Từ cách tiếp cận về hoạt động tổng hợp nêu trên, tác giả đưa ra những đặc điểm chủ yếu của hoạt động tổng hợp như sau:
- Hoạt động tổng hợp gắn liền với hoạt động thu thập và xử lý thông tin, do vậy được xác định là hoạt động có tính mục đích, việc thu thập thơng tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho cơng việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề, đối tượng sử dụng thông tin là ai?...
- Hoạt động tổng hợp là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hồn chỉnh thơng tin cần thiết phục vụ tổ chức.
- Hoạt động tổng hợp tạo ra những thơng tin giúp lãnh đạo có cơ sở để quyết định đúng đắn; giúp cho các cấp quản lý đạt tới sự sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề.
- Hoạt động tổng hợp cịn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thơng tin mà trước đó chưa được biết đến thơng qua những phân tích, so sánh, đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Hoạt động tổng hợp của văn phịng cấp ủy có một số đặc điểm khác so với hoạt động tổng hợp của văn phòng cấp bộ, văn phòng ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
Hoạt động tổng hợp thơng tin của văn phịng uỷ ban nhân dân cấp tỉnh: giúp Ủy ban nhân dân, chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong xây dựng, quản lý chương trình cơng tác theo quy định của pháp luật. Tổng hợp thông tin phục vụ chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan
của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên quan về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những quyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Hoạt động tổng hợp của văn phòng cấp bộ: giúp bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của bộ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điều phối chương trình làm việc của Bộ trưởng và các thứ trưởng, các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ theo chương trình cơng tác, theo chỉ đạo của Bộ trưởng.
Hoạt động tổng hợp của văn phịng cấp ủy: tổng hợp thơng tin phục vụ cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành; thông tin Ban Thường vụ, Ban Chấp hành có cơ sở để quyết định các chủ trương, biện pháp lớn của cấp ủy.
- Đối tượng thực hiện hoạt động tổng hợp:
+ Cán bộ, công chức cơng tác tại văn phịng: theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, mỗi cán bộ cơng tác tại văn phịng đều thực hiện hoạt động tổng hợp theo nhiệm vụ được giao để có thơng tin đầy đủ, tồn diện trên các mặt cơng tác của văn phịng cấp ủy, cung cấp thơng tin kịp thời đến ban chấp hành, Ban thường vụ, thường trực cấp ủy.
+ Ngoài ra, cán bộ, chuyên viên làm việc tại các bộ phận, ban, tham mưu giúp việc của cấp ủy cũng thực hiện hoạt động tổng hợp theo lĩnh vực chuyên sâu về các mặt công tác: tổ chức, kiểm tra, tuyên giáo, dân vận ...gửi Văn phòng để thực hiện cơng tác tổng hợp chung, tồn diện các mặt công tác của cấp ủy.
- Đối tượng được phục vụ những kết quả quá trình tổng hợp: xét theo cấp độ từ dưới lên trên
+ Cấp phịng: Phó trưởng phịng, Trưởng phịng
+ Cấp ban, đơn vị/ cấp vụ: Phó tưởng ban, Trưởng ban, Phó Văn phịng, Chánh Văn phịng/ Phó Vụ trưởng, Vụ trưởng.
Từ khái niệm và đặc điểm của hoạt động tổng hợp nêu trên, hoạt động tổng hợp có vị trí, vai trị rất quan trọng trong văn phịng, khơng có hoạt động tổng hợp sẽ khơng có thơng tin, khơng có cơ sở để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc chung của cấp ủy một cách khoa học, chặt chẽ.
- Hoạt động tổng hợp giúp tổng hợp thông tin, số liệu từ các báo cáo của các cấp ủy trực thuộc gửi về văn phịng, tổng hợp để xây dựng chương trình cơng tác, kế hoạch cơng tác hằng năm đảm bảo có chất lượng và tính khả thi cao.
- Trong hoạt động tổng hợp: tổng hợp về tình hình hoạt động chung của cấp ủy là cơ sở để lãnh đạo cơ quan bao quát về tình hình chung của mỗi cấp ủy; là cơ sở để đánh giá đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, những điểm mạnh, điểm yếu của cấp ủy để tập thể cấp ủy thảo luận chọn phương án tối ưu, ra các quyết định có chất lượng. Thơng tin hàng ngày đến với cấp ủy từ nhiều nguồn khác nhau. Văn phòng cấp ủy sơ bộ xử lý, chọn lọc, hệ thống hóa các nguồn để cung cấp cho cấp ủy những thơng tin mang tính tổng hợp, khách quan, trung thực, ngắn gọn.
Hoạt động tham mưu và hoạt động tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, muốn thực hiện hoạt động tham mưu phải căn cứ vào kết quả của quá trình tổng hợp tình hình, từ đó có cơ sở để tham mưu.
1.3.3.Những yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức hoạt động tổng hợp
- Các yêu cầu của tổ chức hoạt động tổng hợp:
Thứ nhất: Đáp ứng yêu cầu trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong hoạt động của cơ quan: xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ, hoạt động tổng hợp của cơ quan sẽ tổng hợp tồn diện, trên các mặt cơng tác của cấp ủy để có thơng tin đầy đủ và tồn phục vụ cơng tác lãnh đạo chỉ đạo của cấp ủy.
Thứ hai: Bảo đảm chất lượng của hoạt động tổng hợp phải đầy đủ, chính xác,
kịp thời từ thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. - Các nguyên tắc của tổ chức hoạt đổng tổng hợp:
Thứ nhất:: Đảm bảo tính tồn diện, khách quan: Tổng hợp một vấn đề cần
xem xét một cách toàn diện, xem xét cả trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Đảm bảo các yêu cầu về mặt pháp lý đảm bảo kết quả tổng hợp phản ánh đầy đủ, toàn diện về tình hình thực tế, làm cơ sở để đề xuất, tham mưu đảm bảo có hiệu lực, hiệu quả.
Thứ hai: Đảm bảo tính trung thực, chính xác: Trong hoạt động tổng hợp cho
cấp ủy, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy phải đảm bảo tính chính xác. Đây là yêu cầu quan trọng trong trong hoạt động tổng hợp nó bảo đảm cho hoạt động tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy được chính xác; giúp cấp ủy ban hành các chủ trương, đường lối đúng và sớm đi vào cuộc sống.
Thứ ba: Đảm bảo tính kịp thời: Tổng hợp thơng tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo của cấp ủy. Do vậy, các thông tin phải được thu thập và xử lý phải kịp thời để phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy.