58 147,214,000 343,868,000 41,304,000 269,994,000 270,184,000 0 50,000,000 100,000,000 150,000,000 200,000,000 250,000,000 300,000,000 350,000,000 400,000,000 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014
Hình 2.1: Nguồn kinh phí bổ sung cho thư viện
Từ bảng 2.6 và hình 2.1 về thống kê kinh phí bổ sung tài liệu cho thư viện cho thấy nguồn kinh phí đầu tư cho thư viện tương đối đồng đều qua các năm, tuy nhiên nguồn kinh phí này còn khá khiêm tốn và chưa ổn định. Năm học 2012 - 2013 nguồn kinh phí cao nhất (343.868.000 triệu đồng) là do thư viện triển khai in 15 cuốn giáo trình sử dụng nội bộ cho sinh viên các ngành kinh tế và kỹ thuật; năm học 2013 -2014 do nhà trường chú trọng, tập trung đầu tư kinh phí cho xây dựng cơ bản ở cơ sở Lĩnh Nam - Hoàng Mai - Hà Nội nên nguồn kinh phí bổ sung tài liệu bị giảm đáng kể. Chính điều này, phần nào phản ảnh lượng sinh viên vào thư viện đọc tài liệu còn hạn chế so với lượng học sinh, sinh viên trong toàn trường, trong khi đó sinh viên sử dụng thời gian ngoài giờ lên lớp chủ yếu vào hoạt động tìm kiếm và khai thác thông tin trên internet. Theo kết quả điều tra nhu cầu tin, trong tổng số 932 sinh viên được hỏi: “Để có tư liệu, tài liệu học tập Quý vị thường tìm đọc ở nguồn nào?” có tới 380 (chiếm 40,7%) sinh viên cho biết họ thường tìm kiếm và khai thác thông tin thông qua internet; thư viện mới chỉ đáp ứng được 43,4% nguồn tài liệu mà sinh muốn tìm kiếm và khai thác.
Năm Đồng
43% 11% 41% 5% Thư viện Từ giảng viên Internet Nguồn khác
Hình 2.2: Tỷ lệ nguồn tài liệu, tư liệu sinh viên tìm kiếm và khai thác
2.2.4. Quy trình bổ sung tài liệu
Công tác bổ sung tài liệu là một quá trình không ngừng nghỉ, được tiến hành liên tục trong quá trình hoạt động của thư viện. Do đó, mỗi một thư viện hay cơ quan thông tin cần có quy trình bổ sung tài liệu. Đây là một quy trình phức tạp với nhiều công đoạn khác nhau nhưng phải đảm bảo các tiêu chí để phát triển vốn tài liệu của thư viện hay cơ quan thông tin.
Hiện nay, quy trình bổ sung vốn tài liệu cho thư viện trường ĐHKTKTCN được tiến hành như sau:
Trước tiên, bộ phận bổ sung trao đổi, xử lý tài liệu, thông tin - thư mục lập danh mục tài liệu cần phải bổ sung dựa trên các tiêu chí sau:
- Sự phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Trường
- Phù hợp với nhu cầu tin của NDT, nhu cầu này được bộ phận phục vụ bạn đọc tập hợp từ số liệu về các tài liệu mà có NDT yêu cầu sử dụng cao qua thống kê trên phần mềm ILIB, những tài liệu bạn đọc yêu cầu nhưng thư viện chưa đáp ứng được để bổ sung.
- Tài liệu chưa có trong vốn tài liệu của thư viện. Cán bộ bổ sung tiến hành tra trùng tài liệu trên phần mềm với danh mục tài liệu để tránh bổ sung những tài liệu đã có và có nhu cầu sử dụng ít.
- Dựa trên danh mục tài liệu xuất bản và sắp xuất bản của các nhà xuất bản trong nước và nước ngoài cung cấp hoặc thư viện yêu cầu cung cấp.
60
Từ cơ sở đó, cán bộ làm công tác bổ sung nghiên cứu, lựa chọn danh mục của từng chuyên ngành cụ thể và gửi đến lấy ý kiến từ các Khoa, các Tổ bộ môn, các đơn vị trong trường thông qua Email. Tại đây, các giảng viên, các chuyên gia thuộc từng chuyên ngành và là người biết rõ nhất, những tài liệu nào cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của ngành. Theo kết quả điều tra cho thấy phương pháp kết hợp giữa thư viện và các đơn vị trong trường dựa trên NCT được nhiều giảng viên đồng tình, có tới 204/286 (chiếm 71,3%) người cho rằng thư viện cần lập danh mục tài liệu, kết hợp với mẫu đăng ký bổ sung tài liệu ngoài danh mục, dựa trên NCT khi bổ sung tài liệu cho thư viện. Đây là nhiệm vụ và giải pháp mà thư viện cần phải đảm bảo, thực hiện sẽ tạo ra sự hiệu quả trong hoạt động phát triển NLTT đáp ứng nhu cầu tin trong giai đoạn đổi mới giáo dục của nhà trường hiện nay.
Sau khi nhận được danh mục tài liệu đã lựa chọn, dựa trên kinh nghiệm và ý kiến các chuyên gia, cán bộ bổ sung tiến hành thống kê, tổng hợp và lập danh mục trình Ban Giám hiệu duyệt mua.
Về cơ bản, quy trình bổ sung tài liệu được thực hiện bằng phương pháp thủ công như trên, chưa được sự hỗ trợ triệt để của phần mềm và chỉ áp dụng trong việc bổ sung tài liệu theo các chuyên ngành đào tạo của nhà trường là phù hợp. Tuy nhiên để phát huy hết được hiệu quả sử dụng vốn tài liệu thì thư viện phải giới thiệu và quảng bá cho bạn đọc biết đến vốn tài liệu mà thư viện cần bổ sung để họ lựa chọn những tài liệu theo nhu cầu tin của mình.
2.2.5.Công tác bảo quản và thanh lý tài liệu
Bất kỳ một thư viện nào muốn có được một bộ sưu tập tài liệu phong phú về chủng loại có chất lượng tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin thì ngoài việc phát triển nguồn lực thông tin của thư viện thì cần phải chú trọng đến công tác bảo quản cũng như loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng.
2.2.5.1. Công tác bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu được lưu trữ trong thư viện khỏi bị hủy họi, hư hỏng bằng các phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
Thư viện Trường đã áp dụng nhiều phương pháp để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, trong đó có một số phương pháp sau:
Thứ nhất, đối với bạn đọc, cán bộ thư viện là những người trực tiếp tiếp xúc với tài liệu thường xuyên tuyên truyền nâng cao ý thức bảo vệ tài liệu như một tài sản của mỗi cá nhân. Trong các biện pháp nghiệp vụ thì việc lấy và sắp xếp tài liệu được đánh dấu bằng các tài liệu liền kề để tránh việc sắp sai vị trí và làm ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu. Khi có tài liệu hỏng thì cán bộ bộ phận phục vụ trực tiếp sửa chữa theo các phương pháp thông thường, đảm bảo môi trường trong thư viện luôn được sạch sẽ và thoáng mát.
Thứ hai, đối với tác nhân là khí hậu, môi trường thì việc trang bị các thiết bị chuyên dụng cho thư viện như: hệ thống điện, điều hòa, quạt đảm bảo về mặt ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm nhằm hạn chế tối đa sự xâm hại của các yếu tố này.
Thứ ba, đối với tác nhân côn trùng, vi sinh vật thì việc trang bị hệ thống kính bao trùm để đảm bảo được ánh sáng, cũng hạn chế được sự xâm hại của sinh vật và công trùng. Hàng năm, thư viện đều tiến hành phun chống mối và vi sinh vật vào các kỳ nghỉ hè.
2.2.5.2. Công tác thanh lý tài liệu
Thanh lý tài liệu thực chất là loại bỏ các tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc không phù hợp với nhu cầu tin của đơn vị, không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện. Công tác thanh lý tài liệu giúp nâng cao chất lượng vốn tài liệu, làm giá trị vốn tài liệu được cải thiện dẫn đến nâng cao được hệ số sử dụng tài liệu trong thư viện.
Việc thanh lý tài liệu ở thư viện là một việc làm cần thiết, nhưng phải hết sức cẩn trọng, vì loại bỏ đi một tài liệu trong kho thì dễ nhưng việc bổ sung lại chúng thì rất khó. Chính vì thế, để việc thanh lý tài liệu được đúng yêu cầu, trước hết thư viện cần phải thực hiện một số bước sau:
- Nghiên cứu hệ số sử dụng tài liệu trong một khoảng thời gianđủ dài (5-10 năm);
62 - Thành lập Hội đồng thanh lý tài liệu;
- Ra quyết định thanh lý (số lượng, nguyên nhân thanh lý); - Thông báo danh mục các tài liệu cần thanh lý;
- Làm biên bản xuất khỏi kho thư viện những tài liệu đã thanh lý.
Năm 2006, Khi Thư viện mua phần mềm ILIB 5.0 của công ty phát triển phần mềm CMC cùng với đó là việc xây dựng mới nguồn lực thông tin của Thư viện và thanh lý những tài liệu hư hỏng, rách nát không còn giá trị sử dụng. Trong số đó, có hơn 1000 bản sách tiếng Nga rách nát và không còn giá trị sử dụng, và một số sách cũ, nát không còn giá trị sử dụng.
Ngoài ra, hàng năm, vào kỳ nghỉ hè, Thư viện thường tiến hành công tác kiểm kê để đánh giá nguồn lực thông tin trong thư viện và tiến hành xem xét lựa chọn các tài liệu rách nát, hư hỏng, lạc hậu, không còn giá trị sử dụng để trình Hội đồng Thanh lý xem xét quyết định, đồng thời có kế hoạch bổ sung các tài liệu đang thiết hụt tại các kho của thư viện.
2.2.6. Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin
Hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin là nguyên tắc quan trọng đối với sự phát triển của thư viện trong giai đoạn hiện nay. Mục đích của việc hợp tác chia sẻ là nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin và tiết kiệm chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được nhu cầu thông tin của người dùng tin.
Hiện nay, trong nước ta, vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin vẫn đang diễn ra rất hạn chế, chủ yếu ở các thư viện lớn, có nguồn tài chính ổn định thông qua các hình thức như trao đổi danh mục trước khi đặt mua, hỗ trợ các thư viện nhỏ truy cập thông tin qua mạng,...
Thư viện trường ĐHKTKTCN là một thành viên trong Liên hiệp Thư viện Đại học Khu vực phía Bắc từ năm 2010, ngoài ra, Thư viện còn tham gia Liên hiệp bổ sung và chia sẻ nguồn tin điện tử về khoa học và công nghệ. Năm 2014, thông qua kênh chia sẻ nguồn tin từ Liên hợp mà Thư viện đã cung cấp cho người dùng tin được sử dụng các gói dịch vụ truy cập tài liệu điên tử có thời hạn của các nhà cung cấp nước ngoài như: AAAS, ACM, Proquest Central,...
Ngoài ra, từ năm 2010 đến nay, Thư viện được Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên hỗ trợ, cung cấp 20 tài khoản (account) để sử dụng nguồn tài liệu điện tử rất quý giá là các bài giảng, giáo trình, báo cáo nghiên cứu khoa học, ... để sinh viên, giảng viên nghiên cứu và học tập.
Như vậy, thông qua con đường chia sẻ thông tin, Thư viện trường ĐHKTKTCN đã có thể cung cấp cho NDT khả năng truy cập và khai thác hàng nghìn tạp chí, cuốn sách, cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn trong nước như Đại học Thái Nguyên, Cục Thông tin KHCN QG. Chính nhờ cách hợp tác chia sẻ thông tin này mà Thư viện có điều kiện thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của NDT.
2.3. Các yếu tố tác động đến công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp
2.3.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo
Có thể nói, yếu tố đầu tiên tác động đến sự phát triển của thư viện đó là mặt nhận thức của cán bộ lãnh đạo. Nhân tố nhận thức lãnh đạo quyết định đến vị trí, vai trò, sự phát triển của thư viện để phát triển nguồn lực thông tin. Để đảm bảo được hiệu quả hoạt động của Thư viện Trường ĐHKTKTCN, Trường đã ra Quyết định số 114/QĐ - ĐHKTKTCN ngày 03/3/2011 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ quản lý thư viện. Cán bộ quản lý là người chịu trách nhiệm và tư vấn, cung cấp thông tin đầy đủ về hoạt động của thư viện đến với các lãnh đạo cấp trên.
Trong những năm qua, việc tổ chức và quản lý các hoạt động của thư viện được cán bộ lãnh đạo thư viện thực hiện rất tốt, thể hiện rõ trong việc chỉ đạo các hoạt động của thư viện như: Công tác phục vụ, công tác phát triển cơ sở vật chất, công tác phát triển con người, công tác phát triển nguồn lực thông tin… Trong các công việc đó, công tác phát triển nguồn lực thông tin luôn được ưu tiên và chú trọng. Bằng nguồn kinh phí được nhà trường giao hàng năm từ (100 - 300 triệu đồng), thư viện dưới sự chỉ đạo sát sao của cán bộ quản lý thư viện và cán bộ lãnh đạo Phòng đã dành phần lớn nguồn kinh phí cho bổ sung các loại sách, báo, tạp chí
64
có chất lượng phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường để phục vụ tốt nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Tuy nhiên, Thư viện trường ĐHKTKTCN là một bộ phận trực thuộc của Phòng Đào tạo cho nên mọi quyết định đều phải thông qua lãnh đạo phòng, vì vậy để phát huy hết khả năng lãnh đạo thì Thư viện cần trở thành một đơn vị độc lập thì việc ra các quyết định sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng nhất định tới công tác phát triển nguồn lực thông tin.
2.3.2. Trình độ của cán bộ thư viện
Yếu tố thứ hai có vai trò tác động quan trọng đến sự phát triển nguồn lực thông tin của thư viện là trình độ của cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện là người trực tiếp làm các công tác nghiệp vụ hàng ngày để phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Cán bộ có trình độ cao, được đào tạo theo đúng chuyên ngành (70% cán bộ thư viện được đào tạo theo chuyên ngành thư viện) sẽ có kỹ năng chuyên nghiệp trong việc tổ chức và quản lý hoạt động thư viện. Điều này có tác động rất lớn trong việc giới thiệu và quảng bá nguồn lực thông tin đến với bạn đọc và nguồn thông tin phản hồi về tài liệu giúp cho cán bộ bổ sung lên kế hoạch mua các tài liệu đáp ứng được nhu cầu tin.
Cán bộ Thư viện trường ĐHKTKTCN có nhiệm vụ hướng dẫn nhu cầu tin, cung cấp thông tin tới bạn đọc; tạo nguồn dữ liệu trong thư viện; làm báo cáo thống kê từ đó đề nghị với lãnh đạo cấp trên có kế hoạch bổ sung các tài liệu đảm bảo nhu cầu tin cho người dùng tin.
Tuy nhiên cũng cần phải nói thêm rằng việc bố trí cán bộ làm công tác phát triển NLTT tại thư viện còn chưa thật phù hợp. Cán bộ bổ sung hiện tại mới chỉ được trang bị kiến thức thư viện. Tuy nhiên để chọn được những loại tài liệu chuyên ngành có giá trị, phù hợp với nhu cầu của người dùng tin đòi hỏi người làm công tác bổ sung không chỉ có kiến thức thư viện vững vàng mà còn cần phải có kiến thức chuyên ngành khoa học, giỏi ngoại ngữ, nắm được chủ trương đường lối của Nhà nước, nắm được xu hướng phát triển của các ngành khoa học. Điều này đặt ra cho Thư viện nhiệm vụ tăng cường bồi dưỡng cán bộ nói chung, trong đó có cán bộ làm công tác xây dựng, phát triển NLTT.
2.3.3. Nhu cầu tin của người dùng tin
Yếu tố thứ năm là nhu cầu tin của người dùng tin. Người dùng tin có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của thư viện về nguồn tin, cách thức cung cấp nguồn lực thông tin và quản lý hoạt động thư viện. Nguồn lực thông tin tốt dẫn tới thu hút những người có nhu cầu tin tới tìm kiếm thông tin của thư viện tăng lên về số lượng, nhu cầu…
Trong những năm gần đây, do sự phát triển các ngành nghề, số lượng sinh viên đông hơn dẫn tới nhu cầu tin của NDT trong trường ĐHKTKTCN cũng tăng cao. Chính vì vậy, nguồn lực thông tin của thư viện cũng phải phát triển hài hòa với