2.4. QUY TRÌNH
2.4.4.1. Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội là loại cơ sở dữ liệu có cấu trúc, trong đó dữ liệu đƣợc lƣu trong các ngăn chứa đƣợc gọi là bảng, mỗi một bảng chứa một số bản ghi, mỗi bản ghi chứa nhiều trƣờng dữ liệu. Chúng ta có thể xem, thêm, bớt, cập nhật dữ liệu vào bảng bằng các giao diện đƣợc lập trình; có thể truy nhập, khai thác dữ liệu bằng các công cụ vấn tin (queries); phân tích và in dữ liệu bằng các báo cáo. Sau đây là các bƣớc cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội.
Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu.
Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu là xem cơ sở dữ liệu sẽ đƣợc sử dụng nhƣ thế nào và các thông tin cần trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, có thể xác định đƣợc các chủ thể (các bảng số liệu) và các yếu tố trong chủ thể cần đƣợc lƣu trữ (các trƣờng trong bảng số liệu).
Phác thảo các báo cáo mà cơ sở dữ liệu cần lập. Tập hợp các mẫu giao diện để nhập dữ liệu.
Xác định các bảng dữ liệu là bƣớc phức tạp nhất trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu. Ở đây cần xuất phát từ kết quả muốn có từ cơ sở dữ liệu nhƣ: Các báo cáo muốn in, các giao diện muốn sử dụng, các vấn đề muốn giải quyết.
Khi thiết kế các bảng dữ liệu, cần thống nhất thông tin theo các nguyên tắc thiết kế cơ bản:
- Một bảng dữ liệu không đƣợc chứa các thông tin trùng lặp, và các thông tin cũng không đƣợc trùng lặp giữa các bảng.
Khi mỗi thông tin chỉ đƣợc lƣu trong một bảng thì chỉ cần cập nhật nó ở một nơi. Điều này rất có hiệu quả vì nó hạn chế đƣợc khả năng trùng lặp bản ghi mà lại chứa thông tin khác nhau. Ví dụ chỉ cần lƣu thông tin về học hàm, học vị của cán bộ, công chức vào riêng một bảng.
- Mỗi bảng số liệu cần chứa thông tin về một chủ đề.
Khi mỗi bảng chứa các yếu tố về chỉ một chủ đề thì có thể duy trì thông tin về mỗi chủ đề độc lập với các chủ đề khác. Ví dụ, có thể lƣu nguyên quán của cán bộ, công chức trong một bảng khác với bảng lƣu địa chỉ hiện nay, vì vậy bạn có thể xoá nguyên quán nhƣng vẫn giữ đƣợc thông tin về địa chỉ hiện nay.
Xác định các trường.
Mỗi bảng chứa thông tin về cùng một chủ đề, mỗi trƣờng trong một bảng chứa các yếu tố về chủ đề đó. Ví dụ, một bảng dữ liệu về cán bộ, công chức có thể chứa các trƣờng về: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thành phố và số điện thoại. Khi phác thảo các trƣờng dữ liệu cho mỗi bảng thì phải giữ các nguyên tắc sau:
- Mỗi trƣờng phải liên hệ trực tiếp với chủ đề của bảng; - Không đƣợc bao gồm các số liệu đã qua xử lý;
- Lƣu thông tin theo các phần lô gích nhỏ nhất.Ví dụ: Họ và tên tách riêng.
Xác định các trường có giá trị duy nhất.
Để có thể truy nhập thông tin đƣợc lƣu trong các bảng khác nhau; ví dụ: Để truy nhập thông tin về một cán bộ, công chức với các số liệu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu phải gồm một trƣờng hoặc một nhóm trƣờng để nhận biết giá trị duy nhất của mỗi bản ghi trong bảng dữ liệu. Một trƣờng hay một nhóm trƣờng nhƣ vậy gọi là một khoá chủ (primary key). Ví dụ: Mã số của cán bộ, công chức.
Xác định mối quan hệ các bảng.
Khi đã phân chia thông tin vào các bảng tƣơng ứng và đã xác định đƣợc các khoá chủ, cần phải liên kết các thông tin có liên quan với nhau sao cho có ý nghĩa nhất. Để làm đƣợc điều này cần xác định mối quan hệ giữa các bảng.
Một cơ sở dữ liệu sẽ có nhiều ƣu điểm khi đƣợc thiết kế hoàn chỉnh với các mối quan hệ bên trong.