2.3. CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI
2.3.1. Xây dựng danh mục từ khoá
Theo cuốn “Từ điển lƣu trữ Việt Nam”, từ khoá đƣợc hiểu là: "Những đơn vị từ vựng mang hàm lượng thông tin được rút ra từ tài liệu để xây dựng ngôn ngữ tìm tin cho một cơ sở dữ liệu. Từ khoá được hiệu chỉnh và sắp xếp theo các nguyên tắc nhất định thành danh mục để làm phương tiện tra tìm tài liệu". [10, 87].
Trong mỗi hệ thống thông tin, việc tra tìm là vấn đề trung tâm nhất. Để thực hiện mục đích tìm tin, ứng với mỗi tài liệu, văn bản đƣợc lƣu trữ trong hệ thống, cần có một hoặc nhiều từ khoá tƣơng ứng mang đầy đủ các dấu hiệu đặc trƣng về nội dung hàm chứa trong tài liệu đó sao cho ngƣời tìm tin chỉ việc căn cứ vào các từ khoá đó nhƣ những khoá tra tìm mà tìm ra tài liệu theo đúng vấn đề phù hợp với ý muốn của ngƣời tìm. Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá (gọi tắt là định từ khoá) là một trong những việc quan trọng khi xây dựng các cơ sở cho hệ thống.
Trong các hệ thống thông tin tƣ liệu, định từ khoá đƣợc xem là quá trình mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khoá nhằm mục đích phục vụ cho việc tra tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Nội dung chính của tài liệu đƣợc hiểu là thông tin đƣợc rút gọn đến mức tối đa về đề tài hay chủ đề của tài liệu. Thông tin đó đƣợc biểu thị bằng các từ khoá. Ví dụ trong lĩnh vực cán bộ, công chức các từ khoá về danh hiệu, chức vụ nhƣ: "Tiến sĩ", "Vụ trƣởng" , "đại học", "chuyên viên", v.v...
Nhƣ vậy, các yêu cầu tra tìm hồ sơ tài liệu theo chuyên đề, xây dựng các báo cáo tổng hợp, báo cáo thống kê có thể đƣợc giải quyết bằng sự hỗ trợ của các từ khoá.
Bảng danh mục từ khoá về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc xây dựng dựa trên thực tế hồ sơ của cán bộ, công chức của Văn phòng. Bảng danh mục này đáp ứng yêu cầu về tính chính xác và nhất quán hoá các dữ liệu, đƣợc xây dựng theo 4 phần nhƣ sau.
* Phần thông tin chung.
Phần này định từ khoá cho các trƣờng, đó là: - Giới tính: Nam, nữ
- Ngày tháng năm sinh - Nơi sinh
- Nguyên quán - Trú quán
Các trƣờng địa điểm trên đây đƣợc ghi theo tên địa phƣơng. Ví dụ tên tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ƣơng đƣợc trình bày trong phụ lục số 2.
* Phần thông tin về công tác.
Đây là phần gồm nhiều từ khoá khác nhau và đƣợc tra cứu nhiều nhất trong cơ sở dữ liệu, danh sách từ khoá ở phần này đƣợc xây dựng trên cơ sở các trƣờng sau:
- Trường đơn vị công tác: Đƣợc sắp xếp theo thứ tự cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội trong đó gồm: Các vụ, dƣới vụ là các phòng ban thuộc vụ hoặc trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng. Danh mục từ khoá của trƣờng đơn vị công tác đƣợc giới thiệu trong phụ lục số 3.
- Trường ngạch công chức: Gồm các từ khoá về các ngạch bậc công chức đƣợc sử dụng trong bộ máy tổ chức của Văn phòng Quốc hội.
- Trường về lương: Là mức lƣơng của cán bộ, công chức hiện đang hƣởng thƣờng đƣợc xếp theo bảng lƣơng hành chính sự nghiệp, ngoài ra còn có một số ít hƣởng theo ngạch khác nhƣ bác sĩ, phóng viên ...
Danh sách các ngạch bậc và bậc lƣơng đƣợc sử dụng thống nhất với hệ thống tên gọi chức danh và bảng lƣơng của Nhà nƣớc trình bày trong phụ lục số 5.
- Trường về chức vụ hiện nay, bao gồm: Các chức vụ về Đảng, đoàn thể, chức vụ chính quyền. Danh sách các chức vụ lãnh đạo Văn phòng Quốc hội đƣợc trình bày trong phụ lục số 6.
* Phần thông tin về chế độ chính sách: Bao gồm các trƣờng nhƣ:
- Thương binh: Theo các hạng (Từ 1/4 đến 4/4).
- Gia đình liệt sĩ: Là liệt sĩ chống Pháp, hoặc chống Mỹ.
- Khen thưởng: Các mức: Huân chƣơng, huy chƣơng, bằng khen, huy hiệu, giấy khen, danh hiệu, giải thƣởng v.v ... và đƣợc trình bày trong phụ lục số 7.
- Kỷ luật: Các mức cảnh cáo, khiển trách ...
* Phần thông tin về trình độ: Bao gồm các dữ liệu về:
- Văn hoá phổ thông: 10/10 (hệ cũ), 12/12 (hệ mới), 7/9 hoặc 9/10
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ đƣợc trình bày trong bảng phụ lục số 8.
- Học hàm, học vị:
+ Học hàm: Giáo sƣ, Phó Giáo sƣ.
- Trình độ ngoại ngữ: Có nhiều loại mức khác nhau, quy định cho những cán bộ, công chức đƣợc đào tạo đại học ngoại ngữ, hoặc qua các lớp ngắn hạn đƣợc cấp chứng chỉ.