VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.
Nhƣ đã trình bày, hồ sơ cá nhân bao gồm các bản lý lịch cá nhân và những văn bằng, chứng chỉ, tài liệu khác về quá trình sống, làm việc và học tập nghiên cứu của một ngƣời.
Hồ sơ cán bộ là loại hồ sơ cá nhân để các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp căn cứ vào đó thực hiện các quy trình đối với cán bộ nhƣ tuyển chọn, bố trí, phân công công tác; tổ chức việc quản lý, sử dụng, phân cấp quản lý cán bộ; quy hoạch, đào tạo; nhận xét, đánh giá; bổ nhiệm, miễn nhiệm; khen thƣởng, kỷ luật; thực hiện chế độ chính sách, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức.
Hồ sơ cán bộ có giá trị pháp lý về nhiều mặt đối với bản thân ngƣời cán bộ, công chức vì trong hồ sơ chứa đựng những yếu tố pháp lý thể hiện ở các nội dung sau đây:
Thứ nhất: Hồ sơ cán bộ có những tài liệu mang loại hình văn bản cá biệt chứa đựng các quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan ban hành để quyết định một sự việc, một cá nhân, một tổ chức cụ thể trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. Ví dụ: Các quyết định của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội về lên lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm ... cán bộ, công chức.
Thứ hai: Tài liệu của hồ sơ cán bộ là tài liệu cấp 1, bản gốc, bản chính của các văn bản, vì vậy đó là những dấu hiệu của tính nguyên bản, những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao của hồ sơ nhƣ: Bút tích của cá nhân, chữ ký của ngƣời có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra tài liệu
Thứ ba: Hồ sơ cán bộ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động cuả các cá nhân, đƣợc quản lý theo chế độ tài liệu mật quốc gia, mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hƣ hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại đƣợc và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy hồ sơ cán bộ cần đƣợc bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ, việc nghiên cứu chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ của Nhà nƣớc.
Thứ tư: Vì là loại quyết định hành chính cá biệt nên một số loại tài liệu nhƣ quyết định lên lƣơng, bổ nhiệm, bãi miễn, khen thƣởng… của hồ sơ cán bộ một mặt, đảm bảo tính hợp pháp, mặt khác, đáp ứng các yêu cầu về thủ tục và hình thức của văn bản.
Thứ năm: Tài liệu của hồ sơ cán bộ mang tính hợp lý, đƣợc thể hiện ở lợi ích, tính hệ thống và về văn phong của chúng.
Nguồn thông tin của hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội thể hiện ở những loại hình tài liệu sau đây:
* Nguồn thông tin chứa đựng ở những nội dung tài liệu gốc (thông tin cấp 1).
Đây là nguồn tin thể hiện tính xác thực và có giá trị nhất, phản ánh trung thực quá trình hoạt động, mối quan hệ của ngƣời cán bộ, công chức và đƣợc thể hiện ở mỗi loại tài liệu có trong hồ sơ, đó là:
- Quyển, các bản sơ yếu, các bản bổ sung lý lịch cho ta biết các thông tin nhƣ ảnh, họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, trú quán, trình độ học vấn, trình độ chính trị, quan hệ gia đình ... của ngƣời cán bộ, công chức.
- Các nghị quyết, quyết định về nhân sự phản ánh quá trình tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, xếp lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ... cán bộ, công chức. Đây là thành phần chính của tài liệu hồ sơ cán bộ, có giá trị nhất để giải quyết các chế độ, chính sách cho ngƣời lao động.
- Các bản tự kiểm điểm; đơn thƣ, nhận xét, đánh giá của chuyên viên theo dõi cán bộ, công chức. Loại văn bản này phản ánh những thông tin khách quan về cán bộ, công chức giúp các nhà quản lý trong quá trình tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, khen thƣởng, kỷ luật.
- Các tài liệu khác nhƣ bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ học vấn, bồi dƣỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ, tình trạng sức khoẻ, phản ảnh trình độ học vấn, năng lực giúp cho việc hoạch định, sắp xếp cán bộ, công chức.
* Nguồn thông tin trong các tài liệu cấp hai.
Tài liệu cấp hai là tài liệu đƣợc biên tập, xử lý từ tài liệu gốc giúp ta tra cứu tài liệu cấp một, nó chỉ dẫn đến các tài liệu nguồn. Nguồn thông tin tài liệu cấp hai đƣợc thể hiện trong các mục lục, bản danh mục, bản tóm tắt ... gọi chung là các tài liệu tra cứu.
Mục lục: Mỗi một tài liệu có thể đƣợc mô tả trên các phiếu theo một quy tắc nhất định gọi là phiếu thƣ mục. Phiếu thƣ mục xác định các đặc tính nhân dạng và vị trí của tài liệu trong kho. Mỗi tài liệu trong đơn vị thông tin đều đƣợc mô tả trong phiếu thƣ mục.
Mục lục là tập hợp các phiếu thƣ mục của tất cả các tài liệu có trong một đơn vị thông tin, đƣợc trình bày theo một quy tắc và sơ đồ nhất định. Mục lục có thể đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái, theo hệ thống của khung phân loại hay theo thứ tự nhập của tài liệu.
Hệ thống mục lục giúp cho việc quản lý vốn tài liệu trong kho. Đó là công cụ tra cứu quan trọng bậc nhất trong các kho lƣu trữ.
Các phiếu thƣ mục có thể tập hợp và in trong một ấn phẩm để phục vụ việc quản lý thông tin và tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin đƣợc dễ dàng, thuận lợi trong việc truy cập và khai thác thông tin.
Trong kho lƣu trữ hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội có một số loại mục lục nhƣ: Mục lục chủ đề chữ cái, mục lục xếp kho, mục lục chủ đề hệ thống. Đây là những mục lục tra cứu truyền thống hiện vẫn tồn tại và còn cần thiết cho việc khai thác kho lƣu trữ hồ sơ cán bộ.
Các danh mục: Là các tài liệu tra cứu cung cấp các thông tin thƣờng thức
các chỉ dẫn về các cá nhân, các tổ chức.
Trong kho lƣu trữ hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội có các loại danh mục sau:
- Danh mục các cán bộ, công chức đƣợc tuyển dụng, hợp đồng nhằm chỉ dẫn đến tổng số biên chế và hợp đồng của cơ quan qua các năm;
- Danh mục các cán bộ, công chức đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị, ngoại ngữ, các lớp bồi dƣỡng ..., cho biết số lƣợng trình độ tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân, kỹ sƣ; ngành nghề đƣợc đào tạo v.v ...;
- Danh mục diễn biến lƣơng của các cán bộ, công chức cho biết quá trình, thời điểm nâng lƣơng; ngạch, hệ số lƣơng cán bộ, công chức đã và đang hƣởng, tổng số ngƣời hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc;
- Danh mục cán bộ, công chức là lãnh đạo cho biết thời gian bổ nhiệm, chức vụ đang đảm nhận, thời gian bổ nhiệm lại ... đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Văn phòng Quốc hội.
- Danh mục các cán bộ, công chức đƣợc khen thƣởng cho biết thời gian, số lƣợng ngƣời đƣợc khen thƣởng các loại Huân, huy chƣơng, bằng khen, giấy khen;
- Danh mục cán bộ, công chức hƣởng bảo hiểm xã hội: Số lƣợng ngƣời, số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động, số ngƣời hƣởng chế độ nghỉ hƣu hàng năm.
Bản tóm tắt: Mỗi cán bộ, công chức có một bản tóm tắt lý lịch cho biết những thông tin vắn tắt nhất với những tiêu chí nhƣ họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, trình độ chuyên môn, quan hệ gia đình... Đây là loại nguồn tra cứu nhanh phục vụ cho các yêu cầu của lãnh đạo và các chuyên viên.
Nhƣ vậy nguồn thông tin của hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội khá phong phú và đa dạng bao gồm các loại thông tin cấp I và thông tin cấp II . Đây là điều kiện và tiền đề cho việc ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Tuy nhiên để khai thác có hiệu quả và nhanh chóng nguồn tài liệu này, chúng ta cần thiết phải chuẩn hoá các dữ liệu, vận dụng các quy trình tin học để
tạo lập và phát triển nguồn lực thông tin hoàn chỉnh, đảm bảo tính chính các của thông tin.
2.3. CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.
Khi xây dựng hệ thống thông tin về cán bộ, công chức có 2 vấn đề khó khăn liên quan tới thông tin văn bản, đó là:
1. Xác lập về tiêu chuẩn khổ mẫu các mục chủ đề, các chỉ tiêu trên cơ sở các đặc tính, tính chất của văn bản. Khổ mẫu này, một mặt, phù hợp với điều kiện cụ thể, mặt khác phải vững chắc về cấu trúc. Vì thế, đảm bảo đồng thời cả hai yêu cầu trên là nhiệm vụ rất khó khăn
2. Phải xác lập trật tự các giá trị của các đặc tính thông tin phù hợp: Mỗi một tiêu thức đều đại diện một khái niệm hay chính xác hơn là một vị trí. Giá trị này, có thể là định tính hoặc định lƣợng, cùng với các tiêu thức tạo thành phần văn bản của hồ sơ cán bộ.
Cả hai vấn đề trên đƣợc thể hiện ở bất kỳ hệ thống thông tin cán bộ, công chức nào và là nội dung của vấn đề chuẩn hoá dữ liệu về cán bộ, công chức.
Theo “Từ điển Bách khoa Việt Nam” khái niệm chuẩn hoá đƣợc hiểu là "Việc quy định các chuẩn cho những đối tượng cùng loại, hoặc việc làm cho các đối tượng hay hệ thống phù hợp với các chuẩn đã được quy định trước, chuẩn mực riêng cho chính nhóm đó và nói rộng hơn là cả với cộng đồng. Tiêu chuẩn nhóm có thể khác giữa nhóm này với nhóm khác và các bộ phận nhỏ của nhóm có thể áp dụng các chuẩn mực khác nhau trong cùng một hoàn cảnh” [33,528].
Việc chuẩn hoá chƣơng trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội bao gồm xây dựng danh mục các từ khoá và chuẩn hoá các biểu bảng.
2.3.1. Xây dựng danh mục từ khoá.
Theo cuốn “Từ điển lƣu trữ Việt Nam”, từ khoá đƣợc hiểu là: "Những đơn vị từ vựng mang hàm lượng thông tin được rút ra từ tài liệu để xây dựng ngôn ngữ tìm tin cho một cơ sở dữ liệu. Từ khoá được hiệu chỉnh và sắp xếp theo các nguyên tắc nhất định thành danh mục để làm phương tiện tra tìm tài liệu". [10, 87].
Trong mỗi hệ thống thông tin, việc tra tìm là vấn đề trung tâm nhất. Để thực hiện mục đích tìm tin, ứng với mỗi tài liệu, văn bản đƣợc lƣu trữ trong hệ thống, cần có một hoặc nhiều từ khoá tƣơng ứng mang đầy đủ các dấu hiệu đặc trƣng về nội dung hàm chứa trong tài liệu đó sao cho ngƣời tìm tin chỉ việc căn cứ vào các từ khoá đó nhƣ những khoá tra tìm mà tìm ra tài liệu theo đúng vấn đề phù hợp với ý muốn của ngƣời tìm. Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá (gọi tắt là định từ khoá) là một trong những việc quan trọng khi xây dựng các cơ sở cho hệ thống.
Trong các hệ thống thông tin tƣ liệu, định từ khoá đƣợc xem là quá trình mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khoá nhằm mục đích phục vụ cho việc tra tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Nội dung chính của tài liệu đƣợc hiểu là thông tin đƣợc rút gọn đến mức tối đa về đề tài hay chủ đề của tài liệu. Thông tin đó đƣợc biểu thị bằng các từ khoá. Ví dụ trong lĩnh vực cán bộ, công chức các từ khoá về danh hiệu, chức vụ nhƣ: "Tiến sĩ", "Vụ trƣởng" , "đại học", "chuyên viên", v.v...
Nhƣ vậy, các yêu cầu tra tìm hồ sơ tài liệu theo chuyên đề, xây dựng các báo cáo tổng hợp, báo cáo thống kê có thể đƣợc giải quyết bằng sự hỗ trợ của các từ khoá.
Bảng danh mục từ khoá về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc xây dựng dựa trên thực tế hồ sơ của cán bộ, công chức của Văn phòng. Bảng danh mục này đáp ứng yêu cầu về tính chính xác và nhất quán hoá các dữ liệu, đƣợc xây dựng theo 4 phần nhƣ sau.
* Phần thông tin chung.
Phần này định từ khoá cho các trƣờng, đó là: - Giới tính: Nam, nữ
- Ngày tháng năm sinh - Nơi sinh
- Nguyên quán - Trú quán
Các trƣờng địa điểm trên đây đƣợc ghi theo tên địa phƣơng. Ví dụ tên tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ƣơng đƣợc trình bày trong phụ lục số 2.
* Phần thông tin về công tác.
Đây là phần gồm nhiều từ khoá khác nhau và đƣợc tra cứu nhiều nhất trong cơ sở dữ liệu, danh sách từ khoá ở phần này đƣợc xây dựng trên cơ sở các trƣờng sau:
- Trường đơn vị công tác: Đƣợc sắp xếp theo thứ tự cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội trong đó gồm: Các vụ, dƣới vụ là các phòng ban thuộc vụ hoặc trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng. Danh mục từ khoá của trƣờng đơn vị công tác đƣợc giới thiệu trong phụ lục số 3.
- Trường ngạch công chức: Gồm các từ khoá về các ngạch bậc công chức đƣợc sử dụng trong bộ máy tổ chức của Văn phòng Quốc hội.
- Trường về lương: Là mức lƣơng của cán bộ, công chức hiện đang hƣởng thƣờng đƣợc xếp theo bảng lƣơng hành chính sự nghiệp, ngoài ra còn có một số ít hƣởng theo ngạch khác nhƣ bác sĩ, phóng viên ...
Danh sách các ngạch bậc và bậc lƣơng đƣợc sử dụng thống nhất với hệ thống tên gọi chức danh và bảng lƣơng của Nhà nƣớc trình bày trong phụ lục số 5.
- Trường về chức vụ hiện nay, bao gồm: Các chức vụ về Đảng, đoàn thể, chức vụ chính quyền. Danh sách các chức vụ lãnh đạo Văn phòng Quốc hội đƣợc trình bày trong phụ lục số 6.
* Phần thông tin về chế độ chính sách: Bao gồm các trƣờng nhƣ:
- Thương binh: Theo các hạng (Từ 1/4 đến 4/4).
- Gia đình liệt sĩ: Là liệt sĩ chống Pháp, hoặc chống Mỹ.
- Khen thưởng: Các mức: Huân chƣơng, huy chƣơng, bằng khen, huy hiệu, giấy khen, danh hiệu, giải thƣởng v.v ... và đƣợc trình bày trong phụ lục số 7.
- Kỷ luật: Các mức cảnh cáo, khiển trách ...
* Phần thông tin về trình độ: Bao gồm các dữ liệu về:
- Văn hoá phổ thông: 10/10 (hệ cũ), 12/12 (hệ mới), 7/9 hoặc 9/10
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ đƣợc trình bày trong bảng phụ lục số 8.
- Học hàm, học vị:
+ Học hàm: Giáo sƣ, Phó Giáo sƣ.
- Trình độ ngoại ngữ: Có nhiều loại mức khác nhau, quy định cho những cán bộ, công chức đƣợc đào tạo đại học ngoại ngữ, hoặc qua các lớp ngắn hạn đƣợc cấp chứng chỉ.
2.3.2. Chuẩn hoá các biểu bảng.
Các biểu bảng dùng để trình bày và lƣu giữ các thông tin cần thiết theo các nhiệm vụ của hệ thống. Để chuẩn hoá các dữ liệu, hình thức và trình bày biểu bảng trong hệ thống phải thống nhất. Một bảng gồm các cột hoặc các trƣờng (fields), mỗi cột chứa một loại thông tin cụ thể (ví dụ nhƣ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nguyên quán ...). Tập hợp các thông tin để phản ánh hình ảnh về một con ngƣời cụ thể.
Dữ liệu về cán bộ, công chức có một số đặc điểm riêng biệt sau đây: - Giá trị của dữ liệu có thể là số, có thể là chữ và có thể là hỗn hợp “chữ - số”.
- Các trƣờng dữ liệu khác nhau có số giá trị khác nhau. Số lƣợng giá trị này phụ thuộc vào loại trƣờng và con ngƣời cụ thể.