8. Thống kờ theo Sổ theo dừi khai thỏc tài liệu chung và Sổ theo dừi khai thỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc, từ năm 2000 đến nay, Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
2.4.4. Nhận xột chung về cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Do tớnh đặc thự của cụng việc đũi hỏi phải thường xuyờn thu thập thụng tin từ cỏc nguồn khỏc nhau, trong đú tài liệu lưu trữ là một trong những
nguồn thụng tin quan trọng, đỏng tin cậy. Chớnh vỡ vậy, số lượng độc giả đến khai thỏc tài liệu tại Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW tương đối nhiều, trung bỡnh khoảng 80 - 90 lượt độc giả một năm. Cỏc yờu cầu khai thỏc của độc giả được đỏp ứng nhanh hay chậm, việc khai thỏc gặp thuận lợi hay khú khăn chủ yếu là do tỏc động của kết quả thực hiện cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan. Với những ưu điểm và hạn chế trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu như đó phõn tớch ở mục 2.6 thuộc chương 2, việc khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cú những thuận lợi và đó đạt được những kết quả nhất định. Bờn cạnh đú, cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu ở đõy cũng cũn rất nhiều khú khăn trước mắt, cần nhanh chúng được giải quyết. Cụ thể như sau:
* Thuận lợi:
-í thức sử dụng thụng tin tài liệu lưu trữ của cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan đó ngày càng tăng lờn, nhờ vậy cỏc yờu cầu khai thỏc cũng ngày càng tăng lờn về số lượng cũng như về chất lượng. Đú là việc cỏc đối tượng khi cú yờu cầu khai thỏc đó cung cấp đầy đủ, chi tiết hơn cỏc thụng tin về tài liệu cần tỡm. Những thụng tin đú sẽ giỳp cho kết quả tỡm kiếm tài liệu được nhanh chúng, chớnh xỏc hơn.
- Với những khối tài liệu đó được thu thập về kho lưu trữ cơ quan, nhiều khối đó được phõn loại, đỏnh số và cố định vị trớ theo những trật tự nhất định.
- Một số cụng cụ tra cứu cơ bản như mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu đó được xõy dựng nhằm phục vụ cho cụng tỏc khai thỏc tài liệu của kho. Hệ thống những cụng cụ tra cứu này là điều kiện khụng thể thiếu trong cụng tỏc khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ. Trờn cơ sở những cụng cụ đú, cỏn bộ lưu trữ đó dễ dàng hơn trong việc tỡm kiếm tài liệu; đồng thời việc tỡm kiếm sẽ tốn ớt thời gian hơn, với kết quả cao hơn.
- Thủ tục khai thỏc được qui định tương đối rừ ràng và đơn giản. Thẩm quyền phờ duyệt cũng đó được qui định chi tiết, cụ thể đối với từng cấp, cụ thể là đối với cấp Ủy ban là đồng chớ Thường trực Ủy ban, và đối với cấp Văn phũng là đồng chớ Chỏnh Văn phũng, mỗi cấp sẽ cú quyền phờ duyệt những nhúm tài liệu khỏc nhau. Với những qui định đú, thủ tục xin khai thỏc hồ sơ, tài liệu lưu trữ đó gặp khỏ nhiều thuận lợi, được thực hiện rất nhanh chúng, giỳp cỏc đối tượng độc giả cảm thấy thoải mỏi, thuận tiện hơn khi tỡm đến tài liệu lưu trữ. Cú thể núi, thủ tục đơn giản, thuận tiện là một trong những yếu tố thỳc đẩy việc đưa tài liệu lưu trữ đến với cỏc độc giả được nhiều hơn, phỏt huy tối đa những lợi ớch mà giỏ trị tài liệu lưu trữ mang lại.
Khú khăn:
- Cỏc cụng cụ thống kờ lưu trữ và cụng cụ tra cứu chưa đa dạng, chưa đầy đủ, chi tiết; cựng với việc thiếu cụng cụ tra cứu hiện đại nờn việc đỏp ứng những yờu cầu khai thỏc của độc giả cũn gặp nhiều khú khăn, khú đỏp ứng kịp thời cỏc nhu cầu khai thỏc đú. Cụ thể là hiện nay tại kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW mới chỉ xõy dựng được cỏc cụng cụ tra cứu bằng tay như mục lục hồ sơ, sổ nhập hồ sơ, tài liệu. Trước những yờu cầu ngày càng cao, luụn luụn đũi hỏi về mặt thời gian là phải nhanh chúng thỡ chỉ với những cụng cụ đơn giản đú việc tỡm kiếm tài liệu là chưa thể đỏp ứng tốt nhất.
- Nhiều khối tài liệu tuy đó được thu thập về kho lưu trữ cơ quan một thời gian khỏ lõu, nhưng hoàn toàn chưa được phõn loại dưới bất kỳ hỡnh thức nào. Tài liệu chất đống là tỡnh trạng tài cũn tồn tại ở kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, với những bú, gúi lẫn lộn. Với tỡnh trạng này, khi cỏc độc giả cú nhu cầu khai thỏc tài liệu thuộc cỏc khối này thỡ việc tỡm kiếm là khụng thể thực hiện, nếu cú thỡ tỷ lệ thành cụng cũng rất thấp, và phải mất một lượng thời gian và cụng sức rất lớn cho cụng việc tỡm kiếm này.
- Cỏn bộ thiếu, đụi khi khụng đỏp ứng kịp thời yờu cầu của độc giả. Cú thể núi, số lượng biờn chế thường xuyờn của lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW chỉ
cú 01 cỏn bộ, lại hay xảy ra tỡnh trạng luõn chuyển cỏn bộ, tức là cỏn bộ thiếu ổn định. Do vậy, việc nắm bắt toàn bộ tỡnh hỡnh tài liệu của phụng, của kho lưu trữ cơ quan đối với những cỏn bộ mới đụi khi khụng kịp thời, khụng đỏp ứng được những yờu cầu khai thỏc của độc giả, nờn việc phục vụ khai thỏc cũn chậm chạp, kết quả khụng cao.