ban Kiểm tra TW.
2.3.1. Ưu điểm
Trong thời gian qua, sự quan tõm, chỉ đạo của Uỷ ban Kiểm tra TW đối với cụng tỏc lưu trữ của cơ quan ngày càng thể hiện rừ nột hơn. Nhờ đú, cụng tỏc lưu trữ núi chung, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu phụng lưu trữ của cơ quan núi riờng cũng đó ngày càng đi vào nền nếp hơn, chất lượng ngày càng được nõng cao hơn. Qua những tỡm hiểu và phõn tớch trờn đõy cho
thấy, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu tại Uỷ ban Kiểm tra TW cú những ưu điểm như sau:
- Thứ nhất, sự quan tõm, chỉ đạo của Uỷ ban Kiểm tra TW đối với cụng tỏc lưu trữ trong 10 năm trở lại đõy đó được nõng lờn rất nhiều, cỏc văn bản chỉ đạo về cụng tỏc lưu trữ núi chung, cỏc nghiệp vụ lưu trữ cụ thể núi riờng đó được ban hành ngày một nhiều hơn. Điều đú chứng tỏ cỏi nhỡn của Uỷ ban Kiểm tra TW về vai trũ của cụng tỏc lưu trữ, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cũng như ý nghĩa, vai trũ của tài liệu lưu trữ đó và đang ngày một tăng lờn. Cũng nhờ đú, cụng tỏc cỏn bộ lưu trữ của cơ quan cũng được quan tõm hơn, trong 8 năm trở lại đõy, cỏn bộ lưu trữ đó được đào tạo đỳng chuyờn mụn hơn, cú trỡnh độ ngày càng cao hơn. Đõy được coi là điều kiện căn bản để thỳc đẩy cụng tỏc lưu trữ của cơ quan được tổ chức, thực hiện tốt hơn, cú chất lượng cao hơn.
- Thứ hai, trong những năm gần đõy, lưu trữ cơ quan đó phần nào giải quyết được vấn đề tồn đọng tài liệu ở cỏc vụ, đơn vị và cỏc cỏ nhõn. Thể hiện ở việc tổ chức cỏc đợt thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ một cỏch mạnh mẽ và quyết liệt hơn, trỏnh tỡnh trạng tồn đọng tài liệu một thời gian quỏ lõu ở cỏc đơn vị. Tạo điều kiện để thỳc đẩy việc thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ khỏc được thuận lợi, nhanh chúng và cú hiệu quả hơn. Bộ phận cỏn bộ làm cụng tỏc chuyờn mụn, vụ việc của cơ quan đó cú ý thức cao hơn về việc thu thập tài liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ về kho lưu trữ. Chớnh vỡ vậy, khối tài liệu chuyờn mụn của cơ quan, cụ thể là khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc được thu thập, bổ sung vào phụng lưu trữ của cơ quan một cỏch thường xuyờn và tương đối đầy đủ.
- Thứ ba, với số lượng cỏn bộ tuy cũn thiếu nhưng về cơ bản đó thực hiện đầy đủ cỏc khõu nghiệp vụ. Trong đú, cụng tỏc phõn loại là một nội dung khỏ được quan tõm, chỳ ý thực hiện và đó đạt được một số kết quả đỏng ghi nhận. Trong vài năm trở lại đõy, lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW đó
trong kho lưu trữ, với kết quả là đó phõn loại được hàng trăm cặp tài liệu và đưa vào bảo quản khoa học trong kho của cơ quan. Đặc biệt, trong một số đợt chỉnh lý gần đõy cơ quan đó cú sự chỳ ý tới việc xõy dựng phương ỏn phõn loại chi tiết hơn cho khối tài liệu của mỗi đợt chỉnh lý, đó bước đầu tạo cơ sở cho việc xõy dựng một phương ỏn phõn loại chi tiết cho toàn phụng, giỳp tài liệu của phụng được phõn loại khoa học, cú hệ thống hơn.
- Thứ tư, việc ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của cơ quan đó tạo cơ sở quan trọng và là cụng cụ rất hữu ớch hỗ trợ cho cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu của cơ quan được thực hiện hiệu quả, khoa học hơn. Trờn cơ sở 50 nhúm tài liệu với những mức thời hạn bảo quản khỏc nhau, cú nội dung bao quỏt tương đối toàn diện toàn bộ tài liệu hỡnh thành và thuộc phụng lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW đó được qui định tại văn bản hướng dẫn đú, việc xỏc định được thời hạn bảo quản chớnh xỏc cho những hồ sơ theo yờu cầu cú thể được thực hiện một cỏch dễ dàng, thuận lợi và đảm bảo khoa học hơn.
- Thứ năm, để phục vụ cho cụng tỏc quản lý và cụng tỏc khai thỏc tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan, một số loại cụng cụ thống kờ và tra cứu thiết yếu nhất như mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu đó được xõy dựng khỏ đầy đủ. Thực tế cụng tỏc cho thấy, đõy là những cụng cụ rất cần thiết đối với kho lưu trữ của cơ quan, là cụng cụ quan trọng để thực hiện tốt cụng tỏc phục vụ cỏc nhu cầu khai thỏc tài liệu của độc giả.
2.3.2. Hạn chế
Bờn cạnh những mặt ưu điểm, những nội dung đó làm được, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW cũn tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
- Thứ nhất, cụng tỏc thu thập, bổ sung núi chung cũn yếu kộm, khụng kịp thời, vẫn cũn tỡnh trạng tồn đọng tài liệu ở cỏc vụ, đơn vị. Cỏc tài liệu được thu thập về kho lưu trữ cơ quan hầu như là cú thời gian từ trước đú khỏ
lõu, tức là việc thu thập khụng được thực hiện theo đỳng thời hạn nộp lưu theo qui định của cơ quan. Đồng thời, việc thu thập tài liệu cũng được tiến hành khụng triệt để. Thờm nữa, do cơ quan chủ yếu tập trung vào khối tài liệu chuyờn mụn là khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc nờn khụng quan tõm nhiều tới khối tài liệu quản lý chung. Cú thể núi, cụng tỏc thu thập đặc biệt hạn chế đối với khối tài liệu này, cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn chưa cú ý thức nhiều về việc lập và nụp lưu hồ sơ đối với khối tài liệu chung. Cỏn bộ lưu trữ vỡ quỏ chỳ tõm tới tài liệu nhõn sự nờn cụng tỏc đụn đốc, nhắc nhở và chủ động thực hiện cỏc biện phỏp để thu thập khối tài liệu cũng cũn nhiều hạn chế, chưa sỏt sao và hiệu quả cũn thấp. Đõy là nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng thất lạc, mất mỏt tài liệu. Với tỡnh trạng đú, việc quản lý tài liệu đối với cỏn bộ lưu trữ gặp rất nhiều khú khăn, đồng thời khú khăn cả với cỏn bộ chuyờn mụn do tài liệu hầu như được cất giữ ở tỡnh trạng bú, gúi.
- Thứ hai, đối với cụng tỏc phõn loại tài liệu, kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW hầu như mới chỉ dừng lại ở khõu xõy dựng được kiểu phương ỏn phõn loại với hai đặc trưng cơ bản là thời gian - mặt hoạt động, mà chưa xõy dựng được một phương ỏn phõn loại chi tiết chung cho toàn phụng. Chớnh vỡ vậy, trong cụng tỏc phõn loại tài liệu chưa tạo được sự thống nhất giữa cỏc nhúm tài liệu trong toàn phụng, cỏch sắp xếp trong kho đối với tài liệu giữa cỏc đợt chỉnh lý khỏc nhau khụng thống nhất, gõy khú khăn cho cụng tỏc quản lý và tra tỡm tài liệu của kho.
- Thứ ba, trong cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu cũn nhiều vướng mắc chưa được làm rừ. Cụ thể như việc trong bảng thời hạn bảo quản mẫu cú sử dụng một số thuật ngữ đa nghĩa, cỏc dấu chấm lửng nờn việc vận dụng trong thực tế cũn gặp khú khăn, hoặc gõy lỳng tỳng cho người vận dụng; đụi khi cũn gõy ra tỡnh trạng xỏc định khụng chớnh xỏc thời hạn bảo quản đối với một số loại hồ sơ. Thờm nữa, hiện nay danh mục cỏc nhúm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản mẫu chưa bao trựm toàn bộ tài liệu thuộc phụng lưu
trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, nờn trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị đối với một số loại tài liệu khụng cú trong danh sỏch đú gặp nhiều khú khăn.
- Thứ tư, chưa chỳ ý nhiều tới việc xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu. Hiện tại, hệ thống cụng cụ tra cứu tại kho lưu trữ cơ quan cũn rất đơn giản, thiếu hệ thống cụng cụ hiện đại nhằm đỏp ứng nhanh chúng cỏc yờu cầu khai thỏc tài liệu của độc giả.