểu ghi dữ liệu;
2. Bảng về các thành viên trong gia đình: Thể hiện mối quan hệ giữa cán bộ, công chức với các thành viên trong gia đình;
3. Bảng về khen thưởng;
4. Bảng về các khoá học đã được đào tạo; 5. Bảng về kỷ luật;
7. Bảng về tham quan học tập, nghiên cứu ở nước ngoài; 8. Bảng quá trình hoạt động; 9. Bảng về ngạch công chức, lương; 10. Bảng về dân tộc; 11. Bảng về tôn giáo; 12. Bảng đơn vị công tác; 13. Bảng về chính sách; 14. Bảng về thôi công tác; 15. Bảng về ưu tiên.
Theo sơ đồ cấu trúc quan hệ đƣợc diễn đạt trên hình 8, một cán bộ công chức có cấu trúc quan hệ với tất cả các bảng và tất cả các bảng này có mối quan hệ với nhau qua thông tin đƣợc lấy từ bản ghi về cán bộ, công chức. Đây là quan hệ một - nhiều.
Quan hệ cơ sở dữ liệu đƣợc thể hiện ở các bảng. Trong mỗi bảng có tên trƣờng, kiểu, mô tả và quan hệ của các trƣờng đó với những bảng khác. Cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ, công chức dùng 5 kiểu trƣờng là kiểu ký tự (tetx), kiểu số (number), kiểu ngày tháng (date/time), kiểu nhúng (ole) và kiểu Memo.
Trong số 15 bảng của cơ sở dữ liệu thì bảng về nhân viên đƣợc coi là bảng chính với đầy đủ các trƣờng đƣợc miêu tả ở biểu ghi và trình bày tại phụ lục số 1.
Các trƣờng trong bảng chính có mối quan hệ với các trƣờng trong một số bảng phụ.Ví dụ trƣờng “thành phần bản thân” và “thành phần gia đình” trong
bảng chính có mối quan hệ với bảng phụ “thành phần” hoặc trƣờng “đơn vị vụ, phòng” có mối quan hệ với bảng phụ “đơn vị vụ, phòng” v.v...
Chi tiết cấu trúc các bảng đƣợc trình bày tại phụ lục số 9.