2.3. CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI
2.3.2. Chuẩn hoá các biểu bảng
Các biểu bảng dùng để trình bày và lƣu giữ các thông tin cần thiết theo các nhiệm vụ của hệ thống. Để chuẩn hoá các dữ liệu, hình thức và trình bày biểu bảng trong hệ thống phải thống nhất. Một bảng gồm các cột hoặc các trƣờng (fields), mỗi cột chứa một loại thông tin cụ thể (ví dụ nhƣ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nguyên quán ...). Tập hợp các thông tin để phản ánh hình ảnh về một con ngƣời cụ thể.
Dữ liệu về cán bộ, công chức có một số đặc điểm riêng biệt sau đây: - Giá trị của dữ liệu có thể là số, có thể là chữ và có thể là hỗn hợp “chữ - số”.
- Các trƣờng dữ liệu khác nhau có số giá trị khác nhau. Số lƣợng giá trị này phụ thuộc vào loại trƣờng và con ngƣời cụ thể.
Các giá trị số và chữ của các trƣờng cần phải đƣợc quy cách hoá để đảm bảo tính thống nhất.
Ví dụ: Giá trị số của trƣờng ngày tháng năm sinh phải đƣợc mô tả đảm bảo chiều dài giá trị là không đổi bao gồm 10 ký tự theo một cấu trúc nhất quán:
XX - XX - XXXX
Ngày Tháng Năm
(-): Dấu phân cách
Nhƣ vậy, nếu ngày và tháng chỉ có một con số. Ví dụ: Ngày 8-3-1950 phải đƣợc viết là: 08-03-1950
Đối với các giá trị chữ, ví dụ, đối với các trƣờng: Dân tộc, nghề nghiệp, học hàm, học vị ... thì cần phải thích ứng qua danh sách các giá trị, ví dụ các bản danh sách dân tộc, nghề nghiệp, học hàm/học vị ...
Số giá trị của các trƣờng rất khác nhau. Có loại trƣờng chỉ có một giá trị duy nhất, ví dụ: Trƣờng ngày tháng năm sinh, trƣờng dân tộc.
Một số trƣờng về cán bộ, công chức lại có số giá trị nhiều hơn 1.Ví dụ: Trƣờng khen thƣởng, trƣờng trình độ ngoại ngữ.
Trong hệ thống nhiều dữ liệu hay diễn ra sự lặp lại; muốn giảm tối đa sự lặp lại thông tin, cần phải chuẩn hoá các bảng nghĩa là tổ chức các trƣờng dữ liệu thành một nhóm các bảng. Trong khi tiến hành chuẩn hoá các bảng cần tuân thủ theo các quy tắc sau.
Quy tắc 1: Mỗi trƣờng trong một bảng chỉ chứa một thông tin duy nhất. Ví dụ: Muốn xác định một báo cáo về danh sách cán cán bộ quản lý cấp vụ và tƣơng đƣơng của Văn phòng Quốc hội ta có thể có các trƣờng:
Họ và tên Ngày sinh Ngành nghề đƣợc đào tạo
Ngạch công chức
Lƣơng Chức vụ Trƣờng “họ và tên” chỉ có thông tin là họ và tên thƣờng dùng của cán bộ, công chức ngoài ra tên khai sinh hoặc bí danh (nếu có) không thể gộp chung vào trƣờng “họ và tên”.
Trƣờng “Lƣơng” là mức lƣơng hiện đang hƣởng, không phải là quá trình diễn biến lƣơng của cán bộ, công chức.
Trƣờng “chức vụ” nghĩa là chức vụ về mặt chính quyền đang đảm nhiệm nhƣ Thứ trƣởng, vụ trƣởng, trƣởng phòng ...
Quy tắc 2: Mỗi bảng phải có một yếu tố xác định duy nhất, hay khoá cơ bản, tạo bởi một trong số các trƣờng của bảng.
Ví dụ: Báo cáo về danh sách cán bộ công chức VPQH có trình độ tiến sĩ luật.
Họ và tên Ngày sinh Ngành nghề đƣợc
đào tạo Học hàm, học vị
Đơn vị công tác hiện nay
Trong bảng này đƣợc tạo bởi các trƣờng “Họ và tên”, “Ngày sinh”, “Ngành nghề đƣợc đào tạo” , “Học hàm, học vị”, “Đơn vị công tác hiện nay” nhƣ vậy muốn tra cứu báo cáo này chúng ta phải tạo cho trƣờng “ngành nghề đƣợc đào tạo” một khoá cơ bản đó là từ “Tiến sĩ Luật”.
Quy tắc 3: Ứng với mỗi giá trị duy nhất của khoá cơ bản, phải có một bộ các cột dữ liệu và giá trị của các cột dữ liệu này phải liên quan đến chủ thể của bảng.
Quy tắc này có hai yêu cầu. Yêu cầu đầu tiên là không có dữ liệu nào trong một bảng lại không liên quan đến chủ thể của bảng đó. Ví dụ trong báo cáo về danh sách cán bộ, công chức VPQH có trình độ tiến sĩ luật thì “ngành nghề đƣợc đào tạo” có liên quan đến chủ thể là “họ và tên”. Yêu cầu thứ hai là các cột thông tin trong bảng phải mô tả đầy đủ chủ thể đó. Ví dụ. Trƣờng “đơn vị công tác hiện nay” phải mô tả đầy đủ cán bộ đó phải công tác ở cơ quan, vụ, phòng ban nào.
Quy tắc 4: Có thể thay đổi một trƣờng bất kỳ (trừ các trƣờng trong khoá cơ bản) mà không làm ảnh hƣởng đến mọi trƣờng khác.
Ví dụ: Trƣờng ngày tháng năm sinh muốn thay đổi thì có thể sửa chữa đƣợc vào không làm ảnh hƣởng tới các trƣờng nhƣ “họ và tên” “trình độ chuyên môn”.
Để phục vụ cho việc tra cứu thông tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, trong hệ thống đã thiết lập 2 loại biểu bảng:
Loại thứ nhất, là các biểu bảng cố định (hay còn gọi là báo cáo nhanh) dùng để giải đáp nhanh các yêu cầu thông tin cho ngƣời tra cứu, theo các tiêu chí “cứng” nhƣ:
- Tổng số ngƣời đang công tác tại Văn phòng Quốc hội, số lƣợng cán bộ công chức ở các vụ, đơn vị, (hoặc của cả cơ quan), đang giữ các ngạch công chức, số ngƣời đƣợc khen thƣởng các loại, bị kỷ luật theo các mức, v.v...
Ví dụ 1: Báo cáo danh sách cán bộ, công chức là ngƣời dân tộc nào?, đang hƣởng ngạch lƣơng gì? công tác ở đâu, chúng ta có các tiêu chí cho sẵn nhƣ: Số thứ tự, họ và tên, ngày tháng năm sinh, đơn vị công tác và ghi chú.
Ví dụ 2: Báo cáo danh sách cán bộ, công chức đƣợc khen thƣởng, bị kỷ luật ta có đƣợc các thông tin sau: Số thứ tự, họ và tên, ngày sinh, nội dung khen thƣởng (kỷ luật), ngày khen thƣởng (kỷ luật).
Lập các báo cáo sẵn giúp cho ngƣời tra cứu nhanh chóng tìm đƣợc thông tin, tiết kiệm thời gian, không bị lặp lại từ ngữ nhiều lần. Tuy nhiên loại báo cáo này cũng có hạn chế nhất định bắt ngƣời tra cứu phải phụ thuộc hoàn toàn vào các tiêu chí đã định trƣớc.
Loại thứ hai, là các báo cáo tự lập. Đây là loại báo cáo rất mềm dẻo, đáp ứng đƣợc các yêu cầu khai thác của ngƣời dùng tin, nó có thể tra cứu theo các tiêu chí khác nhau, tra cứu tổng hợp, đƣợc dùng nhiều trong khai thác và giải đáp thông tin cho lãnh đạo và các nhà quản lý. Ở loại báo cáo này từ khoá đƣợc sử
dụng nhƣ một công cụ duy nhất để giải quyết những bài toán mà ngƣời dùng tin đặt ra. Chúng ta có thể hiểu đƣợc điều này bằng các ví dụ dƣới đây.
Ví dụ 1: Cần lập một báo cáo lãnh đạo cấp vụ với các tiêu chí: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, có trình độ chuyên môn về luật, tham gia quân đội (hoặc công an) là đảng viên, nơi ở, đơn vị công tác hiện nay.
Trƣớc tiên ta phải lập các cột mục theo các tiêu chí cần thiết và cột ở trình độ chuyên môn phải chọn từ khoá “Luật”. Nhƣ vậy ngƣời tìm tin sẽ có một báo cáo với đầy đủ các thông tin cần thiết.
Ví dụ 2: Lập một báo cáo về độ tuổi để tổ chức lao động công ích với điều kiện: Là nam giới đến 45 tuổi và nữ giới đến 40 tuổi mới hết độ tuổi lao động.
Để thực hiện báo cáo này cần các tiêu chí: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính. Đây là loại báo cáo tra cứu kép. Trƣớc tiên ta phải định vị các cột họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, sau đó định từ khoá cho cột “Giới tính” là “Nam” hoặc “Nữ”. Lấy mốc là năm 2002 , đối với Nam thì cột “ngày tháng năm sinh thêm “>1956” và nữ thêm “<1961” và báo cáo về tổng số cán bộ công chức đến độ tuổi lao động công ích của Văn phòng Quốc hội đã đƣợc lập.
Báo cáo tự lập giúp giải đáp các yêu cầu thông tin khác nhau nhƣng thao tác tƣơng đối phức tạp, đòi hỏi phải hiểu chƣơng trình và có kỹ năng mới thao tác nhanh đƣợc.