9. Bố cục luận văn
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Thƣ viện trƣờng Đại học Kinh tế
2.2.4. Quy trình bổ sung tài liệu
Công tác bổ sung tài liệu là một quá trình không ngừng nghỉ, được tiến hành liên tục trong quá trình hoạt động của thư viện. Do đó, mỗi một thư viện hay cơ quan thông tin cần có quy trình bổ sung tài liệu. Đây là một quy trình phức tạp với nhiều công đoạn khác nhau nhưng phải đảm bảo các tiêu chí để phát triển vốn tài liệu của thư viện hay cơ quan thông tin.
Hiện nay, quy trình bổ sung vốn tài liệu cho thư viện trường ĐHKTKTCN được tiến hành như sau:
Trước tiên, bộ phận bổ sung trao đổi, xử lý tài liệu, thông tin - thư mục lập danh mục tài liệu cần phải bổ sung dựa trên các tiêu chí sau:
- Sự phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Trường
- Phù hợp với nhu cầu tin của NDT, nhu cầu này được bộ phận phục vụ bạn đọc tập hợp từ số liệu về các tài liệu mà có NDT yêu cầu sử dụng cao qua thống kê trên phần mềm ILIB, những tài liệu bạn đọc yêu cầu nhưng thư viện chưa đáp ứng được để bổ sung.
- Tài liệu chưa có trong vốn tài liệu của thư viện. Cán bộ bổ sung tiến hành tra trùng tài liệu trên phần mềm với danh mục tài liệu để tránh bổ sung những tài liệu đã có và có nhu cầu sử dụng ít.
- Dựa trên danh mục tài liệu xuất bản và sắp xuất bản của các nhà xuất bản trong nước và nước ngoài cung cấp hoặc thư viện yêu cầu cung cấp.
60
Từ cơ sở đó, cán bộ làm công tác bổ sung nghiên cứu, lựa chọn danh mục của từng chuyên ngành cụ thể và gửi đến lấy ý kiến từ các Khoa, các Tổ bộ môn, các đơn vị trong trường thông qua Email. Tại đây, các giảng viên, các chuyên gia thuộc từng chuyên ngành và là người biết rõ nhất, những tài liệu nào cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của ngành. Theo kết quả điều tra cho thấy phương pháp kết hợp giữa thư viện và các đơn vị trong trường dựa trên NCT được nhiều giảng viên đồng tình, có tới 204/286 (chiếm 71,3%) người cho rằng thư viện cần lập danh mục tài liệu, kết hợp với mẫu đăng ký bổ sung tài liệu ngoài danh mục, dựa trên NCT khi bổ sung tài liệu cho thư viện. Đây là nhiệm vụ và giải pháp mà thư viện cần phải đảm bảo, thực hiện sẽ tạo ra sự hiệu quả trong hoạt động phát triển NLTT đáp ứng nhu cầu tin trong giai đoạn đổi mới giáo dục của nhà trường hiện nay.
Sau khi nhận được danh mục tài liệu đã lựa chọn, dựa trên kinh nghiệm và ý kiến các chuyên gia, cán bộ bổ sung tiến hành thống kê, tổng hợp và lập danh mục trình Ban Giám hiệu duyệt mua.
Về cơ bản, quy trình bổ sung tài liệu được thực hiện bằng phương pháp thủ công như trên, chưa được sự hỗ trợ triệt để của phần mềm và chỉ áp dụng trong việc bổ sung tài liệu theo các chuyên ngành đào tạo của nhà trường là phù hợp. Tuy nhiên để phát huy hết được hiệu quả sử dụng vốn tài liệu thì thư viện phải giới thiệu và quảng bá cho bạn đọc biết đến vốn tài liệu mà thư viện cần bổ sung để họ lựa chọn những tài liệu theo nhu cầu tin của mình.