Nội dung tổ chức hoạt động tham mưu của văn phòng cấp ủy chủ yếu việc bố trí, phân cơng, hướng dẫn cán bộ thực hiện hoạt động tham mưu; tổ chức thực hiện việc kiểm tra, đánh giá kết quả tham mưu nhằm không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động tham mưu của văn phòng, trực tiếp
là tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, thông qua các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
1.2.4.1. Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc cấp ủy
Quy chế: là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy. Quy chế làm việc quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ công tác của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, của Bí thư và các phó bí thư, của các ban, tham mưu trong thực hiện chức năng được giao.
Việc tổ chức tham mưu xây dựng và thực hiện quy chế làm việc của cấp ủy được Chánh văn phòng trực tiếp triển khai trong văn phịng từ phân cơng cán bộ, đề xuất thành lập tổ soản thảo, phân công các thành viên trong tổ soạn thảo để chuẩn bị dự thảo, tổng hợp, xin ý kiến về quy chế làm việc của cấp ủy. Trình ký ban hành Quy chế làm việc, đồng thời trong q trình thực hiện văn phịng là đầu mối trong việc đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc triển khai thực hiện quy chế làm việc. Kịp thời báo cáo Thường trực cấp ủy những nội dung phát sinh, hoặc những nội dung chưa thực sự phù hợp phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện quy chế làm việc để báo cáo cấp ủy để điều chỉnh, bổ sung.
Ngồi ra, văn phịng cấp ủy chủ động xây dựng và ban hành quy chế làm việc của văn phòng, quy định trách nhiệm quyền hạn của các đồng chí lãnh đạo văn phịng và các chun viên trong văn phịng, mối quan hệ cơng tác để giải quyết các công việc hằng ngày.
1.2.4.2. Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác, chương trình tồn khóa của cấp ủy
Chương trình là văn bản dùng để trình bày, sắp xếp toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng (hoặc của các đồng chí lãnh đạo) theo một trình tự nhất định, trong một thời gian cụ thể.
Chương trình, kế hoạch cơng tác của cấp ủy nói chung, là những dự kiến hoạt động của cấp ủy theo một trình tự nhất định, trong một thời gian nhất định nhằm tổ chức làm việc một cách chủ động, có định hướng, từng bước thế chế hóa việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản, quan trọng, thường xuyên của ban
chấp hành, ban thường vụ và thường trực cấp ủy tập trung chỉ đạo thực hiện trong từng thời gian.
Việc tổ chức tham mưu xây dựng chương trình cơng tác được Chánh văn phòng triển khai xây dựng trên cơ sở xác định đúng những công việc của cấp ủy và thường vụ cấp ủy theo chức năng lãnh đạo, chỉ đạo phải bàn, đưa ra quyết định và đặt thứ tự ưu tiên của cơng việc đó.
Trong xây dựng chương trình cơng tác của cấp ủy cần phối hợp với các ban đảng, các văn phòng của các tổ chức nhà nước và các đồn thể … bố trí thời gian hợp lý, đảm bảo thời gian dự phịng, cơng việc để có thể điều chỉnh khi cần thiết.
u cầu đối với việc xây dựng chương trình cơng tác của cấp ủy là vừa bảo đảm nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ cơ bản đã được đại hội thông qua, vừa giải quyết những công việc trước mắt.
Chương trình cơng tác gồm hai loại chủ yếu: chương trình cơng tác dài hạn ( chương trình tồn khóa); và chương trình cơng tác ngắn hạn (chương trình hằng năm của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Chương hằng quý, tháng và lịch công tác hằng tuần.
- Chương trình cơng tác tồn khóa của cấp ủy bao gồm những cơng việc lớn, có ý nghĩa lâu dài của địa phương trên các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhằm cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Đại hội Đảng toàn quốc, của Ban Chấp hành Trung ương và của Đại hội Đảng bộ. Thực chất của việc xây dựng chonwg trình cơng tác tồn khóa là bố trí, ấn định các hoạt động chính của ban chấp hành, nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp lớn mà đại hội đảng bộ đề ra. Căn cứ nghị quyết đại hội đảng bộ cấp mình, quy chế làm việc của cấp ủy để đưa ra những vấn đề quan trọng về các mặt cơng tác để đưa vào chương trình cơng tác tồn khóa của ban chấp hành, để bố trí các kỳ họp của cấp ủy.
Chương trình tồn khóa phải được ban chấp hành thông qua và là cơ sở để các cấp định hướng thực hiện nghị quyết đại hội, tham khảo để xây dựng chương trình cơng tác của cấp mình.
- Chương trình cơng tác hằng năm, quý, tháng, tuần nhằm triển khai thực hiện chương trình tồn khóa; xử lý kịp thời những nhiệm vụ thường xuyên, cấp bách hoặc đột xuất, khơng để sót việc, trùng việc.
Từ chương trình cơng tác tồn khóa, cấp ủy phải tiếp tục xây dựng ngay chương trình làm việc năm của nhiệm kỳ ban chấp hành.
+ Trọng tâm của chương trình cơng tác năm là đưa ra các cuộc họp ban chấp hành trong năm với chủ đề, phạm vị giới hạn, nội dung cần trình ban chấp hành. Đồng thời phải nói rõ cơ quan nào là cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung cho mỗi cuộc họp.
+ Trọng tâm của chương trình cơng tác q là chuẩn bị đầy đủ và tiến hành tốt cuộc họp ban chấp hành. Việc chuẩn bị cho cuộc họp ban chấp hành cần lập kế hoạch với nội dung, thời gian cụ thể và tổ chức chỉ đạo chuẩn bị những nội dung phục vụ cuộc họp ban chấp hành. Phải bố trí thời gian để thường trực và ban thường vụ cấp ủy cho ý kiến, chỉ đạo về yêu cầu, phạm vi vấn đề trình ban chấp hành để các cơ quan chủ trì chuẩn bị đề án chuẩn bị nội dung đúng hướng.
+ Chương trình cơng tác tháng là đưa các các nội dung công việc trong tháng mà ban thường vụ phải giải quyết. Phục vụ các cuộc họp của Ban Thường vụ thực hiện theo quy chế mỗi tháng 1 lần.
- Lịch công tác tuần: văn phòng cấp ủy tham mưu xây dựng lịch công tác tuần gồm lịch làm việc của đồng chí bí thư và các đồng chí phó bí thư để xử lý giải quyết các cơng việc hằng ngày của thường trực cấp ủy. Lịch công tác tuần phải tính đến những phương án dự phịng để đáp ứng những yêu cầu đột xuất, phải đảm bảo chu đáo, chặt chẽ. Để bố trí tốt lịch cơng tác tuần, văn phòng cấp ủy cần phối hợp với các ban chuyên môn, phối hợp với các cơ quan liên quan để xây dựng lịch thật khoa học, hợp lý, tránh trùng lịch.
1.2.4.3. Tham mưu thông tin phục vụ hoạt động của cấp ủy
Đảng cộng sản Việt Nam là một đảng cầm quyền, là một tổ chức chặt chẽ, có trí tuệ, Đảng phải có hệ thống thơng tin được tổ chức khoa học nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thơng tin thuộc tất cả các lĩnh vực để giúp cấp ủy xem xét, quyết định.
Thông tin phục vụ cấp ủy là thông tin phục vụ công tác lãnh đạo của cấp ủy, chỉ đạo của thường trực bao gồm thông tin cung cấp cho tập thể cấp ủy và cá nhân các đồng chí trong cấp ủy.
- Thơng tin phục vụ ra quyết định về chủ trương, biện pháp lớn của cấp ủy những thông tin này được đưa ra trao đổi thảo luận tại hội nghị hoặc đại hội; được thể hiện cụ thể trong xây dựng chương trình cơng tác nhiệm kỳ của cấp ủy; xây dựng chương trình hành động của cấp ủy.
- Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cấp ủy bảo đảm sự hoạt động ổn định của các tổ chức. Đây là thông tin có tính chất điều hành.
- Thơng tin phục vụ thường trực cấp ủy chỉ đạo giải quyết các công việc hàng ngày. Để thực hiện tốt các nội dung trên, cán bộ làm tham mưu thông tin phục vụ cấp ủy phải đảm bảo các yêu cầu khi thực thi công vụ. Khi tham mưu thông tin phải đảm bảo đúng định hướng, lấy nhiệm vụ chính trị của Đảng, nhiệm vụ lãnh đạo của cấp ủy trong từng nhiệm kỳ làm định hướng. Thơng tin phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ sẽ có tác động rất lớn đến chất lượng và hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Thơng tin phải đảm bảo được tính kịp thời, thơng tin phải được cung cấp cho cấp ủy một cách nhanh nhất.
1.2.4.4. Tham mưu thẩm định nội dung dự thảo các văn bản, đề án, dự án trước khi trình ban chấp hành, ban thường vụ xem xét, quyết định
Văn phòng giúp Thường trực cấp ủy xác định cơ quan chủ trì và tham gia xây dựng đề án, nghị quyết. Tổ chức việc thông tin cho cấp ủy những vấn đề có liên quan đến việc sẽ bàn và quyết định. Phối hợp với cơ quan chủ trì lấy ý kiến tham gia đóng góp xây dựng đề án. Giúp cấp ủy làm công tác thẩm định, bảo đảm đề án được chuẩn bị đúng yêu cầu, quy trình, thời gian đề ra.
Tổng hợp ý kiến phát biểu tại hội nghị cấp ủy và ý kiến của Thường trực về xử lý những ý kiến khác nhau, chuẩn bị bản tổng hợp ý kiến trình bày trước ban chấp hành; lựa chọn và đề xuất những vấn đề lớn, quan trọng để biểu quyết thông qua tại hội nghị.
Trên cơ sở kết luận của hội nghị cấp ủy, văn phòng giúp thường trực cấp ủy chỉnh lý lần cuối cùng văn bản quyết định của cấp ủy, bảo đảm các văn bản trước khi ban hành được thẩm định đúng về thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản của cấp ủy.
Phối hợp với các cơ quan tham mưu giúp việc của cấp ủy tổ chức việc triển khai các chỉ thị, nghị quyết, thơng báo kết luận; đơn đốc việc cụ thể hóa, thể chế hóa
các nghị quyết; cùng với cơ quant ham mưu giúp việc kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện các đề án, nghị quyết của cấp ủy.
Bên cạnh việc tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, Văn phòng thực hiện tham mưu trong lĩnh vực được phân công đảm nhiệm, phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, cụ thể:
1.2.4.5. Tham mưu trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Cơng tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ hữu cơ với nhau, giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của các cấp ủy đảng.
Tổ chức hợp lý, khoa học công tác văn thư, lưu trữ là tiền đề để bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước; tạo thuận lợi trong việc tổ chức sơ kết, tổng kết, nghiên cứu lý luận, nghiên cứu lịch sử của cấp ủy.
Văn phòng tiếp nhận tất cả các văn bản từ các nguồn gửi đến cấp ủy; thống nhất quản lý, gửi đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình xử lý văn bản.
Tổ chức phát hành tất cả các loại văn bản gửi đi đúng thầm quyền, thể loại ban hành; đảm bảo an tồn và giữ bí mật những tài liệu mật của Đảng.
Tổ chức việc chỉnh lý, bảo quản các loại tài liệu thuộc phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thuộc trách nhiệm quản lý của cấp ủy. Tổ chức việc khai tài liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo của các cấp ủy, công tác tổng kết thực tiễn, công tác nghiên cứu khoa học… của cấp ủy. Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Tham mưu xây dựng các quy định, quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.4.6. Tham mưu phục vụ tổ chức hội nghị, cuộc họp của cấp ủy
Tham mưu, phục vụ hội nghị, cuộc họp của cấp ủy là chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy, bảo đảm thực hiện đúng chương trình làm việc của cấp ủy, bảo đảm quy chế làm việc của cấp ủy.
Hội nghị của cấp ủy gồm Hội nghị Ban Chấp hành và Hội nghị Ban Thường vụ, để phục vụ tốt hai loại Hội nghị này, văn phòng cấp ủy cần triển khai một số công việc sau:
Đối với công tác chuẩn bị Hội nghị: giúp cấp ủy xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị các đề án phục vụ hội nghị. Đôn đốc việc chuẩn bị các đề án phục vụ hội nghị đảm bảo tiến độ, chất lượng các đề án. Tổng hợp thông tin những
nội dung liên quan đến những vấn đề liên quan đến đề án. Văn phòng cấp ủy tham mưu đề xuất chương trình hội nghị, thành phần hội nghị; các phương tiện, điều kiện phục vụ hội nghị.
Phục vụ các hoạt động diễn ra tại Hội nghị: chuẩn bị khai mạc hội nghị, ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến phát biểu tại Hội nghị, chuẩn bị kết luận hội nghị. Căn cứ vào diễn biến tại hội nghị văn phịng kiến nghị cơ quan chủ trì đề án tổng hợp giúp thường trực cấp ủy tiếp thu ý kiến, trao đổi, kết luận hội nghị. Dự thảo kết luận phải phản ánh được trí tuệ tập thể của cấp ủy thể hiện trong hội nghị.
Đối với những hội nghị cấp ủy cần ra nghị quyết, văn phòng cần phối hợp với các cơ quan chủ trì đề án giúp thường trực cấp ủy, ban thường vụ cấp uỷ chuẩn bị dự thảo nghị quyết để thông qua tại hội nghị hoặc xin ý kiến của cấp ủy vào dự thảo nghị quyết trước khi hoàn chỉnh, bảo đảm chất lượng và quy trình ban hành nghị quyết của cấp ủy.
Sau hội nghị văn phòng cấp ủy giúp cấp ủy hoàn thiện biên bản và kết luận hội nghị; biên bản hội nghị phải được ghi đầy đủ diễn biến hội nghị, các ý kiến phát biểu tại hội nghị; kết luận hội nghị ghi đầy đủ những nội dung được kết luận tại hội nghị; Kết luận hội nghị là cơ sở để các cấp thực hiện các kết luận của hội nghị cấp ủy.
Giúp cấp ủy văn bản hóa các quyết định của hội nghị:
Các quyết định của hội nghị cấp ủy, tùy theo nội dung, tính chất của hội nghị, của vấn đề được thảo luận quyết định, được cụ thể hóa dưới hình thức như nghị quyết, chỉ thị, thông báo kết luận….Văn phịng phối hợp với cơ quan chủ trì trình để án tham mưu việc cụ thể hóa các quyết định tại hội nghị; việc cụ thể hóa các quyết định tại hội nghị phải đảm bảo đúng thời gian, quy trình và đảm bảo về thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng.
Sau hội nghị văn phịng cấp ủy giúp hồn thiện hồ sơ và lưu trữ tại liệu hội nghị, văn phòng thực hiện đúng nguyên tắc lập, lưu hồ sơ hội nghị cấp ủy đảm bảo lưu trữ đầy đủ tài liệu hội nghị.
1.2.4.7. Tham mưu trong cơng tác hậu cần.
Văn phịng có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của cấp ủy; tổ chức việc đón tiếp khách trong và ngồi nước đến làm việc; hiện đại hóa các điều kiện và phương tiện làm việc phục vụ hoạt động của cấp ủy. Văn
phịng có trách nhiệm quản lý chi tiêu kinh phí, quản lý tài sản cố định, vật tư phục vụ hoạt động của cấp ủy.
Công tác hậu cần thường gồm các cơng việc đột xuất, sự vụ. Do đó khi tham mưu trong công tác hậu cần phải đảm bảo tính khoa học, cán bộ làm cơng tác hậu cần phục vụ phải làm việc theo kế hoạch, chương trình đã định.
Tham mưu trong cơng tác hậu cần cần lưu ý đến tính hợp pháp, hợp lý đặc biệt là trong cơng tác quản lý chi tiêu kinh phí của cấp ủy. Đảm bảo chi tiêu đúng chế độ tài chính. Việc quản lý tài sản cố định, vật tư phải theo đúng quy định của