Nhƣ đã trình bày ở chƣơng II về đảm bảo thông tin tƣ liệu khi tiến hành tin học hoá việc quản lý hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hội. Việc ứng dụng kết quả nghiên cứu của luận văn để tiến hành xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu cho hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội là cần thiết, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn công tác quản lý cán bộ đặt ra.
Khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho bạn quyền kiểm soát hoàn toàn cách định nghĩa về dữ liệu, làm việc trên dữ liệu và chia sẻ dữ liệu trong và giữa các tổ chức. Đặc điểm của hồ sơ cán bộ còn đặt ra yêu cầu dễ dàng sắp xếp và quản lý các khối dữ liệu lớn trong các bảng.
Để quản lý hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội chúng tôi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, đó là MICROSOFT ACCESS với đầy đủ các chức năng nhƣ chức năng để lƣu giữ, xử lý dữ liệu và quản lý hồ sơ cán bộ có cấu trúc cần thiết.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội nếu đƣợc xây dựng cần phải thực hiện bốn chức năng chính sau đây.
* Chức năng cập nhật dữ liệu.
Đây là chức năng dùng để nhập mới và bổ sung các thông tin. Cập nhật dữ liệu là khâu có vai trò quan trọng trong việc quản lý, tra cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Thông tin cập nhật ở đây cần có 2 loại:
- Danh mục các thuật ngữ trong từ điển từ chuẩn: Những thông tin liên quan đến cán bộ, công chức có thể sử dụng chung đã đƣợc chuẩn hoá giúp cho
ngƣời nhập tăng tốc độ, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, hạn chế những sai sót về chính tả.
Các thuật ngữ trong từ điển từ chuẩn về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội đƣợc nhóm vào theo các thuộc tính: Giới tính, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, thành phần bản thân, đơn vị công tác hiện nay (vụ, phòng, ban), ngạch công chức, viên chức, mã số ngạch, hình thức khen thƣởng, kỷ luật, trình độ ngoại ngữ, quan hệ gia đình.
- Biểu ghi dữ liệu: Gồm 5 mục lớn nhƣ đã trình bày ở chƣơng II, ghi những thông tin chung, quá trình công tác, quan hệ gia đình của cán bộ, công chức (xem phụ lục số 1).
Tƣơng ứng với quá trình cập nhật cần phải có các nút chức năng: - Thêm: Thêm một bản ghi mới.
- Huỷ: Nút này dùng để xoá một bản ghi.
- Ghi lại: Ghi lại thông tin khi đã cập nhật hoặc đƣợc bổ sung mới. - Dừng: Kết thúc một quá trình nhập dữ liệu, thoát khỏi chƣơng trình.
* Chức năng tra cứu.
Sử dụng chức năng tra cứu nhằm mục đích tìm kiếm nhanh các hồ sơ theo các tiêu thức xác định. Yêu cầu quản lý và sử dụng hồ sơ đặt ra cho chƣơng trình quản lý hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội đƣợc xây dựng để tra cứu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Thực tiễn khai thác hồ sơ cho thấy có thể chia thành các mục tra cứu tiêu biểu sau:
- Tra cứu theo sơ yếu lý lịch;
- Tra cứu theo toàn bộ lý lịch công chức; - Tra cứu theo họ tên và độ tuổi công chức;
- Tra cứu theo nơi sinh và dân tộc;
- Tra cứu theo các trình độ đƣợc đào tạo; - Tra cứu theo đơn vị và chức vụ;
- Tra cứu theo diện chính sách; - Tra cứu theo Đảng viên;
- Tra cứu theo nhiều tiêu chí kết hợp (loại tra cứu tổng hợp). Ví dụ có thể tra cứu họ tên và độ tuổi công chức là đảng viên hoặc kết hợp tra cứu trình độ đƣợc đào tạo với đơn vị và chức vụ v.v ...
* Chức năng thống kê.
Đây là chức năng cho biết các chỉ tiêu, số lƣợng cán bộ, công chức về các mặt. Khi xây dựng chƣơng trình cần có các thống kê tiêu biểu về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội nhƣ sau:
- Thống kê theo trình độ chuyên môn; - Thống kê theo chức vụ hiện tại; - Thống kê theo ngạch công chức; - Thống kê theo từng đơn vị công tác; - Thống kê giới tính, độ tuổi.
- Thống kê tổng hợp. Ví dụ: Có thể kết hợp thống kê trình độ chuyên môn và giới tính hoặc thống kê chức vụ hiện tại và ngạch công chức v.v..
* Chức năng báo cáo.
Chức năng báo cáo sẽ giúp thiết lập các báo cáo dựa trên các biểu mẫu báo cáo của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), chức năng này sẽ giúp đƣa ra các loại báo cáo nhƣ sau:
- Báo cáo trình độ chuyên môn: Thực hiện thống kê trình độ chuyên môn, đƣa ra số lƣợng, tỉ lệ về trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức trong cơ quan. Căn cứ vào đây có thể nắm đƣợc mặt bằng trình độ của cơ quan để giúp lãnh đạo có chiến lƣợc bồi dƣỡng cán bộ, công chức.
- Báo cáo về ngạch công chức, bậc lƣơng hiện hƣởng của cán bộ, công chức;
- Báo cáo về độ tuổi, giới tính của cán bộ, công chức; - Báo cáo theo chức vụ hiện tại;
- Báo cáo theo đối tƣợng hƣởng chế độ, chính sách; - Báo cáo độ tuổi nghỉ hƣu.
Ngoài ra chƣơng trình phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội còn có thêm một số chức năng nhƣ in ấn, sao lƣu, phục hồi, bảo mật dữ liệu.
Trong 4 chức năng trên thì 3 chức năng về tra cứu, thiết lập báo cáo, thống kê có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau. Thực chất của 3 chức năng này là công cụ để tra cứu, tìm tin.
Nhìn một cách tổng quát ta có thể thấy, cơ sở dữ liệu về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đƣợc xây dựng sẽ có nhiều ƣu thế so với việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ theo phƣơng pháp thủ công truyền thống, đó là:
- Khai thác nhanh chóng các thông tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội. Nếu nhƣ trƣớc đây việc tra cứu theo cách cũ phải sử dụng các công cụ nhƣ mục lục, sổ sách tra cứu rất chậm và phức tạp thì nay việc tra cứu sử dụng công cụ là máy tính, công việc đơn giản, tiện lợi và nhanh hơn rất nhiều.
Ví dụ: Cần phải tra cứu danh sách cán bộ lãnh đạo cấp vụ với các tiêu chí nhƣ họ và tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, ngày đƣợc bổ nhiệm thì trƣớc đây cần phải lấy hồ sơ của tất cả cán bộ lãnh đạo, xem xét từng phần từ sơ yếu lý
lịch, ngày đƣợc bổ nhiệm, sau đó đánh máy; công việc có thể tiêu tốn khoảng 2-3 giờ; thì nay ngƣời tra cứu chỉ cần lập báo cáo trong 5-10 phút sẽ có đƣợc một lƣợng thông tin nhƣ mong muốn. Nghĩa là tốc độ tra cứu nhanh gấp 20 lần so với tra cứu thủ công.
- Bảo quản an toàn các thông tin về hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội. Ngoài hồ sơ gốc thông tin đƣợc lƣu giữ làm nhiều bản, các thông tin số hoá nhƣ các bản ghi và cơ sở dữ liệu sẽ đƣợc gửi lên mạng nội bộ của Văn phòng Quốc hội.
- Bổ sung kịp thời những dữ liệu, phản ánh những thông tin thay đổi thƣờng xuyên về bản thân cũng nhƣ gia đình của cán bộ, công chức.
- Chƣơng trình quản lý hồ sơ cán bộ nếu đƣợc xây dựng sẽ góp phần bảo đảm an toàn, làm tăng tuổi thọ của tài liệu; đó cũng là mục đích của công tác lƣu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ tài liệu nói riêng.
Tuy nhiên khi xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu về cán bộ công chức ở Văn phòng Quốc hội cũng cần lƣu ý 2 điểm sau đây:
- Thông tin đƣợc lƣu giữ trong cơ sở dữ liệu là loại thông tin cấp 2, do vậy không thể sử dụng để giải quyết các chế độ chính sách cho ngƣời lao động nhƣ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khen thƣởng Huân, Huy chƣơng, tiền khởi nghĩa … Các cơ quan chức năng cần đối chiếu các bảng kê khai với hồ sơ gốc (loại thông tin cấp 1). Nghĩa là, trong khi sử dụng nguồn tin điện tử chúng ta vẫn cần phải dùng hồ sơ gốc để giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức.
- Theo quy định của Nhà nƣớc, hồ sơ của cán bộ phải đƣợc quản lý chặt chẽ, khoa học nhƣ chế độ tài liệu mật quốc gia, vì vậy khi xây dựng và quá trình bảo trì cơ sở dữ liệu, phải tính đến việc bảo mật tuyệt đối, tránh việc ngƣời sử
dụng vì một lý do nào đó làm thay đổi, sai lệch các thông tin về cán bộ, công chức.
3.3. ĐƢA MỘT SỐ THÔNG TIN TRÍCH NGANG LÊN MẠNG LAN CỦA VĂN PHÒNG.
Cuộc cách mạng về thông tin đang diễn ra với các mạng thông tin đang làm thay đổi một cách căn bản đời sống chúng ta. Hiện nay việc tin học hoá quản lý Nhà nƣớc và mô hình Chính phủ điện tử đang rất đƣợc quan tâm ở Việt Nam, bởi lẽ đó để cải thiện và mang lại các cơ hội tốt hơn cho ngƣời dân/doanh nghiệp trong việc tham gia vào xây dựng các thể chế và tiến trình phát triển đất nƣớc. Trong bối cảnh đó, việc đƣa một số thông tin về cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội lên mạng nội bộ của Văn phòng là một nhu cầu tất yếu, đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin của cán bộ lãnh đạo và các cán bộ nhân viên đang công tác tại Văn phòng. Tuy nhiên vì hồ sơ cán bộ cần phải bảo quản chặt chẽ nhƣ tài liệu mật quốc gia nên không phải tất cả thông tin về cán bộ, công chức của Văn phòng đều có thể đƣa lên mạng. Ở đây để tìm một giải pháp thích hợp, có thể xác lập thẩm quyền để thực hiện tra cứu 2 mức độ thông tin.
- Đối với cán bộ lãnh đạo Văn phòng Quốc hội: Tiến hành kết nối chƣơng trình quản lý hồ sơ cán bộ tới tất cả các máy tính của các đồng chí lãnh đạo.
- Đối với cán bộ, nhân viên: Có thể tra cứu thông tin theo các tiêu chí phổ biến đƣợc đăng tải rộng rãi trên mạng LAN nhƣ:
- Ảnh
- Họ và tên thƣờng gọi Nam, nữ - Ngày tháng năm sinh
- Nơi sinh - Quê quán
- Nơi đăng ký hộ khẩu - Chỗ ở hiện nay - Dân tộc - Tôn giáo - Điện thoại - Trình độ:
+ Văn hoá phổ thông
+ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ + Ngoại ngữ
+ Lý luận chính trị + Học hàm, học vị - Lƣơng hiện tại đang hƣởng:
+ Ngạch lƣơng Mã số + Bậc
+ Hệ số
+ Thời gian nâng lƣơng: Từ ngày tháng năm - Chức vụ hiện nay: + Đảng + Ngày tháng nhận chức + Đoàn thể + Ngày tháng nhận chức + Chính quyền + Ngày tháng nhận chức
- Ngày vào Đảng CSVN, Đoàn TNCSHCM: + Đoàn
+ Đảng
- Ngày tháng thông tin đƣa lên mạng
3.4. ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC BỔ SUNG HỒ SƠ CÁN BỘ. SƠ CÁN BỘ.
Bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng mà các phòng, kho lƣu trữ phải thực hiện thƣờng xuyên. Hồ sơ cán bộ cũng là một dạng tài liệu cá nhân và cũng cần phải đƣợc bổ sung để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân cũng nhƣ gia đình cán bộ, công chức. Các quyết định đề bạt, điều động; chuyển ngạch, nâng bậc lƣơng; khen thƣởng, kỷ luật; học tập bồi dƣỡng; kiểm kiểm, nhận xét đánh giá công tác hàng năm; các biên bản thẩm tra xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm; các đơn thƣ tố giác đã kết luận; các bản thành tích khen thƣởng, biên bản kỷ luật ... đều phải kịp thời lƣu vào hồ sơ cán bộ. Tài liệu bổ sung hồ sơ do cán bộ, công chức tự khai theo yêu cầu bổ sung định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ.
Theo quy định của Nhà nƣớc, hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội cũng đƣợc bổ sung hàng năm và theo nhiều nguồn, trong đó có phiếu bổ sung lý lịch do cán bộ, công chức tự khai. Tuy nhiên, bản kê khai này thƣờng đƣợc ghi vào phiếu bổ sung lý lịch. Trong điều kiện hiện nay, mạng nội bộ tại Văn phòng Quốc hội đã đƣợc thiết lập, ngoài phần đƣa một số thông tin chung của cán bộ, công chức lên mạng, chúng ta có thể ứng dụng công nghệ mạng để thực hiện việc bổ sung định kỳ thông tin về hồ sơ cán bộ. Mỗi ngƣời có thể tự kê khai bổ sung những thay đổi về bản thân và gia đình trên một biểu ghi và đƣợc kết nối với chƣơng trình phần mềm về quản lý hồ sơ cán bộ.
Phần này có thể đƣợc trình bày theo một số trƣờng và theo biểu mẫu thống nhất của Nhà nƣớc nhƣ sau:
1. Tên gọi: Phiếu bổ sung lý lịch
2. Năm: Ghi năm bổ sung: Ví dụ: Năm 2001, 2002 …
Nội dung chính của phiếu bổ sung lý lịch bao gồm những trƣờng và tƣơng ứng với các giá trị thông tin theo các miền đƣợc xác định.
I. Những thông tin chung
- Họ và tên khai sinh - Họ và tên thƣờng gọi - Ngày tháng năm sinh - Chức vụ
- Đơn vị công tác
- Địa chỉ thƣờng trú hiện nay
- Ngạch cán bộ công chức, mã ngạch
- Lương hiện tại đang hưởng:
+ Mã số lƣơng + Hệ số
+ Bậc
+ Từ ngày tháng năm
II. Chức danh chức vụ đơn vị công tác.
Là những chức vụ mới nhận hoặc thay đổi chức danh, chức vụ cũ đó là chức danh, chức vụ đƣợc bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong Đảng, chính quyền, đoàn thể, tổ chức của nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài)
thay đổi về nội dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu đƣợc phong. Phần này gồm các trƣờng:
- Chức vụ
- Nội dung công việc - Đơn vị công tác
- Thời gian: Từ tháng năm đến tháng năm - Danh hiệu, học hàm, học vị
III. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kiến thức.
Phần này chỉ khai bổ sung sau khi đã kết thúc khoá đào tạo bồi dƣỡng và gồm các trƣờng:
- Nơi đào tạo - Ngành học - Tên lớp học
- Thời gian đào tạo: Từ tháng năm đến tháng năm - Hình thức học
- Văn bằng, chứng chỉ trình độ
IV. Đi nước ngoài.
Bao gồm các trƣờng nhƣ sau:
- Thời gian: Đi từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào? - Đi nước nào: Địa điểm nƣớc đến
- Đã làm việc ở cơ quan, tổ chức nào? - Nội dung công việc đã làm
V. Khen thưởng: Gồm các trƣờng - Thời gian
- Hình thức - Lý do khen - Cấp khen VI. Kỷ luật: Gồm các trƣờng - Thời gian - Lý do - Hình thức
VII. Tình trạng sức khoẻ: Ghi tốt, bình thƣờng, yếu
VIII. Về gia đình: Ghi những thay đổi về quan hệ sinh, chết, hoàn cảnh kinh tế, chính trị, xã hội, nơi ở, nơi làm việc của những ngƣời thân trong gia đình
(bố, mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột bên vợ (hoặc chồng). Phần này gồm các trƣờng sau:
- Quan hệ: Ghi bố, mẹ; vợ con; anh chị em ruột; bố mẹ vợ (hoặc chồng) anh chị em vợ (chồng).
- Nghề nghiệp: Ghi nghề nghiệp thay đổi của từng ngƣời - Nơi làm việc: (Nếu có thay đổi )
- Địa chỉ hiện nay: (Nếu có thay đổi) Ngoài ra còn có thêm một số trƣờng:
- Ghi chú: Dùng để bổ sung những vấn đề khác - Ngày tháng bổ sung