Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phịng cịn có những tồn tại, hạn chế.
Về xây dựng chương trình, quy chế làm việc của cấp ủy:
Một số nội dung trong chương trình làm việc của cấp ủy khi đưa ra bàn, thảo luận chất lượng chưa cao; một số nội dung trong chương trình cơng tác còn chậm được triển khai, phải đề xuất điều chỉnh thời gian thực hiện; trong nhiệm kỳ 2010-2015 cịn có việc đưa vào chương trình cơng tác tồn khóa cịn chưa thực hiện. Qua khảo sát thực tế tại Văn phịng có 03 nội dung thuộc Chương trình cơng tác tồn khóa chưa được triển khai và đã chuyển 03 nội dung sang nhiệm kỳ 2015-2020 tiếp tục thực hiện. Việc cụ thể hóa chương trình cơng tác của cấp ủy đối với các cấp ủy trực thuộc có cấp ủy cịn chưa kịp thời. Việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc đã được cấp ủy quan tâm ngày sau nhiệm kỳ mới đã ban hành quy chế làm việc là cơ sở để tổ chức, triển khai nhiệm vụ, song việc thực hiện quy chế có lúc, có việc chưa thực hiện nghiêm túc, có thời điểm thực hiện chế độ họp định kỳ 1 tháng/1 lần chưa nền nếp, chế độ sinh hoạt chưa đều dẫn đến phải họp kiểm điểm để rút kinh nghiệm; việc chỉ đạo triển khai các cấp ủy trực thuộc xây dựng quy chế được tiến hành nghiêm túc, hầu hết cấp ủy đã chủ động, xây dựng quy chế, song cịn có cấp ủy chậm xây dựng và ban hành quy chế làm việc.
- Việc tham mưu xây dựng một số loại văn bản của cấp ủy:
Việc xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết của Trung ương có lúc chưa kịp thời; có thời điểm việc tổ chức sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương thời gian ngắn, nên việc triển khai thực hiện đối với các cấp ủy trực thuộc chất lượng, hiệu quả chưa cao. Một số cấp ủy việc thực hiện chế độ báo cáo chưa nghiêm túc, chưa đầy đủ, chất lượng chưa cao. Việc tham mưu xây dựng một số văn bản hướng dẫn triển khai các cấp ủy trực thuộc còn chưa phù hợp, chưa sát với từng địa bàn; chưa tham mưu ban hành nghị quyết, chỉ thị chuyên đề phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, cụ thể trong nhiệm kỳ 2010-2015, có 02 nghị quyết được ban hành, song chỉ là nghị quyết giải quyết công việc cụ thể và Nghị quyết của Hội nghị đại biểu Đảng bộ Ngoài nước.
- Tham mưu xây dựng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý
chưa phối hợp xây dựng quy định về tiếp nhận, xử lý đơn thư, nên xử lý giải quyết đơn thư có lúc chưa kịp thời; công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được tiến hành thường xuyên, chưa ban hành danh mục tài liệu lưu trữ; quy chế về văn thư lưu trữ; chưa có quy định về quản lý điện mật, nội dung quản lý điện mới chỉ lồng ghép vào quy trình xử lý văn bản chung của Đảng ủy; phần lớn văn bản chỉ đạo là điện nên việc tổ chức cơng tác lưu trữ có những hạn chế nhất định; chưa có sự tập trung thống nhất về tài liệu lưu trữ để thuận tiện cho việc khai thác tài liệu.
- Việc tham mưu giúp cấp uỷ tổ chức hội nghị của cấp ủy: Nhiệm kỳ qua tuy đã có nhiều chuyển biến tích cực, song vẫn cịn có cuộc họp việc tham mưu chuẩn bị nội dung chưa kỹ nên chất lượng tổ chức cuộc họp chưa cao; trong nhiệm kỳ việc tổ chức theo họp định kỳ theo quy chế 1 tháng/1 lần đối với Ban Thường vụ; 3 tháng /lần đối với Ban Chấp hành có lúc chưa đảm bảo. Việc chuẩn bị tài liệu họp đơi khi cịn chưa đầy đủ, bị động, chưa đảm bảo theo quy chế đề ra: tài liệu họp gửi trước 3 ngày Hội nghị Ban Chấp hành và gửi trước 2 ngày đối với Hội nghị Ban Thường vụ; chưa nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức các cuộc họp, hội nghị của cấp ủy: chưa tổ chức hội nghị trực tuyến; chưa khai thác và ứng dụng các phần mềm trong việc gửi tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị.
Hoạt động tổng hợp thông tin: Trong hoạt động tổng hợp thơng tin có
nhiều thời điểm thực hiện chưa kịp thời; chưa đảm bảo yêu cầu, nguyên tắc, quy trình trong quá trình thu thập và xử lý thơng tin, nên chất lượng thơng tin có lúc cịn chưa phản hết hoặc chưa bám sát tình hình địa bàn. Có những vấn đề đột xuất, khẩn trương chưa được phản ánh hoặc phản ánh sơ lược, chậm.
Phần lớn văn bản chỉ đạo của Đảng ủy là điện mật nên việc phổ biến, quán triệt nội dung các văn bản rất khó khăn; thông tin gửi qua điện mật phải ngắn gọn nên có lúc khơng tồn diện, ảnh hưởng đến độ chính xác của thơng tin chỉ đạo.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thơng tin cịn hạn chế, mới thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý điện mật đi và đến, chưa có hệ thống thơng tin giữa cấp ủy
trong nước và các cấp ủy trực thuộc. Công tác thông tin hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức thông tin trong nội bộ cơ quan, phục vụ trực tiếp công việc của các cơ quan tham mưu, giúp việc Đảng ủy Ngoài nước; để triển khai, hướng dẫn ra ngoài nước chưa thực hiện được, cụ thể việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu đảng viên, cơ sở dữ liệu về quản lý đảng phí, cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và đến. Hiện nay, các cấp ủy trực thuộc để thực hiện chức năng này, chủ yếu là mở sổ theo dõi để quản lý các công việc trên. Việc chuyển tải thơng tin ra ngồi nước thực hiện thông qua hệ thống Điện mật, công điện, e mail công vụ.