Tổ chức hoạt động tổng hợp gắn liền với hoạt động thu thập và xử lý thơng tin để có thơng tin chính thống phục vụ việc ra các quyết định, các phương án đúng của cấp ủy. Do vậy, tổ chức hoạt động tổng hợp phải được Lãnh đạo Văn phòng tổ chức chặt chẽ, khoa học.
Đảng ta là đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo toàn bộ hệ thống chính trị và bao qt tồn bộ đời sống xã hội, do vậy nguồn thông tin gửi đến cấp ủy rất đa dạng, văn phòng cấp ủy là trung tâm tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin để phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy.
Văn phịng thu nhập, tổng hợp thơng tin từ cấp ủy cấp trên cụ thể thông qua các văn bản chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chính trị của địa phương, các tài liệu tham khảo; từ cấp ủy và tổ chức đảng cấp dưới thông qua các văn bản báo cáo, xin ý kiến; từ các ban, ngành xung quanh cấp ủy như phản ánh tình hình các mặt hoạt động và báo cáo kết quả kiểm tra việc tổ chức thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của các tổ chức đảng, cơ quan nhà nước và các đồn thể nhân dân.
Văn phịng thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin từ nguồn thơng tin của chính văn phịng cấp ủy: Tổng hợp thông tin từ việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc cấp ủy; xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình cơng tác thường kỳ, chương trình tồn khóa của cấp ủy. Tổng hợp về số lượng cán bộ, công chức của đơn vị giúp tập thể cấp ủy sắp xếp, phân cơng, bố trí một cách hợp lý, phát huy năng lực, sở trường công tác thực hiện cơng việc một cách có hiệu quả. Tổng hợp trong quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ: tổng hợp những thông tin thông qua công tác văn thư, lưu trữ: thông tin qua các văn bản đến; thông tin số lượng văn
bản đi, sản phẩm của cấp ủy; tổng hợp nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, là căn cứ pháp lý, thông tin quan trọng để tập thể cấp ủy đưa ra những quyết định cuối cùng. Tổng hợp trong công tác hậu cần: tổng hợp cơng tác tài chính phục vụ việc xây dựng dự tốn kinh phí hằng năm và các điều kiện phương tiện vật chất phục vụ công việc.
Thông qua hoạt động tổng hợp, văn phịng cung cấp nguồn thơng tin quan trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy: Thông tin phục vụ cấp ủy là thông tin phục vụ công tác lãnh đạo của cấp ủy đảng các cấp, bao gồm thông tin cung cấp cho tập thể cấp ủy và các cá nhân các đồng chí Ban Thường vụ, Ban chấp hành. Nội dung thơng tin của văn phịng cấp ủy phục vụ lãnh đạo gồm: thông tin để quyết định các chủ trương, biện pháp lớn của cấp ủy, là thơng tin có tính chất điều hành của cấp ủy. Thông tin để kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cấp ủy bảo đảm sự hoạt động ổn định của cấp ủy. Thông tin phục vụ thường trực cấp ủy chỉ đạo, giải quyết cơng việc hàng ngày.
1.3.5.Các hình thức và quy trình tổ chức hoạt động tổng hợp
- Các hình thức tổ chức hoạt động tổng hợp:
Tổng hợp qua thông qua việc tổ chức các cuộc hội nghị, hôị thảo, các cuộc họp sơ kết, tổng kết, các chuyên gia, các nhà nghiên cứu, các cán bộ, chuyên viên... đưa ra các ý kiến, sáng kiến, kiến nghị, trên cơ sở đó văn phịng sẽ tổng hợp đầy đủ các ý kiến phục vụ công tác tham mưu.
Tổng hợp thông qua văn bản: báo cáo, bản tin, thông tin từ các cấp ủy trực thuộc hoặc là từ cấp trên chỉ đạo triển khai... là cơ sở để tổng hợp, phân tích tình tình, giúp làm tốt hoạt động tham mưu.
Tổng hợp thông qua các cơ sở dữ liệu chuyên môn: các phần mềm quản lý văn bản đi, đến; phần mềm tài chính kế tốn.
- Quy trình tổ chức hoạt động tổng hợp:
Bước 1: Xây dựng và tổ chức nguồn tin để phục vụ cho hoạt động tổng hợp: từ cấp trên, cấp dưới, các cơ quan liên quan, trực tiếp tại cơ quan đơn vị.
Bước 2: Thu thập và tổng hợp từ các nguồn tin.
Bước 3: Phân tích và xử lý thông tin từ các nguồn khác nhau: đây là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thơng tin theo mục đích, u cầu đã định.
Mục đích là để nhà quản lý nắm được những vấn đề cốt lõi, cơ bản của thông tin; làm nổi bật các căn cứ lý luận và thực tiễn, là cơ sở để ra các quyết định.
Bước 4: Cung cấp thông tin tổng hợp. Bước 5: Bảo quản, lưu trữ thông tin.
Trong các bước, để tổ chức hoạt động tổng hợp đạt kết quả, cần quan tâm đến bố trí cán bộ cơng chức có đủ trình độ, năng lực đáp ứng u cầu ở mỗi khâu, mỗi bước giải quyết công việc.