Hoạt động tham mưu biên tập các văn bản của cấp uỷ được văn phòng triển khai thường xuyên theo nhiệm vụ chính trị của cấp ủy. Văn bản thường dùng của cấp ủy gồm các tờ trình, đề án, báo cáo, kế hoạch, nghị quyết, quyết định, đề án, công văn, với mỗi loại văn bản được bộ phận văn phòng tổng hợp tham mưu thực hiện như sau:
- Đối với nhóm Tờ trình, đề án, báo cáo đối với Trung ương, Đảng ủy xây dựng đề cương chi tiết, điện ra các cấp ủy trực thuộc, yêu cầu các cấp ủy trực thuộc báo cáo các nội dung theo đề cương đã đề ra. Trên cơ sở báo cáo về nước, văn phòng tổng hợp nội dung thành bản tổng thể, sau đó gửi xin ý kiến các ban, đơn vị, hồn chỉnh trình Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành theo thẩm quyền.
- Đối với nhóm Kế hoạch, Nghị quyết, Quy định, Quyết định: trên cơ sở tổng hợp của các cấp ủy trực thuộc, văn phòng tổng hợp, báo cáo đề xuất với Thường trực về những vấn đề mới cần phải có kế hoạch triển khai, hoặc cần phải có nghị quyết để định hướng, chỉ đạo thực hiện; những nội dung cần phải đưa vào Quy định để thống nhất thực hiện. Văn phòng sẽ tham mưu trên cơ sở giao về các ban, tham mưu giúp việc theo chức năng nhiệm vụ được giao.
- Đối với nhóm văn bản hành chính được chia thành 2 loại:
Loại thứ nhất: gồm văn bản thông tin trong nội bộ cơ quan, Văn phòng là đầu mối tổng hợp triển khai các công việc liên quan đến hoạt động chung của cơ quan. Các bộ phận, ban, tham mưu giúp việc theo chuyên môn sẽ phụ trách, phối hợp với văn phòng soạn thảo các văn bản triển khai trong nội bộ cơ quan.
Loại thứ hai: gồm văn bản thông tin gửi ra ngoài cơ quan, Văn phòng tổng hợp là đầu mối phối hợp triển khai với các cơ quan liên quan để thực hiện các hoạt động của cấp ủy. Riêng những văn bản liên quan đến phối hợp công tác đảng đối với các cấp ủy trong nước, Văn phòng, các bộ phận, cơ quan tham mưu giúp việc dự thảo cơng văn trình Thường trực để ký phát hành theo đúng thẩm quyền. Cịn đối với những văn bản có nội dung mang tính chất giao dịch như thơng báo hành chính,
cơng văn trao đổi, Văn phòng được uỷ quyền ký với chức danh thừa lệnh Ban Thường vụ, hoặc Chánh văn phòng được ký trực tiếp tùy vào nội dung của văn bản.
Nhìn chung, hoạt động tham mưu xây dựng văn bản của Đảng ủy được Văn phòng quan tâm, đầu tư nhiều thời gian, con người để triển khai đối với mỗi loại văn bản. Đối với những Tờ trình, Đề án, Báo cáo tổng kết các nội dung liên quan đến công tác đảng ngồi nước, Văn phịng tham mưu đề xuất thành lập tiểu ban nội dung để triển khai, phân công thành viên triển khai từng nhiệm vụ cụ thể trong Đề án, hoặc Tờ trình, Báo cáo tổng kết đảm bảo sát với Đề cương đề ra. Nhiều nội dung Tờ trình, Báo cáo phải xin ý kiến tại các hội nghị, hội thảo để trao đổi, bàn bạc kỹ với các cơ quan có liên quan trước khi ban hành và thuận lợi trong quá trình tổ chức thực hiện. Văn bản ban hành đảm bảo đầy đủ về thể thức theo quy định, thẩm quyền, cơ bản bảo đảm kịp thời về tiến độ, chất lượng đề ra, truyền đạt đúng tinh thần chỉ đạo của tập thể Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và Thường trực Đảng ủy, đáp ứng được yêu cầu của cấp trên và các cơ quan liên quan.
Bảng 2.2. Số liệu văn bản cấp ủy ban hành giai đoạn 2010 - 2015
Thể loại
Năm BC CT CV ĐA HD KH KL NQ TB TTr QC QĐ QĐi Tổng
2010 26 2 620 3 5 16 0 0 7 7 0 362 0 1048 2011 37 3 688 0 2 35 0 0 4 5 0 299 0 1073 2012 32 3 639 1 5 21 0 0 13 1 0 284 4 1003 2013 42 4 563 0 8 22 0 0 18 10 0 607 1 1275 2014 35 3 511 0 7 22 1 1 8 0 1 319 0 908 2015 40 5 150* 2 7 16 13 1 1 6 1 313 0 555 Tổng 212 20 3171 6 34 132 14 2 51 29 2 2184 5 5857
* Năm 2015, sau khi Đảng ủy Ngoài nước được Trung ương quyết định về trực thuộc Trung ương, thì các cơ quan tham mưu, giúp việc của Đảng ủy Ngồi nước có con dấu riêng, nên số lượng Cơng văn năm 2015 giảm hơn các năm trước đó, vì các ban, tham mưu được ký và ban hành công văn và một số văn bản khác theo thẩm quyền.