1.2.5.1. Các hình thức tham mưu:
Đối với mỗi một cấp ủy, trong quá trình tổ chức triển khai nhiệm vụ chính trị, để tập thể cấp ủy đưa ra các quyết định tối ưu cần có hoạt động tham mưu. Đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động tham mưu chính là văn phịng hoặc cán bộ văn phịng, cán bộ làm tham mưu có nhiều các hình thức khác nhau để tổ chức hoạt động tham mưu phục vụ cho sự lãnh đạo, điều hành của cấp ủy.
- Tham mưu qua hình thức trực tiếp:
Một là phân công cho từng cán bộ, nhân viên theo dõi thực hiện: giao cho cấp dưới xử lý, chuẩn bị đề trình theo quy trình;
Hai là trực tiếp người đứng đầu, hoặc lãnh đạo văn phòng: đối với những
vấn đề nhạy cảm, khó, phức tạp, thì người đứng đầu cấp trực tiếp hoặc lãnh đạo văn phòng, xử lý chuẩn bị vấn đề tham mưu để trình theo quy định.
Ba là thông qua các cuộc hội nghị, hôị thảo, các cuộc họp sơ kết, tổng kết,
các chuyên gia, các nhà nghiên cứu, các cán bộ, chuyên viên... có thể trực tiếp đưa ra các ý kiến, sáng kiến, kiến nghị để tham mưu cho lãnh đạo về một vấn đề hoặc nhiều vấn đề về một lĩnh vực.
- Tham mưu qua hình thức gián tiếp: đó là thơng qua gửi văn bản để diễn đạt các nội dung cần tham mưu: tham gia ý kiến bằng việc gửi văn bản đến cơ quan đơn vị chủ trì hoặc chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung.
Trong thực tế, để tham mưu có kết quả cần vận dụng linh hoạt hai hình thức trực tiếp và gián tiếp trong quá trình tham mưu để có nhiều ý kiến tham mưu, đề xuất có chất lượng.
1.2.5.2. Sản phẩm của tổ chức hoạt động tham mưu
Sản phẩm chủ yếu của tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng là các khuyến nghị, đề xuất được trình bày dưới dạng văn bản: Kế hoạch, Đề án, Tờ trình, Báo cáo, Biên bản. Mỗi loại văn bản, sẽ đáp ứng những yêu cầu, bố cục, nội dung cụ thể.
- Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
u cầu của kế hoạch cơng tác: phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức; phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên. Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc. Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống, có trọng tâm, trọng điểm. Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau. Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm quá nhiều công việc.
Bố cục, kế hoạch cơng tác: Ngồi các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của kế hoạch cơng tác gồm ba phần chính sau đây: (1) Phần mở đầu: Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây dựng kế hoạch.Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn. Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng kế hoạch. Trình bày mục đích của lập kế hoạch. (2) Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch và biện pháp thực hiện. Các điều kiện, phương tiện thực hiện. Các đối tượng được phân cơng thực hiện. Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm. Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen
thưởng, kỷ luật.(3) Phần kết luận: Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch. Nêu các đề xuất, kiến nghị.
- Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Yêu cầu của Đề án: bảo đảm đúng đề cương đề ra, phải được trình bày rõ ràng các vấn đề; tính khải thi của đề án, bảo đảm cơ sở thực tiễn của đề án.
Kết cấu của Đề án thường gồm 3 phần: Phần mở đầu: giới thiệu chung về đề án; đưa ra cơ sở pháp lý. Phần nội dung: nêu rõ mục tiêu, phạm vi, sự cần thiết của dự án, kế hoạch triển khai đề án. Phần kết luận: đưa ra các kiến nghị, đề xuất để thực hiện đề án.
- Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát một đề án, một đề xuất, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
Yêu cầu của Tờ trình phải trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề bằng các phương án, các giải pháp tổ chức thực hiện mang tính khả thi; các kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể và hợp lý; người viết tờ trình cần phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết của vấn đề.
Kết cấu của Tờ trình gồm 3 phần: (1) Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực của tình hình để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy được tính cần kíp của đề xuất. (2) Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; nêu những khó khăn, thuận lợi và biện pháp khắc phục. Phần này cũng có thể trình bày những phương án. Luận điểm và luận chứng được trình bày cần cụ thể, nêu rõ sự việc hoặc những số liệu có thể xác minh để làm tăng sức thuyết phục của đề xuất. (3) Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
- Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.
Yêu cầu của báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác; phải nêu rõ những hiện tượng, sự kiện quan trọng, nổi bật với những dẫn chứng tiêu biểu nhất đề người tiếp nhận báo cáo hiểu thực chất và tầm quan trọng của hiện tượng, sự việc. Báo cáo phải cụ thể, trọng tâm là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm
quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành ra quyết định. Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, nên phải kịp thời.
Kết cấu Báo cáo gồm 3 phần: (a) phần mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện); (b) Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đánh giá phương hướng; (c) Phần kết thúc: nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề xuất.
- Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
Yêu cầu của Biên bản phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.
Kết cấu biên bản thường gồm 3 phần: (1) Phần mở đầu: Thời gian, địa điểm lập biên bản; Thành phần tham dự. (2) Phần nội dung: Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó; Biên bản vụ việc đã xảy ra thì mơ tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan. (3) Phần kết thúc: Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản; Nếu biên bản được thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ, hoặc số bản được lập. Biên bản phải có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chữ ký của chủ tọa (nếu là biên bản hội họp).