Phõn loại tài liệu phụng lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phụng để phõn chia chỳng thành cỏc nhúm, sắp xếp trật tự cỏc nhúm và cỏc đơn vị bảo quản trong từng nhúm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và cú hiệu quả phụng lưu trữ đú [1,65].
Phõn loại tài liệu là một trong những khõu nghiệp vụ đúng vai trũ quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu, tạo cơ sở cho việc sử dụng cú hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đối với cụng tỏc phõn loại tài liệu phụng lưu trữ cỏc cơ quan đảng cần đảm bảo thực hiện theo cỏc yờu cầu chung của cụng tỏc phõn loại tài liệu, kết hợp với thực tiễn họat động của đơn vị hỡnh thành phụng và thực tế tài liệu của phụng.
Khi phõn loại tài liệu cần dựa trờn những nguyờn tắc khoa học, phải căn cứ vào quy luật khỏch quan và mối liờn hệ của cỏc vấn đề, sự việc; vào sự hỡnh thành tự nhiờn của tài liệu. Để làm được điều đú thỡ yờu cầu tất yếu là phải xỏc định được một phương ỏn phõn loại cụ thể, phự hợp.
Phương ỏn phõn loại tài liệu là sơ đồ hệ thống húa tài liệu được ỏp dụng đối với một phụng lưu trữ. Qua phõn loại theo phương ỏn, tài liệu sẽ được phõn chia và cố định vị trớ từ cỏc nhúm lớn, nhúm nhỏ đến đơn vị bảo quản [1,65].
Một kiểu phương ỏn phõn loại được cấu tạo bởi 2 đặc trưng chủ yếu. Sau đú, từ hai đặc trưng cơ bản đú, chỳng ta cú thể tiếp tục vận dụng cỏc đặc trưng phõn loại khỏc sao cho phự hợp để cú thể phõn ra thành những nhúm lớn, nhúm nhỏ và cho đến từng hồ sơ, từng đơn vị bảo quản.
Trong phõn loại tài liệu lưu trữ thường vận dụng một trong cỏc phương ỏn sau:
- Phương ỏn Cơ cấu tổ chức - Thời gian - Phương ỏn Thời gian - Cơ cấu tổ chức - Phương ỏn Ngành hoạt động - Thời gian - Phương ỏn Thời gian - Ngành hoạt động.
Để lựa chọn kiểu phương ỏn này hay phương ỏn kia trong phõn loại sao cho phự hợp cần phải căn cứ vào đặc điểm tài liệu của từng phụng cụ thể, tuỳ thuộc vào tớnh chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của từng
đơn vị hỡnh thành phụng đú. Một phương ỏn phõn loại phự hợp, khoa học nhất sẽ giỳp cụng tỏc phõn loại tài liệu của phụng lưu trữ đú đạt hiệu quả cao nhất.
Túm lại, việc lựa chọn một phương ỏn phõn loại cho một phụng lưu trữ cụ thể phải đảm bảo được cỏc yờu cầu sau đõy [23,141]:
- Bao quỏt được toàn bộ tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của đơn vị hỡnh thành phụng.
- Thể hiờn đầy đủ, trung thực lịch sử họat động của đơn vị hỡnh thành phụng.
- Tài liệu khụng bị phõn tỏn, xộ lẻ.
- Cỏc đề mục, mục, tiểu mục của phương ỏn phõn loại được sắp xếp theo một trật tự hợp lý, logớc.
- Hạn chế được tài liệu trựng lặp thụng tin trong một phụng.