Hệ thống là một khái niệm dùng để chỉ các thực thể phức tạp có mối liên kết và tƣơng tác trong môi trƣờng.
"Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra, trong một quy trình xử lý có tổ chức." [31, 310].
Nhƣ vậy hệ thống có 3 thành phần hay chức năng cơ bản có quan hệ tƣơng tác với nhau:
- Đầu vào: Bao gồm các yếu tố đƣợc thu thập vào hệ thống để xử lý. Ví dụ: Vật liệu thô, năng lƣợng, dữ liệu, nguồn nhân lực bảo đảm cho quá trình xử lý.
- Xử lý: Bao gồm các quá trình biến đổi, chế biến để các yếu tố “vào” thành các yếu tố “ra”. Ví dụ: Các quá trình sản xuất trong một nhà máy, quá trình xử lý dữ liệu trong một văn phòng hay các tính toán số học trong thiết kế.
- Đầu ra: Bao gồm các phần tử đƣợc tạo ra từ quá trình xử lý cho mục đích cuối cùng. Ví dụ, các sản phẩm của quá trình sản xuất, các sản phẩm thông tin cần chuyển tới ngƣời dùng tin, các kết quả tính toán.
Nửa sau của thế kỷ XX, thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng của xã hội. Mọi ngƣời, đặc biệt là ngƣời lãnh đạo trong các tổ chức, ngày càng phải sử dụng một khối lƣợng lớn các thông tin. Họ cần có những thông tin chất
lƣợng để ra các quyết định trong những điều kiện cụ thể. Nhƣ vậy với mọi tổ chức việc xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả trở thành một nhiệm vụ có tầm quan trọng đặc biệt. Một hệ thống thông tin có thể coi nhƣ là một hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu nhƣ là đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin nhƣ là đầu ra (hình 2).
Hình 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN
"Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra." [31, 312].
Quá trình thông tin bao gồm các hoạt động: Tiếp nhận, truyền, xử lý, lƣu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin. Quá trình thông tin đƣợc thực hiện trong các hệ thống thông tin và nhờ hoạt động của hệ thống thông tin, các nguồn dữ liệu đƣợc thu thập và chế biến thành các sản phẩm thông tin cung cấp cho ngƣời sử dụng.
Các hệ thống thông tin hiện đại sử dụng rộng rãi các thiết bị công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin. Phần cứng là các thiết bị tham gia vào quá trình xử lý thông tin nhƣ: Máy tính, các phƣơng tiện lƣu trữ và truyền dữ liệu. Phần mềm là các chƣơng trình máy tính, bao gồm các hệ điều hành, các chƣơng trình ứng dụng và các thủ tục dành cho ngƣời sử dụng.
Có thể thấy bốn thành phần cơ bản cũng là bốn nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin là:
- Phần con người: Bao gồm ngƣời sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin. Ngƣời sử dụng hay khách hàng là ngƣời trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin và các sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra. Ngƣời sử dụng là các nhà lãnh đạo, quản lý, các nhà nghiên cứu cán bộ kỹ thuật trong các tổ chức … Các chuyên gia về hệ thống thông tin là những ngƣời xây dựng và vận hành hệ thống thông tin. Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các kỹ sƣ tin học.
- Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị và phƣơng tiện kỹ thuật để xử lý thông tin, trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lƣu trữ và ra vào dữ liệu, mạng lƣới viễn thông để truyền dữ liệu.
- Phần mềm chương trình máy tính: Bao gồm các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng và các thủ tục dành cho ngƣời sử dụng.
- Phần thông tin: Bao gồm các dữ liệu là vật liệu thô của hệ thống thông tin ở các cấp độ xử lý và tổ chức khác nhau. Dữ liệu có thể ở nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh. Các nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin đƣợc tổ chức thành:
+ Các cơ sở dữ liệu: Tổ chức và lƣu trữ các dữ liệu đã đƣợc xử lý.
+ Các cơ sở tri thức: Lƣu giữ các tri thức ở các dạng khác nhau nhƣ các sự kiện, các quy tắc suy diễn về các đối tƣợng khác nhau.
Các hoạt động xử lý thông tin bao gồm:
- Nhập dữ liệu vào: Các dữ liệu đã thu thập phải đƣợc biên tập và nhập vào máy theo một khuôn mẫu nhất định. Khi đó dữ liệu đƣợc ghi trên các vật mang tin đọc đƣợc bằng máy nhƣ đĩa từ, băng từ, đĩa quang.
- Xử lý dữ liệu thành thông tin: Dữ liệu đƣợc xử lý bằng các thao tác nhƣ tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành các thông tin dành cho ngƣời sử dụng.
- Đưa thông tin ra: Mục đích của các hệ thống thông tin là cung cấp những sản phẩm thông tin phù hợp cho ngƣời sử dụng. Các sản phẩm đó có thể là các thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh biểu thị trên màn hình hoặc in ra giấy.
- Lưu trữ các nguồn dữ liệu: Lƣu trữ là một hoạt động cơ bản của hệ thống thông tin, trong đó các dữ liệu và hệ thống thông tin đƣợc giữ lại theo một cách tổ chức nào đó để sử dụng sau này. Các dữ liệu thƣờng đƣợc tổ chức và lƣu trữ dƣới dạng một cấu trúc phân cấp bao gồm: Các trƣờng, các biểu ghi, các tệp và cơ sở dữ liệu.
- Kiểm tra hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lƣu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Hệ thống thông tin không tồn tại một cách tự thân mà đƣợc gắn với các tổ chức về phƣơng diện hệ thống, trong bất kỳ tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống (phân hệ) sau đây:
- Hệ thống điều khiển: Có nhiệm vụ ra các quyết định.
- Hệ thống thừa hành: Hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển.
- Hệ thống thông tin: Thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra.
Nhƣ vậy, hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của một tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra
quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con ngƣời đã có, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các phƣơng pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Vì vậy, hệ thống thông tin trở thành một hợp phần cơ bản trong một tổ chức, giữ vai trò quan trọng để đảm bảo thành công của hoạt động quản lý điều hành trong một tổ chức.
Cũng nhƣ các hệ thống quản lý xã hội, hệ thống thông tin trong các tổ chức là một hệ thống phức tạp, vì vậy việc xây dựng chúng phải thực hiện qua nhiều giai đoạn, trong đó bao gồm:
* Giai đoạn lập kế hoạch hay còn gọi là giai đoạn làm chiến lược.
Đây là giai đoạn đầu tiên thông qua tiếp xúc giữa những ngƣời phân tích và chủ đầu tƣ nhằm xác định các công việc cần thiết trƣớc khi có thể tiến hành nghiên cứu các lĩnh vực, các bộ phận, các hệ thống con, các tổ chức có quan hệ đến hệ thống thông tin cần xây dựng.
Giai đoạn này làm rõ ý muốn của chủ đầu tƣ để xây dựng một hệ thống thông tin hay nâng cấp hệ thống thông tin hiện có theo hƣớng hiện đại và hợp lý hoá.
* Giai đoạn phân tích.
Phân tích là công việc trung tâm khi xây dựng một hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn và khởi sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch. Phân tích gồm các công đoạn sau:
- Nghiên cứu hiện trạng; - Xây dựng mô hình hệ thống;
- Nghiên cứu khả thi và lập hồ sơ nhiệm vụ.
* Giai đoạn thiết kế.
Trong giai đoạn thiết kế, tất cả các thông tin, các quy tắc và quy trình, các tiêu chuẩn, kiểu khai thác, các phƣơng tiện cứng và mềm sử dụng đều phải đƣợc xác định một cách chi tiết.
Trong các loại hệ thống, hệ thống thông tin về nhân sự (cán bộ) giữ một vị trí quan trọng. Hệ thống thông tin cán bộ đƣợc xây dựng nhằm thực hiện các công việc thu thập, bảo quản và cung cấp các thông tin về cán bộ (thông tin về từng cá nhân hay thông tin theo nhóm các nhân sự). Trên thế giới, các loại hệ thống thông tin cán bộ đƣợc xây dựng và áp dụng rộng rãi trong rất nhiều công sở và nhiều lĩnh vực.