SƠ CÁN BỘ.
Bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng mà các phòng, kho lƣu trữ phải thực hiện thƣờng xuyên. Hồ sơ cán bộ cũng là một dạng tài liệu cá nhân và cũng cần phải đƣợc bổ sung để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân cũng nhƣ gia đình cán bộ, công chức. Các quyết định đề bạt, điều động; chuyển ngạch, nâng bậc lƣơng; khen thƣởng, kỷ luật; học tập bồi dƣỡng; kiểm kiểm, nhận xét đánh giá công tác hàng năm; các biên bản thẩm tra xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm; các đơn thƣ tố giác đã kết luận; các bản thành tích khen thƣởng, biên bản kỷ luật ... đều phải kịp thời lƣu vào hồ sơ cán bộ. Tài liệu bổ sung hồ sơ do cán bộ, công chức tự khai theo yêu cầu bổ sung định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ.
Theo quy định của Nhà nƣớc, hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội cũng đƣợc bổ sung hàng năm và theo nhiều nguồn, trong đó có phiếu bổ sung lý lịch do cán bộ, công chức tự khai. Tuy nhiên, bản kê khai này thƣờng đƣợc ghi vào phiếu bổ sung lý lịch. Trong điều kiện hiện nay, mạng nội bộ tại Văn phòng Quốc hội đã đƣợc thiết lập, ngoài phần đƣa một số thông tin chung của cán bộ, công chức lên mạng, chúng ta có thể ứng dụng công nghệ mạng để thực hiện việc bổ sung định kỳ thông tin về hồ sơ cán bộ. Mỗi ngƣời có thể tự kê khai bổ sung những thay đổi về bản thân và gia đình trên một biểu ghi và đƣợc kết nối với chƣơng trình phần mềm về quản lý hồ sơ cán bộ.
Phần này có thể đƣợc trình bày theo một số trƣờng và theo biểu mẫu thống nhất của Nhà nƣớc nhƣ sau:
1. Tên gọi: Phiếu bổ sung lý lịch
2. Năm: Ghi năm bổ sung: Ví dụ: Năm 2001, 2002 …
Nội dung chính của phiếu bổ sung lý lịch bao gồm những trƣờng và tƣơng ứng với các giá trị thông tin theo các miền đƣợc xác định.
I. Những thông tin chung
- Họ và tên khai sinh - Họ và tên thƣờng gọi - Ngày tháng năm sinh - Chức vụ
- Đơn vị công tác
- Địa chỉ thƣờng trú hiện nay
- Ngạch cán bộ công chức, mã ngạch
- Lương hiện tại đang hưởng:
+ Mã số lƣơng + Hệ số
+ Bậc
+ Từ ngày tháng năm
II. Chức danh chức vụ đơn vị công tác.
Là những chức vụ mới nhận hoặc thay đổi chức danh, chức vụ cũ đó là chức danh, chức vụ đƣợc bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong Đảng, chính quyền, đoàn thể, tổ chức của nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài)
thay đổi về nội dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu đƣợc phong. Phần này gồm các trƣờng:
- Chức vụ
- Nội dung công việc - Đơn vị công tác
- Thời gian: Từ tháng năm đến tháng năm - Danh hiệu, học hàm, học vị
III. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kiến thức.
Phần này chỉ khai bổ sung sau khi đã kết thúc khoá đào tạo bồi dƣỡng và gồm các trƣờng:
- Nơi đào tạo - Ngành học - Tên lớp học
- Thời gian đào tạo: Từ tháng năm đến tháng năm - Hình thức học
- Văn bằng, chứng chỉ trình độ
IV. Đi nước ngoài.
Bao gồm các trƣờng nhƣ sau:
- Thời gian: Đi từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào? - Đi nước nào: Địa điểm nƣớc đến
- Đã làm việc ở cơ quan, tổ chức nào? - Nội dung công việc đã làm
V. Khen thưởng: Gồm các trƣờng - Thời gian
- Hình thức - Lý do khen - Cấp khen VI. Kỷ luật: Gồm các trƣờng - Thời gian - Lý do - Hình thức
VII. Tình trạng sức khoẻ: Ghi tốt, bình thƣờng, yếu
VIII. Về gia đình: Ghi những thay đổi về quan hệ sinh, chết, hoàn cảnh kinh tế, chính trị, xã hội, nơi ở, nơi làm việc của những ngƣời thân trong gia đình
(bố, mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột bên vợ (hoặc chồng). Phần này gồm các trƣờng sau:
- Quan hệ: Ghi bố, mẹ; vợ con; anh chị em ruột; bố mẹ vợ (hoặc chồng) anh chị em vợ (chồng).
- Nghề nghiệp: Ghi nghề nghiệp thay đổi của từng ngƣời - Nơi làm việc: (Nếu có thay đổi )
- Địa chỉ hiện nay: (Nếu có thay đổi) Ngoài ra còn có thêm một số trƣờng:
- Ghi chú: Dùng để bổ sung những vấn đề khác - Ngày tháng bổ sung
3.5. TĂNG CƢỜNG KHAI THÁC VÀ TRA CỨU THÔNG TIN VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một nội dung quan trọng trong hoạt động của thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng kho lƣu trữ.
Đối với hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội có 2 nguồn thông tin thƣờng xuyên đƣợc cập nhật.
- Thứ nhất: Thông tin về cán bộ, công chức do vụ Tổ chức - Cán bộ cung cấp.
- Thứ hai: Thông tin do phiếu bổ sung lý lịch hàng năm của mỗi cán bộ, công chức.
Việc đƣa lên mạng LAN một số thông tin và phiếu bổ sung lý lịch hàng năm của cán bộ, công chức là việc làm cần thiết và phù hợp với điều kiện công nghệ thông tin hiện có của Văn phòng. Tuy nhiên, để tiếp tục hoàn thiện việc khai thác và tra cứu thông tin về hồ sơ cán bộ chức cần phân cấp đối tƣợng tra cứu thông tin theo nhóm nhƣ sau:
- Nhóm lãnh đạo Văn phòng Quốc hội: Cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức cần nối mạng tất cả các máy tính của các đồng chí lãnh đạo.
- Nhóm lãnh đạo các vụ, tương đương cấp vụ: Cơ sở dữ liệu của cán bộ, công chức vụ nào thì nối với máy tính của lãnh đạo vụ đó. Ví dụ: Thông tin của cán bộ vụ Các vấn đề xã hội thì nối với máy tính của Lãnh đạo vụ Các vấn đề xã hội.
- Nhóm chuyên viên, nhân viên của Văn phòng Quốc hội: Khai thác đƣợc một số thông tin lên mạng LAN và phiếu bổ sung lý lịch.
- Nhóm Vụ Tổ chức - Cán bộ: Cơ sở dữ liệu đƣợc nối với tất cả máy tính của cán bộ lãnh đạo, chuyên viên trong vụ phục vụ cho các mảng chuyên môn do mỗi chuyên viên đảm nhận.
- Nhóm quản trị hệ thống: Một chuyên viên của phòng Máy tính và 1 chuyên viên của Vụ Tổ chức - Cán bộ, thƣờng xuyên đƣợc sử dụng cơ sở dữ liệu.
Từ việc tổ chức khai thác và tra cứu thông tin, cần có chiến lƣợc để đào tạo bồi dƣỡng cán bộ cho vấn đề quản trị và sử dụng các nguồn lực thông tin về hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội.
3.6. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ HOÁ ĐỂ THIẾT LẬP THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.
Vấn đề số hoá (tin học hoá) các hoạt động, xây dựng nội dung các kho dữ liệu điện tử đa phƣơng diện, phục vụ nhu cầu quản lý Nhà nƣớc đƣợc coi là nhiệm vụ trọng tâm khi triển khai tin học hoá quản lý Nhà nƣớc. Số hoá là chiến lƣợc nâng cao cả về trình độ và quy mô của nhiệm vụ tin học hoá hành chính nhà nƣớc, tiến tới phục vụ nhu cầu ngƣời lao động thông qua việc nâng cấp các dịch vụ công cộng và công tác hành chính của Nhà nƣớc. Để hiểu rõ hơn bản chất của công nghệ số hoá phục vụ hoạt động của Nhà nƣớc, chúng ta xem bảng so sánh dƣới đây giữa hình thức quản lý Nhà nƣớc theo kiểu truyền thống với hoạt động quản lý theo hƣớng số hoá (bảng7)
Bảng 7 SO SÁNH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TRUYỀN THỐNG VỚI QUẢN LÝ THEO CÔNG NGHỆ SỐ HOÁ
HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THỐNG THEO HƢỚNG SỐ HOÁ Xử lý thông tin
(phƣơng tiện tính toán)
Thủ công (máy tính đơn lẻ) Tự động (môi trƣờng mạng máy tính)
Phƣơng thức truyền đƣa thông tin
Chuyển tiếp thủ công bằng bƣu điện, Fax, điện thoại ...
Tự động trực tuyến quan mạng truyền dữ liệu số hoá Nội dung vật mang
thông tin dữ liệu
Văn bản, tiếng nói, hình ảnh. Dữ liệu đa phƣơng tiện: Văn bản, tiếng nói, hình ảnh, dạng số hoá
Tổ chức nguồn dữ liệu
Chủ yếu riêng biệt Chủ yếu chia sẻ dùng chung từ tổng kho
Cất giữ thông tin Giấy và phƣơng tiện vật lý Điện tử và phƣơng tiện số hoá Trình độ văn hoá
công vụ của công chức
Văn minh công nghiệp, độc lập đa năng
Văn minh thông tin và tập thể, chuyên môn hoá cao
Hình thức hội họp, lựa chọn quyết định
Phòng họp giao ban, hội họp tập trung
Giao ban điện tử, hội họp từ xa
Thời gian ban hành quyết định đến ngƣời thực hiện
Giờ, ngày, tuần, tháng Hầu nhƣ tức thời.
Nhƣ vậy, cơ sở hạ tầng thông tin quản lý Nhà nƣớc chuyển từ hình thức hoạt động truyền thống sang hình thức công nghệ số hoá là một hệ thống thành phần kết nối với nhau thành một hệ thống thống nhất; đảm bảo cơ sở hạ tầng truyềnthông, cơ sở hạ tầng mạng, phƣơng tiện phần mềm tính toán, phƣơng tiện
ứng dụng và hệ thống thông tin dữ liệu, chƣơng trình xử lý và phần mềm hệ thống.
Theo xu thế chung của công nghệ số hoá, Văn phòng Quốc hội cần thiết lập một thƣ viện điện tử để quản lý hồ sơ cán bộ. Thƣ viện điện tử này phải đáp ứng các yêu cầu về phần mềm và đảm bảo các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một hệ thống quản trị thông tin đồng thời phải phù hợp với những đặc thù của thƣ viện điện tử về hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội. Xuất phát từ điều kiện cụ thể, việc xây dựng thƣ viện điện tử đối với hồ sơ cán bộ và phải đáp ứng các yêu cầu chung sau đây:
* Là một hệ thống tích hợp bao gồm đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ, trong đó có:
- Phân hệ bổ sung - Phân hệ biên mục - Phân hệ tra cứu - Phân hệ quản lý.
* Tuân theo các tiêu chuẩn của Việt Nam về công nghệ thông tin.
- Hỗ trợ phông tiếng Việt ABC, đã đƣợc bộ Khoa học, công nghệ, môi trƣờng (nay là Bộ Khoa học, công nghệ) thống nhất dùng trong cả nƣớc.
- Phần mềm phải hoạt động đƣợc trên môi trƣờng của hệ điều hành MICROSOFT
- Phần mềm phải hoạt động đƣợc trên mạng.
* Hoạt động được trên các cơ sở dữ liệu lớn.
- Cho phép làm việc (trên cấu hình phần cứng thông dụng) với cơ sở dữ liệu trên 1 triệu bản ghi
- Cho phép lƣu trữ và tìm kiếm toàn văn với cơ sở dữ liệu trên 1 triệu tài liệu đã đƣợc số hoá dƣới dạng văn bản.
* Các yêu cầu nghiệp vụ cho từng phân hệ.
Phân hệ bổ sung.
- Cho phép quản lý phiếu bổ sung lý lịch hàng năm của cán bộ, công chức.
- Cho phép quản lý việc bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức từ nguồn của vụ Tổ chức - Cán bộ.
Phân hệ biên mục. Bao gồm tuỳ biến mẫu biên mục, kiểm soát trùng lặp, tái sử dụng thông tin biên mục, kiểm tra tính nhất quán, ấn phẩm đầu ra.
- Tuỳ biến mẫu biên mục: Cho phép có thể thay đổi đƣợc các mẫu biên mục và cho phép bổ sung các mẫu biên mục mới theo nhu cầu riêng của việc quản lý hồ sơ tài liệu.
- Kiểm soát trùng lặp: Cho phép kiểm soát tránh trùng lặp trong quá trình biên mục.
- Tái sử dụng thông tin trong biên mục: Cho phép tái sử dụng lại các thông tin biên mục (ở mức toàn biểu ghi hoặc ở mức một số trƣờng cụ thể) cho phép đặt các giá trị ngầm định cho các trƣờng biên mục trong một phiên làm việc.
- Kiểm tra tính nhất quán: Hỗ trợ khả năng kiểm soát tính nhất quán qua các từ điển tham chiếu, cho phép ngƣời dùng cập nhật, sửa chữa, loại bỏ các mục trong từ điển này trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình biên mục.
- Ấn phẩm đầu ra: Cung cấp khả năng in danh mục, mục lục hồ sơ của cán bộ, công chức theo mẫu quy định hoặc danh mục do ngƣời dùng tự xây dựng.
- Tính năng tìm kiếm:
+ Tìm kiếm bản ghi biên mục: Hỗ trợ nhiều mức độ chi tiết khác nhau của yêu cầu tìm kiếm tuỳ theo thông tin cụ thể.
+ Kiểm soát tính nhất quán: Cho phép ngƣời dùng sử dụng các từ điển cho các trƣờng hợp hồ trợ kiểm soát tính nhất quán (ngạch công chức, mã ngạch ...) để đảm bảo chính xác cho quá trình thiết kế và đặt các điều kiện tra cứu.
+ Sắp xếp: Cho phép sắp xếp theo đúng bảng chữ cái tiếng Việt và mã số theo mọi tiêu chí (họ và tên, mã ngạch công chức, mã số lƣơng ...).
+ Tìm kiếm toàn văn: Cho phép tìm kiếm toàn văn một tài liệu về cán bộ công chức đƣợc biên mục ở phần mềm. Có khả năng tạo mục lục cho mỗi hồ sơ cán bộ, công chức.
Phân hệ quản lý.
Phân hệ quản lý đƣợc sử dụng bởi ngƣời quản trị cao nhất với khả năng tạo mới và gán quyền cho ngƣời truy cập vào các phân hệ khác cũng nhƣ rút bớt quyền hay huỷ các quyền của ngƣời truy cập.
Phân hệ quản lý còn cho phép ngƣời quản trị biết đặt các tham số làm việc cho toàn bộ hệ thống, cũng nhƣ bật tắt các tính năng của các phân hệ khác.
Qua các giao diện của phân hệ này ngƣời quản trị còn có thể tiến hành các hoạt động bảo trì hệ thống nhƣ chép phòng dữ liệu, đọc nhật ký hoạt động của toàn chƣơng trình.
3.7. TÍCH HỢP VIỆC TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC CỦA VĂN PHÕNG QUỐC HỘI VỚI CHƢƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ CẢI CÁCH NỀN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA.
Vấn đề cải cách hành chính và kiện toàn hợp lý tổ chức bộ máy nhà nƣớc đã đƣợc Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng đã nêu rõ
“... Xây dựng một nền hành chính nhà nước dân chủ trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại hoá.” và yêu cầu trong giai đoạn 2001-2010 “... Xúc tiến nhanh và có hiệu quả việc hiện đại hoá công tác hành chính, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin.” [43, 48].
Tại Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam (khoá VIII) cũng chỉ rõ “... Tin học hoá hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ, quan trọng của cải cách nền hành chính Quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả."
Để thực hiện các nội dung chiến lƣợc nêu trên, ngày 25 tháng 7 năm 2001 Thủ tƣớng Chính phủ đã phê duyệt đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001-2005 tại Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg. Quyết định này đã mở ra một hƣớng đi mới trong tiến trình cải cách nền hành chính Nhà nƣớc ta mà bƣớc đột phá là tin học hoá một số khâu của quản lý Nhà nƣớc và bƣớc đầu xây dựng Chính phủ điện tử của Việt Nam. Mục tiêu và các giải pháp tổng thể sẽ đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Cải cách hình thức hoạt động của Nhà nƣớc theo hƣớng từng bƣớc sử dụng thông tin điện tử thay thế phần lớn các loại thông tin đang đƣợc dựa trên giấy. Điện tử hoá một bƣớc hoạt động nghiệp vụ hành chính công.
- Tiến hành số hoá các thông tin về công dân và các doanh nghiệp một cách rộng khắp. Hình thành các tổng kho dữ liệu điện tử và mở các cửa sổ điện tử để tích hợp các dịch vụ của Nhà nƣớc đến tận ngƣời dân/doanh nghiệp.
- Hoạt động quản lý dịch vụ công sẽ đƣợc cải tổ một cách mạnh mẽ để số hoá các tài liệu, chia sẻ và hƣớng dẫn công dân doanh nghiệp sử dụng thông tin