- Xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng, đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên sâu, theo hướng ổn định, lâu dài, ít nhất đảm bảo một
3.2.2.4. Đối với hoạt động tổng hợp thông tin và việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo của cấp ủy.
Việc tổng hợp thông tin cần bảo đảm các yêu cầu sau: Văn phòng thường xuyên quan tâm khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, như từ các đường lối, chủ trương lãnh đạo của Đảng, chính sách phát luật của nhà nước, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, các cấp uỷ trực thuộc, văn bản qua các hội nghị của các cấp, ngành, qua báo cáo của các cơ quan liên quan. Ngoài ra cần xây
dựng một mạng lưới cung cấp thông tin đặc biệt từ cấp ủy trực thuộc ở ngoài nước. Để xây dựng giải pháp về hoạt động tổng hợp thông tin, tác giả đề xuất thực hiện các nội dung sau:
Xây dựng qui trình thu thập và xử lý thông tin. (xem phụ lục 2). Để tăng cường công tác thông tin trong thời gian tới, cần thực hiện một số nội dung sau:
Đối với thơng tin trong cơ quan:
Hình thức thơng tin theo hằng ngày: cập nhật thường xun có thể bằng hình thức báo cáo nhanh, thu thập những thông tin mang tính "thời sự, bức xúc", ngồi những thơng tin đã đăng tải hàng ngày trên các phương tiện thông tin chủ yếu của địa phương; để lựa chọn những thông tin thật cần thiết, liên quan đến quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Bên cạnh đó, các loại báo cáo, tuần, tháng, quý, năm là nguồn thông tin rất quan trọng để phục vụ cấp uỷ.
Đối với các cấp uỷ trực thuộc:
Văn phòng giúp cấp ủy tăng cường các biện pháp nâng cao chất lượng công tác theo dõi, đôn đốc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, chủ trương chỉ đạo của cấp ủy, văn phịng cần cụ thể hóa trong các quy chế, qui trình và tăng cường trách nhiệm để cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong cơng việc bám sát các văn bản chỉ đạo của cấp ủy, bám sát địa bàn cơ sở và lĩnh vực công tác được phân cơng theo dõi đề phản ánh tình hình, kịp thời cung cấp thơng tin phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp ủy.
Việc phối hợp giữa các ban, đơn vị của Đảng ủy với các cấp ủy trực thuộc trong công tác cung cấp và trao đổi thơng tin góp phần phục vụ tốt cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành đối với các cấp ủy trực thuộc. Văn phòng cấp cần phải chú trọng đẩy mạnh đẩy mạnh công tác công nghệ thông tin phục vụ lãnh đạo của cấp ủy. Đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin trong cơ quan đảng, thực hiện nối mạng (đảm bảo tính bảo mật) đến các cấp uỷ trực thuộc, đến các cấp uỷ trong nước để khai thác thông tin và thực hiện trao đổi thông tin và phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo của cấp ủy.
3.2.2.5. Đối với hoạt động tham mưu, tổng hợp xây dựng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Việc tham mưu các quy định về công tác văn thư lưu trữ cần bảo đảm các yêu cầu, các quy định sau:
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phịng Trung ương.
Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Cơ quan tác giả nhận thấy Lãnh đạo Văn phòng cần giao cán bộ văn thư, lưu trữ tham mưu nghiên cứu xây dựng các nội dung:
- Nghiên cứu và phối hợp với Cơ quan Ủy ban Kiểm tra xây dựng Quy định về tiếp nhận, xử lý đơn thư, để bảo đảm thống nhất việc tiếp nhận, xử lý đơn thư nhanh, kịp thời.
- Nghiên cứu ban hành danh mục tài liệu để phục vụ công tác lập hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu phục vụ công tác lưu trữ.
- Nghiên cứu xây dựng quy chế về văn thư, lưu trữ.
- Sửa đổi bổ sung quy định về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng ủy để thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương và thực hiện thống nhất đối với các cấp ủy trực thuộc.
3.2.2.6. Đối với hoạt động tham mưu, tổng hợp trong tổ chức các cuộc họp, hội nghị Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực cấp ủy
Hoạt động lãnh đạo của cấp ủy chủ yếu thông qua các hội nghị, cuộc họp. Để chuẩn bị nội dung và tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị của cấp ủy, văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Căn cứ vào Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam và Quy định số 29-QĐ/TW ngày 25/7/2016 về thi hành Điều lệ Đảng của Ban Chấp hành Trung ương.
Căn cứ vào Quyết định số Quyết định 247-QĐ/TW ngày 10/4/2014 chuyển Đảng bộ Ngoài nước về trực thuộc Trung ương, Quyết định số 248-QĐ/TW ngày 10/7/2014 của Bộ Chính trị (khóa XI) về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Đảng ủy Ngoài nước; Quyết định số 215-QĐ/TWngày 27/5/2016 của Bộ Chính trị (khóa XII) về việc chỉ định Đảng ủy Ngoài nước nhiệm kỳ 2015-2020.
Chương trình làm việc tồn khoá của Ban Chấp hành Đảng bộ Ngoài nước và Chương trình làm việc của Ban Thường vụ hằng năm, Đảng uỷ Ngoài nước; Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ Ngoài nước và yêu cầu giải quyết công việc.
Để thực hiện giải pháp này, tác giả đề xuất các nội dung sau:
+ Xây dựng quy trình tham mưu, chuẩn bị nội dung phục vụ các hội nghị, cuộc họp của cấp ủy. Phụ lục 3
+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, bảo đảm thực hiện đầy đủ, toàn diện các nội dung tại chương trình, kế hoạch cơng tác hằng năm, hằng tháng của cấp ủy nhằm tạo một sự chuyển biến rõ rệt trong triển khai các nhiệm vụ công tác của cấp ủy.
+ Để nâng cao hiệu quả chất lượng các cuộc họp, một trong những vấn đề quan trọng là cần nghiên cứu, lựa chọn nội dung họp phù hợp, thiết thực, cụ thể. Các cuộc họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, khơng trình bày tồn văn những văn bản đã phát tới đại biểu. Đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn bản và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin: sử dụng thư điện tử và ứng dụng các phần mềm tiện ích trong trao đổi; gửi tài liệu trước khi họp. Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để có được những ý kiến góp ý xác đáng. Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc.
Việc chuẩn bị những nội dung trên, ngồi các văn bản chính trình ra Hội nghị cấp ủy, tùy theo quy mơ, tính chất của Hội nghị mà văn phòng cần phải chuẩn bị các văn bản liên quan như: giấy mời, dự kiến chương trình hội nghị, dự thảo bài khai mạc, bế mạc, nghị quyết hội nghị, dự thảo kết luận hội nghị và hoàn thiện các văn bản sau hội nghị.
3.2.2.7. Đối với hoạt động tham mưu, tổng hợp trên lĩnh vực tài chính
Việc tham mưu, tổng hợp trên lĩnh vực tài chính của cấp ủy cần bảo đảm các yêu cầu sau:
Thực hiện đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục chứng từ và báo cáo quyết toán theo quy định; kiểm tra, hướng dẫn thực hiện chế độ Đảng phí và chế độ chi hoạt động cơng tác Đảng của tổ chức đảng các
cấp. Hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế tốn của Nhà nước và các quyết định, quy định của cơ quan Đảng cấp trên.
Căn cứ vào Quyết định số 99-QĐ/TW ngày 30 tháng 5 năm 2012 quyết định ban hành quy định chế độ chi hoạt động công tác đảng của tổ chức cơ sở đảng, Đảng bộ cấp trên trực tiếp cơ sở.
Căn cứ vào Quy định số 32-QĐ/VPTW ngày 02/01/2014 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về một số chế độ chi tiêu bảo đảm hoạt động các cơ quan đảng ở Trung ương.
Để cơng tác tài chính của Đảng phát huy được tác dụng, hiệu quả trong hoạt động của từng tổ chức đảng đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn mới, trong thời gian tới cơng tác tài chính Đảng tập trung thực hiện một số nội dung sau: Chủ động tham mưu, đề xuất những vấn đề cần bổ sung trong công tác quản lý ngân sách; thường xuyên coi trọng việc quán triệt và thực hiện nghiêm túc Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong cơng tác quản lý tài chính, tài sản của Đảng; Luật Ngân sách, các chế độ tài chính kế tốn, các quy định về kế tốn và quyết toán ngân sách một cách tiết kiệm, hiệu quả.
+ Tham mưu ban hành quy chế chi tiêu nội bộ trong cơ quan để thực hiện thống nhất, công khai, minh bạch.
+ Tham mưu ban bành chế độ chi hoạt động công tác đảng đối với các tổ chức đảng trực thuộc.
+ Thường xuyên sâu sát cơ sở nắm bắt tình hình, kiểm tra và hướng dẫn các các cơ quan tham mưu, giúp việc của Đảng ủy, các cấp ủy trực thuộc thực hiện đúng cơ chế quản lý tài chính, tài sản của Đảng; cơng tác thu, chi đảng phí.
3.2.2.8. Đối với hoạt động tham mưu, tổng hợp xây dựng nội dung hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn phòng của các cấp ủy trực thuộc:
Để thực hiện tốt các mặt công tác của Đảng bộ, việc hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cấp ủy trực thuộc là hết sức cần thiết, trong đó có nghiệp vụ về cơng tác văn phịng cấp ủy. Với đặc điểm như đã nêu trên, các cấp ủy trực thuộc không thành lập 1 văn phòng cấp ủy mà chỉ thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn phịng và phân cơng cán bộ phụ trách công tác đảng trực tiếp làm cơng tác văn phịng, nên việc thực hiện cần có quy định và hướng dẫn rất cụ thể; triển khai đến các cấp ủy thường xuyên.
Yêu cầu, nhiệm vụ của công tác văn phòng của các cấp ủy trực thuộc:
- Giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình hành động tồn khóa, hàng năm, q, tháng; theo dõi tình hình thực hiện các chương trình cơng tác đó để bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp.
- Chủ trì phối hợp giúp cấp ủy xây dựng và ban hành các quy chế, quy định làm việc của cấp ủy; đôn đốc, tổ chức công việc theo đúng quy chế đã ban hành.
- Soạn thảo, ban hành các loại văn bản do cấp ủy yêu cầu, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của cấp uỷ.
- Tổ chức các cuộc họp của cấp ủy, ghi biên bản, lập hồ sơ hội nghị; văn bản hóa các kết luận của hội nghị; quản lý con dấu theo quy định.Tổ chức công tác thông tin, tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy.Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách đảng theo đúng chế độ. Thu, nộp đảng phí theo đúng quy định.
Việc xây dựng hướng dẫn các cấp ủy trực thuộc cần thực hiện một số nội dung cơ bản về cơng tác văn phịng cấp ủy như sau:
- Về hướng dẫn về hoạt động tham mưu, tổng hợp * Xây dựng chương trình cơng tác của cấp ủy
Chương trình hành động của cấp uỷ
- Đối với Đảng uỷ nước, Chi uỷ nước: Các đảng bộ, chi bộ nước không tổ chức đại hội, cấp uỷ do Đảng uỷ Ngồi nước chỉ định vì vậy khơng xây dựng chương trình làm việc tồn khố (như các cấp uỷ trong nước triển khai sau đại hội) mà xây dựng Chương trình hành động của Đảng uỷ nước/Chi uỷ nước, căn cứ vào chương trình hành động và hướng dẫn của Đảng uỷ Ngoài nước sau mỗi kỳ Đại hội Đảng toàn quốc.
- Đối với các cấp uỷ trực thuộc Đảng uỷ nước/Chi uỷ nước; chi uỷ trực thuộc đảng bộ bộ phận ở ngoài nước: tiến hành đại hội, bầu cấp uỷ như trong nước, vì vậy, ngay sau đại hội và được chuẩn y, cấp uỷ cần xây dựng, ban hành Chương trình cơng tác tồn khố (theo nhiệm kỳ đại hội):
+ Nội dung: xác định những vấn đề lớn mà cấp ủy phải giải quyết, xác định thời gian theo quy trong năm, những vấn đề quan trọng có thể ghi rõ tên đơn vị chủ đề án, tên người được phân công trực tiếp phụ trách việc chuẩn bị nội dung đề án đó.
+ Thẩm quyền ban hành: Bí thư thay mặt cấp ủy ký ban hành.
Chương trình cơng tác năm, quý, tháng của cấp uỷ
- Nội dung:
+ Căn cứ phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm công tác năm đề ra tại tổng kết công tác năm trước của cấp uỷ; chương trình cơng tác năm gồm những việc cơ bản, quan trọng đã dự kiến trong chương trình tồn khố và những việc theo chủ trương, chính sách mới, nghị quyết của cấp uỷ cấp trên mới ban hành và những việc phát sinh cụ thể theo từng năm. Chương trình cơng tác q, tháng chính là những nội dung sẽ thông qua tại họp cấp uỷ hàng quý, tháng, bảo đảm vừa giải quyết nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản, thường xuyên vừa xử lý các vấn đề bức xúc, nổi cộm hoặc những phát sinh đột xuất.
+ Xác định rõ: Nội dung (theo thứ tự ưu tiên)/ Người chủ trì/ Người phối hợp/ Thời gian thực hiện (theo từng tháng).
- Thẩm quyền ban hành: Bí thư hoặc Phó Bí thư ký ban hành.
* Xây dựng Quy chế làm việc của cấp uỷ
- Từ Đảng uỷ nước, Chi uỷ nước đến các cấp uỷ trực thuộc đều bắt buộc cần xây dựng Quy chế làm việc của cấp uỷ. Sau khi bầu cấp uỷ hoặc được chỉ định cấp uỷ, cán bộ phụ trách cơng tác văn phịng giúp cấp uỷ xây dựng quy chế làm việc của cấp uỷ.
- Nội dung của Quy chế cơ bản gồm 4 phần:
Quy định về vị trí, chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ bao gồm chức năng, nhiệm vụ của ban chấp hành, ban thường vụ và trách nhiệm, quyền hạn của bí thư, các phó bí thư, các ủy viên ban chấp hành, ủy viên thường vụ Đảng uỷ Ngoài nước.
Nguyên tắc và chế độ làm việc: quy định về nguyên tắc làm việc, chế độ àm việc, chế độ hội nghị, chế độ thông tin báo cáo, chế độ kiểm tra giám sát, chế độ học tập, chế độ tự phê bình và phê bình, chế độ đi cơng tác của cấp ủy.
Quy định Quan hệ công tác và tổ chức thực hiện.
Quy chế làm việc của cấp uỷ được định kỳ bổ sung, điều chỉnh theo hướng dẫn, quy định của cấp trên và phù hợp điều kiện tình hình đặc thù của địa bàn.
* Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo chuyên đề khác khi có yêu cầu.
Căn cứ Quy định số 75-QĐ/TW ngày 8/3/2017 của Ban Bí thư về chế độ báo cáo, Quy định cụ thể về thể loại báo cáo: báo cáo ngày, báo cáo tháng, báo cáo quý I, báo cáo 6 tháng, báo cáo 9 tháng, báo cáo năm. Ngồi ra, cịn có báo cáo chun đề và báo cáo đột xuất và các báo cáo khác.
Đảng uỷ hiện nay mới tập trung vào các báo cáo Quý I, Báo cáo 6 tháng và báo cáo Quý III, báo cáo năm và các báo cáo chun đề. Trong đó, báo cáo cơng tác quý I, gửi về trước ngày 20/3; báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm, gửi về trước ngày 20/6; báo cáo công tác quý III, gửi về trước ngày 20/9; báo cáo tổng kết công tác năm, gửi về trước ngày 20/12 hằng năm. Nội dung báo cáo được xây dựng dựa trên đề cương hướng dẫn của Đảng uỷ Ngồi nước. u cầu: phải bảo đảm tính tồn diện, khách quan, cụ thể, chính xác và kịp thời.
Để thực hiện các yêu cầu của Trung ương về chế độ báo cáo Ban Bí thư, đề